9.1. Разработка и ведение номенклатуры дел

9.1.1. Документы, созданные и полученные в процессе деятельности Агентства, образуют документальный фонд Росимущества.

9.1.2. Для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве разрабатывается и утверждается номенклатура дел.

Номенклатура дел закрепляет классификацию (группировку) документов в дела (электронные дела), систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения, является основным учетным документом.

Номенклатура дел включается в систему электронного документооборота в качестве справочника, определяющего порядок систематизации электронных документов (электронных копий документов), включаемых в АС ДОУ.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел структурных подразделений постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.

9.1.3. Номенклатура дел составляется на основе изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в деятельности Росимущества, включая документы, поступившие из других государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, граждан.

9.1.4. При составлении номенклатуры следует руководствоваться законодательством Российской Федерации, определяющим деятельность Росимущества, Положением о Росимуществе, Регламентом Росимущества, положениями о структурных подразделениях Росимущества, штатным расписанием, плановой и отчетной документацией, номенклатурами дел за предшествующие годы, правовыми актами Росимущества, содержащими сведения об образующихся в деятельности документах, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным приказом Росархива от 20 декабря 2019 г. N 236 (далее - Перечень типовых управленческих документов).

9.1.5. Номенклатура дел структурного подразделения на следующий год составляется делопроизводителем подразделения с привлечением специалистов подразделения и не позднее 15 ноября текущего года представляется на согласование в отдел Службы делопроизводства, на который возложены функции по организации ведения делопроизводства и архива Росимущества (далее - отдел архива), со служебной запиской, подписанной руководителем структурного подразделения.

Номенклатура дел структурного подразделения согласовывается начальником отдела архива и подписывается руководителем соответствующего структурного подразделения (приложение N 50).

9.1.6. Номенклатура готовится в двух экземплярах, один из которых передается в отдел архива для составления сводной номенклатуры дел Росимущества и контроля за правильным формированием дел в текущем делопроизводстве и передачей их на архивное хранение, а второй остается в подразделении.

Электронная копия номенклатуры дел каждого структурного подразделения также направляется в отдел архива для организации ввода в базу данных АС ДОУ и подготовки сводной номенклатуры дел.

Ответственность за разработку номенклатуры дел структурного подразделения несет его руководитель.

9.1.7. Вновь созданное структурное подразделение обязано разработать проект номенклатуры дел подразделения и в месячный срок представить его на согласование в отдел архива.

Номенклатура дел вновь созданного структурного подразделения согласовывается и утверждается в порядке, установленном пунктом 9.1.6 настоящей Инструкции, и после утверждения присоединяется к действующей номенклатуре дел Росимущества.

9.1.8. Номенклатура дел (сводная) Росимущества составляется ежегодно Службой делопроизводства Росимущества при методической помощи Государственного архива Российской Федерации (далее - ГА РФ), в который документы Агентства передаются на постоянное хранение, на основе номенклатур дел структурных подразделений Росимущества, визируется заместителем начальника Службы делопроизводства, координирующим работу отдела архива, или начальником указанного отдела и подписывается начальником Службы делопроизводства (приложение N 51).

После согласования с Центральной экспертной комиссией (далее - ЦЭК) Росимущества и один раз в 5 лет с экспертной проверочной комиссией (далее - ЭПК) ГА РФ номенклатура дел (сводная) утверждается руководителем Росимущества.

9.1.9. После утверждения номенклатура дел (сводная) Росимущества рассылается Службой делопроизводства в структурные подразделения Росимущества в электронном виде либо в виде выписки соответствующих ее разделов на бумажном носителе для использования в работе.

9.1.10. Номенклатура дел (сводная) составляется в 3 экземплярах:

первый утвержденный экземпляр является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел отдела архива;

второй экземпляр используется в качестве рабочего;

третий передается в ГА РФ, источником комплектования которого является Росимущество.

В качестве рабочего экземпляра в Службе делопроизводства используется копия утвержденной номенклатуры дел.

9.1.11. Номенклатура дел (сводная) в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем Агентства и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

В случае коренных изменений функций и структуры Росимущества номенклатура дел составляется, согласовывается в порядке, предусмотренном пунктом 9.1.8 настоящей Инструкции, и утверждается заново.

9.1.12. Названиями разделов номенклатуры дел (сводной) Росимущества являются названия структурных подразделений (например: Управление инвестиционных отношений, Финансово-экономическое управление), коллегиальных, совещательных и иных органов.

Первый раздел номенклатуры включает заголовки дел управления, на которое возложены функции по организации ведения делопроизводства и архива, содержащих документы вышестоящих органов и организационно-распорядительную документацию Росимущества, далее разделы следуют в соответствии с утвержденной структурой Росимущества.

Внутри разделов номенклатура дел может строиться по структуре или по предметно-вопросному принципу.

9.1.13. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие деятельность структурных подразделений, постоянно и временно действующих совещательных и координационных органов (коллегий, советов, комиссий и др.), в том числе документы с пометкой "ДСП" регистрационные и учетные журналы, картотеки, базы данных, в необходимых случаях - копии документов.

Заголовки электронных дел включаются в номенклатуру дел по тем же правилам, что и заголовки дел на бумажном носителе.

Не включаются в номенклатуру дел периодические издания, книги, брошюры.

Ведение дел вне номенклатуры не допускается.

9.1.14. Заголовки дел, включенные в номенклатуру структурного подразделения, индексируются.

9.1.15. Порядок заполнения граф номенклатуры дел приведен в приложении N 62 к настоящей Инструкции.

Требования к составлению заголовков дел изложены в приложении N 63 к настоящей Инструкции.

9.1.16. Если в течение года в подразделении возникают новые документируемые участки работы и не предусмотренные ранее дела, по согласованию с отделом архива уточнения в заголовки дел и новые заголовки дел, не предусмотренные утвержденной номенклатурой дел, вносятся в соответствующие разделы номенклатуры дел структурных подразделений. Новые заголовки включаются в предусмотренные для этого в каждом разделе номенклатуры резервные номера.

9.1.17. По завершении календарного года в каждом структурном подразделении оформляется итоговая запись к номенклатуре дел, в которую вносятся сведения о количестве заведенных дел с учетом количества томов (графа 3 номенклатуры дел), отдельно постоянного и временных сроков хранения, временных сроков хранения с отметкой "ЭПК" и переходящих. Итоговая запись дополняется данными о количестве электронных дел соответствующих сроков хранения. Итоговая запись направляется в отдел архива вместе с копией номенклатуры дел с указанием количества томов против каждого заголовка дела в графе 3 "Количество дел" (в случае незаведения дела в графе 5 "Примечание" делается соответствующая отметка).

9.1.18. Данные об изменениях и дополнениях, внесенных в разделы номенклатуры дел структурных подразделений, оформляются за подписью руководителя структурного подразделения и направляются вместе с итоговыми записями о категориях и количестве дел, заведенных в структурном подразделении в течение года, в Службу делопроизводства.

9.1.19. В итоговую запись номенклатуры дел (сводной) сведения вносятся работниками отдела архива на основании данных, переданных из структурных подразделений Росимущества.

9.1.20. На основе полученных от структурных подразделений данных об изменениях и дополнениях, внесенных в разделы номенклатуры дел, отделом архива готовится дополнение к номенклатуре дел (сводной) Росимущества, в котором последовательно в соответствии с разделами номенклатуры дел указываются заголовки дел, не предусмотренные утвержденным экземпляром номенклатуры дел.

Дополнение к утвержденной номенклатуре дел Росимущества подписывается руководителем Службы делопроизводства и вместе с итоговой записью о категориях и количестве дел, заведенных в Агентстве, приобщается к утвержденному экземпляру номенклатуры дел.