Обработка входящих документов

47. Доставка документов в Службу осуществляется курьером, средствами почтовой, фельдъегерской, телефонной связи и электронной почтой.

Почтовой связью доставляются письма, посылки, бандероли, телеграммы, печатные издания; фельдъегерской связью - срочная корреспонденция государственных органов; телефонной связью - факсимильные сообщения; электронной почтой - электронные сообщения.

48. Обработка, регистрация, распределение и движение входящей корреспонденции:

1) прием, обработка, регистрация и распределение поступающей в Службу корреспонденции осуществляются отделом документационного обеспечения Управления делопроизводства (далее - отдел документационного обеспечения).

В вечернее время (после 18 час. 00 мин. с понедельника по четверг, после 17 час. 00 мин. - в пятницу и в предпраздничные дни), утреннее время (до 09 час. 00 мин.) рабочих дней, в выходные и праздничные нерабочие дни документы принимаются оперативным дежурным Службы и в рабочее время (с 09 час. 30 мин. до 10 час. 30 мин.) передаются им в отдел документационного обеспечения.

Документы, доставленные курьером непосредственно в структурные подразделения и должностным лицам Службы, также оперативно передаются ими в отдел документационного обеспечения для регистрации;

2) перед вскрытием почтовых отправлений проверяется сохранность их упаковки и правильность доставки. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается почтовому учреждению или пересылается надлежащему адресату. Наличие заказных писем проверяется по записям почтовых реестров;

3) затем вскрываются все конверты (за исключением имеющих пометку "лично"). По сведениям, указанным на конверте, проверяется наличие в нем документов с соответствующими номерами, а также всех названных в документах приложений. При отсутствии в конверте указанных документов и приложений, несовпадении регистрационных номеров и неисправимом повреждении документов составляется акт в трех экземплярах, один из которых остается в отделе документационного обеспечения, другой - приобщается к поступившему документу, третий отсылается адресанту. Документы с некомплектными приложениями также возвращаются без регистрации отправителю вместе с актом. В акте обязательно указываются должность, фамилия и инициалы лица, вскрывшего конверт, дата, час и минуты вскрытия, известные реквизиты (регистрационный исходящий номер, дата и заголовок) отсутствующего или неправильно оформленного документа. Акт подписывают начальник Управления делопроизводства (заместитель, исполняющий его обязанности), начальник отдела документационного обеспечения и государственный служащий, вскрывший указанный конверт.

Конверты входящих документов, как правило, уничтожаются. В отдельных случаях для фиксации сведений о времени отправки или получения документов (нарушение сроков отправки и получения), адреса отправителя, если он отсутствует в самом документе, конверты прикрепляются к документу и помещаются вместе с ним в номенклатурное дело. Конверты, в которых поступили обращения граждан, прилагаются к обращениям. Конверты с корреспонденцией, имеющие пометку "лично", передаются адресатам.

4) вся входящая корреспонденция (за исключением по содержанию не относящейся к компетенции Службы, обращений граждан, факсимильных сообщений, личной переписки и справочных документов) подлежит обязательной централизованной регистрации в Управлении делопроизводства отделом документационного обеспечения в электронной базе данных "Служебная корреспонденция", в которую включаются основные реквизиты поступивших документов:

дата документа;

исходящий регистрационный номер документа;

корреспондент;

краткое содержание (заголовок к тексту);

почтовый адрес для ответа (если не содержится в тексте или реквизитах документа).

Факт регистрации входящего документа подтверждается оттиском регистрационного штампа Службы, который помещается на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу. В указанный оттиск от руки вписываются дата получения документа (арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год, например: 31.01.2008) и его регистрационный номер в электронной базе данных "Служебная корреспонденция".

Реквизит "Регистрационный номер" входящего документа оформляется отделом документационного обеспечения и состоит из его порядкового номера в пределах календарного года в электронной базе данных "Служебная корреспонденция", который для отдельных видов документов дополняется индексом дела по номенклатуре дел (кодом по классификатору корреспондентов).

Корреспонденция, по содержанию не относящаяся к компетенции Службы, пересылается по принадлежности, если известен правильный почтовый адрес адресата, если неизвестен - возвращается оператору почтовой связи с отметкой "возврат" в накладной на передачу почтовых отправлений.

Если при регистрации входящих документов используется технология штрих-кодирования, то на документе печатается уникальный штрих-код, включающий регистрационный номер и дату регистрации документа, его тематику, краткое содержание, вид документа и др., или помещается наклейка с уникальным штрих-кодом;

5) документы, поступившие факсимильной связью, регистрируются в электронной базе данных (журнале) факсимильных сообщений в порядке, аналогичном предусмотренному в пп. 4 настоящего пункта Инструкции, без проставления оттиска регистрационного штампа Службы и с добавлением к регистрационному номеру буквенного литера "ф";

6) не подлежит регистрации в отделе документационного обеспечения (фиксируется только дата поступления) следующая входящая корреспонденция:

копии документов, в том числе полученные с использованием информационных систем общего пользования, справочная информация, присланная для сведения;

поздравительные письма и телеграммы;

пригласительные билеты;

бухгалтерские документы (счета на оплату товаров и услуг, платежные поручения, накладные и т.п.), поступившие без сопроводительного письма;

заявления граждан о приеме на работу, заявления государственных служащих Службы об увольнении (о переводе, предоставлении отпуска и по другим кадровым вопросам), поступившие без сопроводительного письма;

печатные издания (книги, журналы, бюллетени и т.п.);

формы статистической отчетности, поступившие без сопроводительного письма;

7) отдел документационного обеспечения осуществляет предварительное рассмотрение содержания входящих документов с целью их распределения;

8) зарегистрированная и предварительно рассмотренная корреспонденция направляется:

помощникам Директора для доклада Директору;

помощникам заместителей Директора для доклада заместителям Директора;

государственным служащим, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях, для доклада их руководителям.

Документы передаются по журналам (реестрам) установленного образца;

9) поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации (в том числе содержащиеся в их актах), поручения, содержащиеся в письмах Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Министерства юстиции Российской Федерации, парламентские и депутатские запросы Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, обращения членов Совета Федерации, а также документы за подписью руководителей федеральных органов исполнительной власти, Генеральной прокуратуры Российской Федерации, Верховного Суда Российской Федерации, Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации, обращения членов Общественной палаты Российской Федерации, Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации, Уполномоченного Российской Федерации при Европейском Суде по правам человека, обращения руководителей субъектов Российской Федерации в течение дня (до 16 час. 00 мин.) направляются Директору (заместителям Директора) в соответствии с существующим распределением обязанностей через помощников Директора (через помощников заместителей Директора). Срочная корреспонденция, в том числе содержащая информацию о преступлениях, докладывается Директору (заместителю Директора, курирующему Управление дознания и административной практики) после регистрации немедленно (в течение одного часа);

10) все поступившие в Службу федеральные конституционные законы, федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, постановления Государственной Думы и Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, приказы и распоряжения Минюста России направляются Директору;

11) к документам, направляемым Директору (заместителям Директора), прилагаются оформленные на отдельных листах проекты резолюций (поручений), в которые включаются: фамилии, инициалы должностных лиц, которым даются поручения, регистрационные номера входящих документов, подписи Директора (заместителей Директора), даты резолюций (поручений).

Проекты резолюций (поручений) оформляются соответственно помощниками Директора или его заместителей.

Тексты подписанных Директором резолюций (поручений) вносятся отделом документационного обеспечения в электронные регистрационные карточки базы "Служебная корреспонденция".

Тексты подписанных заместителями Директора резолюций (поручений) вносятся секретарями заместителей Директора в электронные регистрационные карточки базы "Служебная корреспонденция";

12) на исполнение в структурные подразделения документы направляются только через отдел документационного обеспечения, при этом подлинник получает ответственный исполнитель, а всем соисполнителям направляются копии.

Подготовку копий документов с резолюциями (поручениями) заместителей Директора осуществляют секретари заместителей Директора;

13) без доклада Директору (заместителям Директора) в структурные подразделения направляются корреспонденция по вопросам, отнесенным к их ведению, не подлежащая рассмотрению руководством Службы, а также документы, поступившие в адрес конкретного структурного подразделения;

14) документы, содержащие информацию о преступлениях, с резолюциями Директора, а также заместителя Директора, курирующего работу Управления организации дознания и административной практики, передаются в Управление организации дознания и административной практики (при необходимости и в другие структурные подразделения) через отдел документационного обеспечения немедленно;

15) документ, поступивший для исполнения, передается из одного структурного подразделения в другое через отдел документационного обеспечения не позднее одних суток с момента его поступления. Документ передается на основании мотивированной служебной записки руководителя структурного подразделения, согласованной с заместителем Директора, если деятельность обоих структурных подразделений координирует один заместитель Директора. Если деятельность структурных подразделений координируется разными заместителями Директора, передача документа между ними осуществляется по решению Директора;

16) копии всех поступивших в Службу для заключения по вопросам, отнесенным к компетенции Службы, законопроектов, проектов иных правовых актов направляются в Правовое управление (при необходимости и в другие структурные подразделения).