Служебные письма

35. Служебными письмами оформляются:

доклады Президенту Российской Федерации и Правительству Российской Федерации об исполнении их актов и поручений;

информация в Администрацию Президента Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации и Минюст России о рассмотрении обращений граждан, направленных данными органами в Службу;

отзывы, поправки и экспертные заключения на проекты законодательных и иных нормативных правовых актов;

ответы на обращения граждан;

ответы на запросы организаций;

инициативные документы по вопросам компетенции Службы, в том числе методические рекомендации и информационные сообщения для территориальных органов и учреждений Службы;

другие документы по согласованию с Управлением делопроизводства.

36. Реквизиты служебных писем:

1) служебные письма печатаются в структурных подразделениях на угловых бланках письма Службы формата A4 шрифтом N 14 без помарок и исправлений с соблюдением положений Инструкции. Совместное с другими органами государственной власти, организациями служебное письмо оформляется на стандартном листе бумаги формата A4. При этом данные о наименовании органов власти, организаций, подготовивших письмо, включаются в наименование должности в реквизите "подпись";

2) реквизит адресат служебного письма печатается от центра текстового поля до его правой границы. Первая строка реквизита печатается на уровне первой строки полного наименования - "Федеральная служба судебных приставов", содержащегося в реквизитах углового бланка.

Все составные части реквизита центруются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правым полем документа. Служебные письма адресуют организациям, их структурным подразделениям, руководителям или конкретным должностным лицам, а также гражданам при ответе на их обращения.

В состав адресата входят: наименование организации (структурного подразделения организации), наименование должности, инициалы и фамилия получателя. В том случае, если документ направляется корреспонденту, не входящему в утвержденный указатель рассылки, или частному лицу, исполнитель указывает в реквизите "адресат" полный почтовый адрес.

Наименование организации, структурного подразделения организации, а также наименование должности получателя печатаются через один межстрочный интервал.

При направлении служебного письма в организацию ее наименование пишется в именительном падеже, например:

При направлении служебного письма в структурное подразделение организации наименование подразделения также пишется в именительном падеже, например:

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном, например:

Наименование организации, структурного подразделения организации, а также наименование должности печатаются через один межстрочный интервал.

Инициалы и фамилия отделяются от наименования должности полуторным межстрочным интервалом.

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:

Если служебное письмо адресуется руководителям нескольких однородных организаций, то их следует указывать обобщенно, например:

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, оформленный в порядке, установленном правилами оказания услуг почтовой связи, например:

Один документ не должен содержать больше четырех адресатов. Слово "Копия" перед обозначением второго, третьего, четвертого адресата не указывается. Каждому адресату направляется адресованный ему подписанный экземпляр служебного письма. При направлении служебного письма более чем в четыре адреса адресат указывается обобщенно, составляется указатель рассылки, который визируется исполнителем документа, подписывается руководителем структурного подразделения Службы или его заместителем и утверждается начальником Управления делопроизводства;

3) дата служебного письма, как правило, оформляется в день подписания при его регистрации Управлением делопроизводства по правилам, предусмотренным пп. 2 п. 21 Инструкции, и проставляется в определенном месте углового бланка письма Службы;

4) регистрационный номер служебного письма после его подписания оформляется одновременно с датой. Служебные письма Службы подлежат единой регистрации с присвоением регистрационного (исходящего) номера в Управлении делопроизводства.

Регистрационный номер служебного письма (за исключением ответов на обращения граждан) состоит из индекса Службы, индекса структурного подразделения Службы, подготовившего документ, порядкового номера документа в электронной базе данных по регистрации служебных писем (исходящих документов) Управления делопроизводства, буквенного литера, добавляемого при регистрации служебных писем, подготовленных за подписью Директора или его заместителей, составленного из первых букв имени и фамилии подписавшего служебное письмо. Составные части регистрационного номера разделяются косой чертой или дефисом, например: 12/06-227-НВ,

где 12 - индекс Службы,

06 - индекс структурного подразделения Службы, подготовившего документ (в примере соответствует Управлению делопроизводства),

227 - порядковый номер документа в электронной базе данных по регистрации служебных писем (исходящих документов) Управления делопроизводства,

НВ - буквенный литер, добавленный при регистрации служебного письма, подписанного Директором, составленный из первых букв его имени и фамилии (Н. Винниченко). В случаях, когда первые буквы имени и фамилии совпадают с литерами "СС" или "ОВ", используемыми в секретном делопроизводстве, к буквенному литеру регистрационного номера служебного письма добавляется первая буква отчества. Например, для документов, подготовленных за подписью первого заместителя Директора Сазанова С.В., - "СВС" (С.В. Сазанов).

Исходящий регистрационный номер ответа на обращения граждан состоит из индекса Службы, индекса номенклатурного дела (по Сводной номенклатуре дел центрального аппарата ФССП России на текущий год), в которое помещается копия ответа, номера, присвоенного поступившему обращению гражданина в Управлении делопроизводства при централизованной регистрации, буквенного литера, добавляемого при регистрации документов, подготовленных за подписью Директора или его заместителей, составленного по правилам, предусмотренным предыдущей частью данного подпункта Инструкции. Составные части регистрационного номера разделяются косой чертой или дефисом, например: 12/06-17-357/2008-НВ,

где 12 - индекс Службы,

06-17 - индекс номенклатурного дела, в которое помещается копия ответа,

357/2008 - номер, присвоенный обращению гражданина в Управлении делопроизводства при централизованной регистрации,

НВ - буквенный литер, добавленный при регистрации ответа, подписанного Директором.

Регистрационный номер служебного письма проставляется в определенном месте углового бланка письма Службы после знака "N".

При регистрации служебного письма, подготовленного совместно двумя и более государственными органами, регистрационные номера каждого из них помещаются после соответствующей подписи должностных лиц этих органов;

5) ссылка на дату и регистрационный номер документа, на который дается ответ или на основании которого подготовлено служебное письмо, включает в себя его дату, регистрационный номер и указывается в специально отведенном на бланке месте, а также во вводной части текста письма;

6) заголовок в служебном письме играет роль краткой аннотации текста, строго соответствующей его содержанию и необходимой для оперативной регистрации и поиска. Он отвечает на вопросы "о чем?" ("о ком?").

Заголовок помещается на угловом бланке служебного письма двумя-тремя межстрочными интервалами ниже его реквизитов и печатается, как правило, от левой границы текстового поля строчными буквами (за исключением первой) через один межстрочный интервал. Строка заголовка не должна превышать 28 печатных знаков. Заголовки к тексту не должны превышать объем 140 печатных знаков (5 строк машинописного текста с длиной строки 28 печатных знаков). При превышении указанного объема текста заголовка его допускается продлевать до границы правого поля с выравниванием по центру. Точка в конце заголовка не ставится;

7) текст служебного письма отделяется от заголовка двумя-тремя межстрочными интервалами.

Исполнители служебных писем обязаны формулировать их тексты в соответствии со следующими критериями:

официальность, деловитость, строгое соблюдение субординации;

конкретность адресата, однозначность, целесообразность и лаконичность формулировок и терминов, исключающие их двойное толкование и неоправданное применение;

использование общепринятых словосочетаний, имеющих определенный смысл;

логическое и композиционное единство отдельных частей текста, обусловленное тематической конкретностью служебной переписки;

эмоционально-нейтральный тон изложения.

Все тексты служебных писем, представляемых на подпись Директору, заместителям Директора (только служебные письма в вышестоящие государственные органы), а также тексты служебных писем массовой рассылки (более одного адресата) подлежат обязательному редактированию в отделе контроля исполнения документов Управления делопроизводства в порядке, предусмотренном п. 20 Инструкции.

Текст служебного письма, как правило, состоит из следующих структурных частей:

официальное обращение к адресату (словосочетание, выражающее уважение к адресату), отделяющееся от других частей текста восклицательным знаком.

Обращения должны соответствовать обычаям официального этикета, которые предусматривают сложное обращение к адресату, состоящее из имени собственного (имени и отчества) и прилагательного, наиболее соответствующего случаю обращения, например:

"Уважаемый Матвей Сергеевич!";

"Уважаемая Антонина Петровна!";

"Уважаемые Павел Михайлович и Татьяна Васильевна!".

При обращении к нескольким адресатам допустимо обращение:

"Уважаемые коллеги!";

"Уважаемые господа!";

"Глубокоуважаемые депутаты!".

При отсутствии сведений об имени и отчестве адресата или по другим причинам используются следующие формулировки обращения:

"Уважаемый гражданин Хохлов!";

"Уважаемая госпожа Михайлова!".

При обращении к должностным лицам возможно обращение с указанием только должности или профессии:

"Уважаемый господин председатель!";

"Уважаемый господин директор!";

"Уважаемый господин секретарь!".

В переписке с гражданами допускается нейтральный тон обращения без прилагательного, выражающего уважение:

"Григорий Иванович!";

"Гражданин Петров!";

"Граждане!";

"Коллеги!";

"Господа!".

Обращение к адресату располагается на два - три межстрочных интервала ниже реквизита "заголовок".

В отдельных случаях обращение может быть соединено с вступительной фразой текста, при этом вместо восклицательного знака в конце ставится запятая, после которой помещается вступительная фраза, например: "Уважаемый Николай Сергеевич, информируем Вас о...";

"Уважаемые депутаты, позвольте поздравить Вас с...".

Служебные письма, имеющие нескольких адресатов, оформляются без обращений;

вступительная фраза (предложение, включающее благодарность адресату, а также пояснение мотивов, целей и просьб служебного письма), в которой используются фразеологические формулы подтверждения, обоснования действия, предложения, благодарности и другие, например:

подтверждение:

"Ваше письмо от... N... получено";

"В ФССП России получили Ваше письмо от... N...";

"В подтверждение (предварительной договоренности, телефонного разговора и др.)";

обоснование действия:

"В соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации...";

"В связи с... (переносом сроков исполнения, проведением совместных мероприятий и др.)...";

"На основании (подписанного договора, утвержденного протокола и др.)...";

"В порядке оказания (содействия, помощи и др.)...";

"В целях (совершенствования контроля, использования полномочий и др.)...";

благодарность:

"Федеральная служба судебных приставов благодарит Вас за своевременный ответ на запрос от (дата)... N...";

"Мы благодарны Вам за содействие в организации профессионального обучения работников";

"Заранее благодарим за возможную помощь";

"Мы были бы Вам признательны за поддержку нашей инициативы";

просьба:

"Просим (направить, исключить, оказать содействие и др.)...";

"Убедительно просим (предоставить возможность..., провести экспертизу..., дать заключение..., дать согласие... и др.)...";

"Просим (оформить, организовать исполнение, сообщить сведения и др.)...";

сопровождение:

"Направляем копию служебного контракта...";

"Высылаем (методические пособия, инструкцию, техническую документацию, проект приказа и др.)...";

напоминание:

"Напоминаем, что в соответствии с предварительной договоренностью Вам необходимо представить следующие сведения...";

"Напоминаем Вам, что срок исполнения контрольного документа истекает 21.02.2008";

предложение:

"Предлагаем рассмотреть возможность назначения П.И. Сергеева на должность начальника протокольного отдела";

"Рекомендуем исключить данный абзац из текста проекта";

"Мы можем предложить Вам различные варианты решения названной проблемы";

основная часть текста (несколько логически и стилистически связанных предложений), в которой формулируется существо вопросов, а также помещаются предложения, просьбы и т.д. При оформлении служебных писем, подлежащих массовой рассылке в территориальные органы ФССП России, содержащих поручения о представлении с использованием информационных систем общего пользования оперативной информации, не требующей документированного подтверждения, в конце текста следует указывать, каким структурным подразделением Службы будет обобщаться указанная информация, его электронный адрес, а также, что направление документа на бумажном носителе не требуется;

заключительная формула вежливости (словосочетание, подчеркивающее особо уважительное отношение к адресату) используется по усмотрению подписывающего служебное письмо должностного лица Службы.

Заключительная формула вежливости предшествует подписи, располагается на один межстрочный интервал ниже текста письма и может выполняться собственноручно подписывающим его должностным лицом Службы, например:

"С уважением,...";

"С неизменным уважением,...";

"С глубоким уважением,...";

"С благодарностью и уважением,...";

"С уважением и пожеланиями успехов в работе,...".

Текст служебного письма, как правило, излагается от имени коллективного адресанта коллективному адресату, например: "ФССП России рассмотрела", "коллегия решила", "информируем...", "сообщаем...", "просим направить...", "предлагаем рассмотреть...", "полагаем целесообразным" и т.п.

На персональном бланке Директора текст может излагаться от первого лица единственного числа ("прошу...", "направляю...", "полагаю необходимым..." и т.п.);

8) реквизит "приложение" отделяется от текста одним-двумя межстрочными интервалами. Слово "Приложение" печатается с абзаца. После него ставится двоеточие. Текст информации о приложении печатается через один межстрочный интервал.

Приложение, названное в тексте служебного письма, оформляется следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

При отсутствии в тексте наименования прилагаемого документа оно обязательно указывается в реквизите "приложение", затем число листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

В служебных письмах, имеющих несколько адресатов, приложение может иметь следующий вид:

Приложение: на 2 л. в 3 экз. во второй адрес.

В сброшюрованных приложениях количество листов не указывается, например:

Приложение: программа в 3 экз.

Приложение к прилагаемому документу оформляется следующим образом:

9) согласование служебного письма со структурными подразделениями, к компетенции которых оно относится, и курирующими заместителями Директора (служебных писем с подписью Директора) осуществляется исполнителем. Визируется второй экземпляр служебного письма внизу на лицевой стороне последнего листа;

10) реквизит "подпись" отделяется от предыдущего реквизита тремя межстрочными интервалами. В его состав включаются: наименование должности лица, подписавшего документ (сокращенное в служебном письме, оформленном на бланке Службы, полное - в иных случаях), личная подпись Директора (заместителя Директора, начальника структурного подразделения), расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Реквизит располагается на текстовом поле бланка в порядке, предусмотренном пп. 8 п. 21 Инструкции, например:

В служебных письмах, оформленных на бланках Директора, в реквизите "подпись" должность не указывается.

Несколько подписей лиц, замещающих одинаковые должности, располагаются на одном уровне и ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля. Расшифровки подписей помещаются под наименованиями должностей через полтора межстрочных интервала, например:

Подписи лиц, замещающих разные должности, располагают одну под другой в соответствии с иерархией должностей, например:

Служебные письма, направляемые Президенту Российской Федерации, Правительству Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Аппарату Правительства Российской Федерации, депутатам Государственной Думы, членам Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, федеральным органам исполнительной власти, иным федеральным органам государственной власти, а также органам государственной власти субъектов Российской Федерации, подписывают Директор или его заместители, курирующие соответствующие направления деятельности.

Служебные письма, подлежащие массовой рассылке в территориальные органы ФССП России, подписываются только Директором или его заместителями. Иные служебные письма, направляемые в территориальные органы и учреждения Службы, подписывают Директор, его заместители, руководители структурных подразделений или их заместители, начальник отдела писем и приема граждан Управления делопроизводства (только по первичным обращениям граждан и юридических лиц).

Служебные письма на персональных бланках "Директор" подписывает только Директор.

Заместители Директора, в том числе при исполнении ими обязанностей Директора, а также другие должностные лица Службы подписывают служебные письма на угловых бланках письма Службы;

11) исполнитель служебного письма указывает свои инициалы и фамилию, номер служебного телефона, дату и регистрационный номер документа по электронной базе данных (журналу) регистрации внутренних документов структурного подразделения на оборотной стороне последнего листа служебного письма в левом нижнем углу, например:

где 01 - индекс структурного подразделения Службы,

22вн - порядковый регистрационный номер служебного письма по электронной базе данных (журналу) регистрации внутренних документов структурного подразделения Службы.