Приложение N 62

к п. 9.1.15

ПОРЯДОК ЗАПОЛНЕНИЯ ГРАФ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел арабскими цифрами проставляется индекс дела, состоящий из установленного в делопроизводстве Росимущества индекса подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре подразделения, например:

12-05, где 12 - индекс структурного подразделения (управления или самостоятельного отдела), 05 - порядковый номер дела по номенклатуре дел в пределах подразделения.

Каждый раздел номенклатуры начинается с первого номера заводимого дела. Рекомендуется применять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных подразделений.

Дела по вопросам, которые решаются в течение ряда лет, - "переходящие", вносятся в номенклатуру дел каждого года с одним и тем же индексом.

В графе 2 номенклатуры указываются заголовки дел (томов).

Основой для составления заголовков дел являются важнейшие участки деятельности структурного подразделения, его функции, отраженные в положении о подразделении.

Требования к составлению заголовков дел изложены в приложении N 63 к настоящей Инструкции.

Заголовки могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Расположение заголовков дел внутри разделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих нормативные правовые акты (законы, указы, постановления), организационно-распорядительную документацию (приказы, распоряжения, положения, инструкции и другие), далее - дел, содержащих плановые и отчетные документы, затем - переписку и т.д.

Дела, состоящие из документов однородного содержания, помещаются рядом. Например, за годовыми отчетами следуют квартальные, за квартальными - ежемесячные.

Заголовки дел, заведенных по географическому или корреспондентскому признаку, вносятся в номенклатуру по алфавиту корреспондентов или географических названий.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года, в графе указывается количество фактически сформированных дел (томов).

Графа 4 номенклатуры дел: сроки хранения документов устанавливаются в соответствии с федеральными законами, иными нормативными правовыми актами, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

Отметка "ЭПК" ("ЭК"), проставленная в данной графе, означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна быть отобрана на постоянное хранение либо иметь практическое значение и указанный в графе срок временного хранения документов может быть при необходимости продлен.

Отметка "До минования надобности" означает, что документы имеют только практическое значение и срок их хранения определяется подразделением, в деятельности которого они используются, но не может быть менее одного года.

В графе 5 "Примечание" проставляются отметки о местонахождении первых экземпляров документов, заведении дел, выделении дел к уничтожению, передаче дел в другое структурное подразделение для продолжения, о переходящих делах (например: "переходящее с 2018 г."), о лицах, ответственных за формирование дел, и другие.