Приложение N 63

к п. 9.1.15

ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ ЗАГОЛОВКОВ ДЕЛ

1. Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

2. Заголовок дела состоит из элементов, отражающих признак (признаки), по которому(ым) оно сформировано:

а) номинальный - название вида дела (переписка, журнал, дело) или вида документов, включенных в дело (протоколы, приказы);

б) авторский - наименование автора документа: Агентства, его структурного подразделения, постоянно действующего или временного коллегиального, совещательного или иного органа, должностного лица, создавшего документ(ы);

в) корреспондентский - наименование организации, лица, которому адресованы или от которого получены документы;

г) предметно-вопросный - краткое содержание документов дела;

д) хронологический - дата (период), к которой(ым) относятся документы дела;

е) географический - название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

ж) указание на копийность документов дела.

3. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и др.) или разновидности документов (протоколы, приказы и др.); название государственного органа, органа местного самоуправления, структурного подразделения или должностного лица (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.

4. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка", "входящие и исходящие письма" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

5. В заголовке дела, состоящего из одинаковых видов или разновидностей документов, указывается наименование видов документов, например:

"Приказы Росимущества по основной деятельности"

6. В заголовках дел, содержащих различные виды документов по одному вопросу, употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле, например:

"Документы по инвентаризации имущества Федерального

агентства по управлению государственным имуществом

(инвентарные описи, сличительные ведомости, акты и другие)"

Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы-приложения к какому-либо документу, например:

"Документы к протоколам заседаний Центральной экспертной

комиссии Федерального агентства по управлению

государственным имуществом"

7. В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. Если переписка ведется с однородными корреспондентами, указывается их общее видовое название, например:

"Переписка с учреждениями Федерального архивного агентства

по вопросам делопроизводства и архивного дела"

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например:

"Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам

документирования управленческой деятельности"

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например:

"Переписка с ТУ Росимущества в Московской области

по вопросам приватизации федерального имущества"

8. В случае если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела указывается их общее видовое название, например:

"Переписка с органами государственной власти субъектов

Российской Федерации о..."

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела, например:

"Переписка с учебным центром Федеральной налоговой службы

(г. Нижний Новгород) по вопросам подготовки кадров"

9. В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), характер и принадлежность (наименование организации или подразделения) документации, например:

"Квартальная бюджетная отчетность территориальных

органов Росимущества"

Если в дело подшиваются отчеты по определенным формам, то в заголовке указывается название формы. Номер формы и условное обозначение указываются в скобках, как дополнение к заголовку, например:

"Расчет сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных

и удержанных налоговым агентом (ф. 6-НДФЛ)"

10. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то составляется общий заголовок дела, а затем, при необходимости, - заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.

11. Заголовки уточняются в процессе формирования и оформления дел.