Часть 1. Общие положения

1. Инструкция устанавливает единые требования к приему, обработке, учету, доведению, подготовке, оформлению, отправке, хранению несекретных документов, образующихся в деятельности территориальных органов, организаций МЧС России.

2. Инструкция разработана в соответствии с Правилами делопроизводства, Положением о Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 11 июля 2004 г. N 868 <1>, Регламентом МЧС России, Положением о территориальном органе МЧС России, нормативными правовыми актами Росархива, законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации в сфере информации, документации и архивного дела.

--------------------------------

<1> Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 28, ст. 2882; 2020, N 27, ст. 4185.

3. Внесение изменений в Инструкцию осуществляется приказами МЧС России после их согласования с Росархивом.

4. Выполнение требований Инструкции является обязательным для всех сотрудников территориальных органов, организаций МЧС России.

5. Организация работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну, регламентируется соответствующей инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации.

6. Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, регламентируются Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233 <2>, приказом МЧС России от 14 октября 2019 г. N 581 "О порядке обращения с информацией ограниченного распространения в Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий", (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 21 января 2020 г., регистрационный N 57213), Инструкцией по организации работы с документами, содержащими информацию ограниченного распространения, в Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий", утвержденной приказом МЧС России от 14 сентября 2020 г. N 684.

--------------------------------

<2> Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30, ст. 3165; 2020, N 33, ст. 5389.

7. Требования Инструкции к работе с обращениями граждан, а также бухгалтерской, научно-технической, кадровой и другой специальной документацией распространяются в части общих принципов ведения делопроизводства, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

8. Организация и ведение делопроизводства в территориальном органе, организации МЧС России осуществляется подразделением делопроизводства, которое подчиняется непосредственно руководителю территориального органа, организации МЧС России, с использованием СЭД в соответствии с законодательством Российской Федерации. Положение о подразделении делопроизводства в территориальном органе МЧС России разрабатывается в соответствии с типовым положением, утверждаемым приказом МЧС России.

9. Методическое руководство этой работой и контроль соблюдения требований Инструкции осуществляется структурным подразделением центрального аппарата МЧС России, ответственным за организацию и ведение делопроизводства.

10. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленного Инструкцией порядка работы с документами в территориальных органах, организациях МЧС России возлагаются на их руководителей.

11. Ведение делопроизводства в структурных подразделениях и в их территориально удаленных подразделениях осуществляется делопроизводителями с использованием СЭД. Положения о функциях, задачах, правах и ответственности делопроизводителей включаются в их должностные регламенты (инструкции) в соответствии с Перечнем функций, возлагаемых на делопроизводителей, содержащемся в приложении N 1 к Инструкции.

Ведение делопроизводства в территориальных подразделениях надзорной деятельности и профилактической работы территориального органа МЧС России по вопросам государственного пожарного надзора, структурных подразделениях территориальных органов МЧС России - пожарно-спасательных подразделениях ФПС ГПС по вопросам осуществления деятельности ФПС ГПС на соответствующей территории осуществляются сотрудниками данных отделов, на которых возлагаются функции делопроизводителя с правом регистрации документов.

12. Персональный список делопроизводителей и лиц, замещающих их на период временного отсутствия (болезнь, отпуск и т.п.), утверждается приказом территориального органа, организации МЧС России, который разрабатывается подразделением делопроизводства в соответствии с предложениями структурных подразделений.

13. Организация работы с документами в территориальном органе, организации МЧС России (контроль за прохождением документов, порядок согласования проектов документов, рабочее время на прием, отправку документов и т.д.) регламентируется приказом территориального органа, организации МЧС России, подготовленном в соответствии с Инструкцией.

14. В подразделении делопроизводства должны быть созданы необходимые условия для организации работы с документами, содержащими информацию ограниченного распространения, в соответствии с документами, указанными в пункте 6 Инструкции. Подразделение делопроизводства должно размещаться в изолированном помещении, оборудованном, при необходимости, тамбуром с окном для выдачи документов или барьером. Двери помещения оснащаются надежными замками и сигнализацией, выведенной на пульт управления дежурного (пункт охраны).

15. При смене делопроизводителя руководитель структурного подразделения в течение трех рабочих дней направляет сведения о назначаемом делопроизводителе в подразделение делопроизводства, создает в структурном подразделении комиссию по приему-передаче дел и документов с включением в ее состав представителя подразделения делопроизводства.

16. Содержание служебных документов (проектов документов) не подлежит разглашению, за исключением общедоступной информации о деятельности территориальных органов, организаций МЧС России, предоставляемой неограниченному кругу лиц в соответствии с законодательством Российской Федерации.

17. Сотрудники территориальных органов, организаций МЧС России несут персональную ответственность за соблюдение требований Инструкции, обеспечение сохранности находящихся у них документов и содержащейся в них служебной информации.

18. Исполнитель осуществляет свои функции по работе с документами в соответствии с Перечнем функций, возлагаемых на исполнителей, содержащемся в приложении N 2 к Инструкции.

19. Сотрудниками подразделения делопроизводства согласно утвержденному руководителем территориального органа, организации МЧС России графику один раз в три года проводятся проверки организации работы с документами в структурных подразделениях.

20. По итогам проверок составляются акты (справки), в которых отражаются выявленные недостатки и устанавливается срок для их устранения (но не более 30 дней), по истечении которого руководители структурных подразделений обязаны представить руководителю территориального органа, организации МЧС России доклад об устранении недостатков.