I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Перечень документов, образующихся в процессе деятельности Управления делами Президента Российской Федерации и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения (далее - Перечень), является основным нормативным документом, устанавливающим сроки хранения документов, образующихся в процессе деятельности Управления делами Президента Российской Федерации и подведомственных организаций, на основе требований действующего законодательства, иных нормативных правовых актов, с учетом практических задач хранения образующихся документов и их исторической ценности.

2. Перечень разработан в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 N 236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения", приказом Федерального архивного агентства от 28 декабря 2021 г. N 142 "Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения", и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, регламентирующими состав и сроки хранения отдельных видов документов.

3. Перечень включает документы, образующиеся в деятельности самостоятельных подразделений Управления делами Президента Российской Федерации (далее - Управление делами), и в организациях, подведомственных Управлению делами Президента Российской Федерации (далее - подведомственные организации).

4. Перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе документов на хранение и уничтожение, при подготовке номенклатур дел, а также в практической работе Центральной экспертной комиссии Управления делами Президента Российской Федерации (далее - ЦЭК), экспертных комиссий самостоятельных подразделений Управления делами, экспертных комиссий подведомственных Управлению делами организаций (далее - ЭК), экспертно-методической комиссии федерального государственного бюджетного учреждения "Центральный архив" Управления делами Президента Российской Федерации (далее - ЭМК).

5. Перечень построен по функционально-отраслевому принципу и включает разделы и подразделы, отражающие основные вопросы деятельности Управления делами и подведомственных ему организаций. Перечень содержит 26 разделов.

Разделы 1 - 7 отражают типовые функции, характерные для Управления делами как федерального органа исполнительной власти, и всех подведомственных организаций.

Раздел 1 включает документы, отражающие организацию системы управления, включая нормативно-правовое обеспечение деятельности, распорядительные и организационные функции управления, вопросы документационного обеспечения управления и хранения архивных документов.

Раздел 2 содержит документы, раскрывающие вопросы перспективного и текущего планирования деятельности, отчетности по выполнению планов, вопросы ценообразования.

Раздел 3 включает документы по финансированию деятельности Управления делами и подведомственных организаций.

Раздел 4 включает документы по бухгалтерскому и статистическому учету и отчетности об осуществляемой деятельности, а также отражает вопросы учета оплаты труда и налогообложения.

Раздел 5 содержит документы по вопросам осуществления контрольной и ревизионной деятельности и документы, образующиеся в ходе взаимодействия Управления делами и подведомственных организаций с надзорными, правоохранительными органами и органами судебной системы.

Раздел 6 содержит документы, отражающие вопросы трудовых отношений, включая организацию труда и служебной деятельности, нормирование труда, оплату труда, охрану труда.

Раздел 7 включает документы по кадровому обеспечению Управления делами и подведомственных организаций: приему, перемещению (переводу), увольнению работников, противодействию коррупции, установлению и повышению квалификации, профессиональной подготовке, поощрению и награждению.

Разделы 8 - 14 содержат документы, являющиеся типовыми для большинства подведомственных организаций при осуществлении своей деятельности, а также отражающие специфические функции для ряда самостоятельных подразделений Управления делами и подведомственных организаций.

В разделе 8 отражены документы по вопросам управления и распоряжения федеральным имуществом и иными объектами федеральной собственности, находящимися в ведении Управления делами и подведомственных организаций.

Раздел 9 содержит документы по международному сотрудничеству, включая вопросы управления и распоряжения федеральным недвижимым имуществом, расположенным за пределами Российской Федерации, поиска расположенного за пределами Российской Федерации недвижимого имущества бывшей Российской империи и бывшего СССР, в том числе его органов и организаций Российской Федерации, его защиты и надлежащего оформления прав собственности Российской Федерации на него.

Раздел 10 включает документы, отражающие информатизацию деятельности Управления делами и подведомственных организаций, в том числе вопросы цифрового развития (трансформации).

Раздел 11 включает документы, связанные с вопросами материально-технического обеспечения деятельности: учета, хранения, эксплуатации и ремонта материально-технических средств.

В разделе 12 отражены основные документы, образующиеся в процессе осуществления закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных нужд.

Раздел 13 включает документы, раскрывающие вопросы эксплуатации объектов, организации капитального и текущего ремонта зданий, строений и сооружений.

Раздел 14 содержит документы, касающиеся вопросов обеспечения общей, противопожарной и антитеррористической безопасности, мобилизационной подготовки, организации гражданской обороны и защиты от чрезвычайных ситуаций.

Разделы 15 - 26 содержат документы, отражающие специфическую деятельность самостоятельных подразделений Управления делами и подведомственных организаций, связанную с реализацией Управлением делами и подведомственными организациями основных функций и полномочий, определенных нормативными документами.

Раздел 15 содержит документы по вопросам организации медицинского обслуживания, санаторно-курортного обеспечения, осуществления санитарно-эпидемиологического надзора и контроля, производства и приобретения лекарственных препаратов и медицинских изделий, контроля качества лекарственных средств, медицинских изделий, средств измерений, эксплуатации и ремонта медицинской техники.

Раздел 16 отражает документы, образующиеся в процессе транспортного обеспечения и организации перевозок, включая вопросы ремонта и технического обслуживания транспорта.

Раздел 17 включает документы по вопросам жилищного и социально-бытового обеспечения, а также раскрывает состав документов, образующийся при обеспечении оздоровительного и организованного отдыха и организации работы гостиничного комплекса.

Раздел 18 раскрывает вопросы организации и проведения общероссийских, официальных и протокольных мероприятий, включая организацию работы залов официальных лиц и делегаций.

Раздел 19 содержит документы, отражающие специфику работы учреждений общественного питания, предприятий оптово-розничной торговли и агропромышленного комплекса.

Раздел 20 содержит документы по проектированию, капитальному строительству, реконструкции и реставрации объектов.

В раздел 21 включены документы, раскрывающие вопросы образовательной деятельности на всех уровнях образования (учреждения начального, основного, среднего общего), а также организации профессионального образования, подготовки, переподготовки и повышения квалификации медицинских работников.

В разделе 22 отражены вопросы деятельности дошкольных образовательных и детских оздоровительных учреждений.

Раздел 23 содержит документы, отражающие организацию и проведение научно-исследовательской (научно-методической) работы.

В раздел 24 включены специфические документы, образующиеся в деятельности учреждений культуры.

Раздел 25 содержит документы по информационному обеспечению деятельности, включая рекламу, связи с общественностью, издательскую деятельность (полиграфию) и документы, возникающие при организации работы библиотек.

Раздел 26 содержит документы по вопросам природопользования, отражающие деятельность по обслуживанию природных заповедников и организацию работы охотничьих хозяйств.

6. Перечень имеет 5 граф:

в графе 1 указаны номера статей. Статьям в Перечне присвоена единая сквозная нумерация;

в графе 2 приведены виды документов. Документы в разделах и подразделах Перечня расположены по степени значимости вопросов и видов документов в логической последовательности.

При объединении в одной статье разных видов документов по одному и тому же вопросу, имеющих одинаковый срок хранения, используется термин "документы", а в скобках раскрываются наименования основных видов документов;

в графах 3, 4 указаны сроки хранения документов на бумажном и иных носителях.

7. Сроки хранения документов, содержащихся в Перечне (графы 3, 4), дифференцированы по 2 звеньям:

в первом звене (графа 3) указаны сроки хранения документов в самостоятельных подразделениях Управления делами;

во втором звене (графа 4) указаны сроки хранения документов подведомственных организаций.

8. Документы, образующиеся в деятельности самостоятельных подразделений Управления делами и подведомственных организаций, имеющие постоянный или временный (свыше 10 лет) сроки хранения, подлежат передаче на хранение в ФГБУ "Центральный архив".

В отдельных случаях, отмеченных в графе 5 "Примечания", документы хранятся в организации до ее ликвидации. Определение сроков и места дальнейшего хранения этих документов после ликвидации организации устанавливаются только после проведения их экспертизы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Хранение документов временного (менее 10 лет) срока хранения осуществляется в самостоятельных подразделениях Управления делами и подведомственных организаций по месту их создания (формирования).

9. Сроки хранения документов, указанные в Перечне, не могут быть снижены.

Сроки хранения документов, указанные в Перечне, исчисляются с 1 января года, следующего за годом окончания их в делопроизводстве.

Отметка "ЭПК", проставленная к срокам хранения отдельных видов документов, означает, что данные документы или их часть могут иметь историческое, научное или долговременное практическое значение. Данные документы изучаются ЦЭК, ЭМК и ЭК в целях решения вопроса об отнесении их к составу документов постоянного хранения или возможности выделения к уничтожению.

В отдельных случаях вопрос о значимости документов может быть вынесен на рассмотрение Экспертно-проверочной комиссии Государственного архива Российской Федерации.

Срок хранения "До минования надобности" означает, что документы имеют только практическое значение. Срок их хранения может быть определен организацией, но он не может быть менее 1 года.

Срок хранения "До замены новыми" означает, что документы должны храниться в течение срока до их замены новыми.

Срок хранения книг, журналов, карточек учета и/или регистрации документов исчисляется после внесения последней записи.

Срок хранения электронных документов, книг, журналов, карточек учета и/или регистрации документов, ведущихся в электронном виде, соответствует сроку хранения их аналога на бумажном носителе.

В графе 5 даны примечания, комментирующие или уточняющие сроки хранения документов.

10. Для удобства пользования Перечень снабжен Указателем, в котором в алфавитном порядке перечислены виды документов и вопросы их содержания со ссылками на соответствующие номера статей.