Обработка исходящих документов

49. Реквизиты исходящих документов (служебных писем) оформляются структурными подразделениями в соответствии с правилами, установленными разделом II Инструкции.

50. После подписания исходящие документы централизованно регистрируются в отделе документационного обеспечения (ответы на обращения граждан - в отделе писем и приема граждан) в следующем порядке:

1) регистрационные номера оформляются в соответствии с пп. 4 п. 36 Инструкции.

На копиях отправленных исходящих документов делается отметка об отправке оригинала, включающая регистрационный номер и дату документа;

2) документы (не являющиеся ответами на обращения граждан) с подписью Директора и его заместителей представляются на регистрацию в трех экземплярах, из которых после регистрации первый экземпляр (оригинал) и приложения к нему (если имеются) направляются отделом документационного обеспечения адресату; второй экземпляр (копия) с визами согласования возвращается в структурное подразделение, подготовившее служебное письмо, с отметкой об отправке оригинала для включения в соответствующее номенклатурное дело; третий экземпляр (копия) хранится в отделе документационного обеспечения до минования надобности.

Документы с подписями руководителей структурных подразделений и их заместителей представляются на регистрацию в двух экземплярах. Первый экземпляр (оригинал) и приложения к нему направляются адресату, на втором экземпляре (копии) делается отметка об отправлении оригинала, после чего он возвращается в соответствующее структурное подразделение с отметкой об отправке оригинала для включения в номенклатурное дело;

3) документы, являющиеся ответами на обращения граждан, после подписи представляются на регистрацию:

при ответе гражданину по существу обращения - в двух экземплярах, из которых первый экземпляр, подготовленный на официальном бланке Службы (оригинал), направляется отделом документационного обеспечения адресату; второй экземпляр (копия с визами) и производство по обращению возвращаются в структурное подразделение, подготовившее ответ, с отметкой об отправке оригинала для включения в соответствующее номенклатурное дело;

при пересылке обращения по принадлежности или в территориальный орган ФССП России (с поручением о рассмотрении) - в трех экземплярах, из которых первый экземпляр, подготовленный на официальном бланке Службы (оригинал с приложением обращения), направляется по принадлежности или в территориальный орган ФССП России (с поручением о рассмотрении); второй экземпляр, подготовленный на официальном бланке Службы (оригинал без приложения), направляется заявителю для сведения; третий экземпляр (копия с визами) возвращается в структурное подразделение, подготовившее ответ, с отметкой об отправке оригинала для включения в соответствующее номенклатурное дело.

51. Доверенности на право совершения действий от имени Службы, представления ее интересов в государственных, общественных и судебных органах и иных организациях, оформленные в соответствии с п. 39 - 43 Инструкции, регистрируются отделом документационного обеспечения в журнале регистрации доверенностей в порядке, предусмотренном пп. 4 п. 36 Инструкции.

Зарегистрированный оригинал доверенности выдается под роспись представителю, а его завизированная копия помещается в номенклатурное дело в отделе документационного обеспечения.

52. Отправка исходящих документов (служебных писем) осуществляется в следующем порядке:

1) служебные письма за подписью Директора и его заместителей, организационно-распорядительные документы Службы рассылаются фельдсвязью по реестру. Копии служебных писем за подписью Директора (его заместителей), подлежащих массовой рассылке в территориальные органы ФССП России, содержащих поручения о представлении к указанному сроку оперативной информации о деятельности, могут дополнительно направляться адресатам с использованием информационных систем общего пользования или факсимильной связи;

2) документы, не предусмотренные пп. 1 п. 52 Инструкции, отправляются почтовой связью.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется отделом документационного обеспечения в порядке, установленном Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221 "Об утверждении правил оказания услуг почтовой связи" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст. 1556);

3) в реквизите "адресат" служебных писем с подписями руководителей структурных подразделений и их заместителей, переданных на отправку, должен содержаться почтовый адрес. Документы, оформленные с нарушением требований Инструкции, возвращаются исполнителю;

4) документы отправляются в конвертах. На конвертах указываются адресат, его почтовый адрес и индекс. В один конверт могут помещаться несколько документов.

Простые почтовые отправления передаются в почтовое отделение по накладным, фиксирующим количество отправленных конвертов;

5) заказными письмами и бандеролями с уведомлением и без него направляются документы, требующие письменного подтверждения почтовым отделением факта их рассылки и (или) получения адресатом.

Заказные письма передаются в почтовое отделение по описи, составляемой в двух экземплярах. В описи и на конвертах указываются регистрационные номера документов, дата отправки, ее вид и почтовый адрес. Экземпляр описи с письменным подтверждением почтового отделения получения заказных писем помещается отделом документационного обеспечения в номенклатурное дело;

6) документы массовой рассылки отправляются в соответствии с указателем рассылки, который составляет исполнитель исходящего документа, подписывает руководитель (заместитель руководителя) структурного подразделения и утверждает начальник Управления делопроизводства. Указатель рассылки, в котором делается отметка о дате отправки документов, помещается в номенклатурное дело отделом документационного обеспечения.