2. Структура Перечня и порядок его применения

2.1. Перечень документов Росгидромета построен по функционально-отраслевому принципу и включает разделы и подразделы, отражающие основные вопросы деятельности Росгидромета, его территориальных органов и подведомственных организаций.

2.2. Перечень содержит 18 разделов.

Разделы 1 - 4 и 13 - 18 являются типовыми. Разделы 5 - 12 отражают функции Росгидромета в установленной сфере деятельности.

Раздел 1 "Организация системы управления" содержит документы, отражающие организацию системы управления, контроля, правового и документационного обеспечения деятельности Росгидромета, его территориальных органов и подведомственных организаций, информатизацию деятельности, лицензирование отдельных видов деятельности, выдача разрешений на деятельность в Антарктике.

Раздел 2 "Планирование деятельности Росгидромета" содержит документы, раскрывающие вопросы перспективного и текущего планирования деятельности организации.

Документы формируются в соответствии с системой "Электронный бюджет", подсистемой "Бюджетное планирование" Минфина России, Единой информационной системой в сфере закупок.

Раздел 3 "Финансирование" содержит документы по финансированию деятельности Росгидромета, его территориальных органов и подведомственных организаций. Документы формируются в соответствии с системой "Электронный бюджет", подсистемой "Бюджетное планирование" Минфина России, системой "Управление денежными средствами" Росказначейства.

Раздел 4 "Учет и отчетность" содержит документы по бухгалтерскому и статистическому учету и отчетности деятельности организации Росгидромета. Документы формируются в соответствии с системой "Электронный бюджет", подсистемой budget.gov.ru Межрегионального бухгалтерского управления Федерального казначейства.

Раздел 5 "Формирование и обеспечение функционирования государственной наблюдательной сети Росгидромета" содержит документы по организации и обеспечению системы стационарных и подвижных пунктов наблюдений, в том числе постов, станций, лабораторий, центров, предназначенных для наблюдений за состоянием окружающей среды; физическими и химическими процессами, происходящими в окружающей среде; определения ее метеорологических, климатических, аэрологических, гидрологических, океанологических, гелиогеофизических, агрометеорологических характеристик, а также для определения уровня загрязнения атмосферного воздуха, атмосферных осадков и снежного покрова, почв, водных объектов, в том числе по гидробиологическим показателям, и околоземного космического пространства.

Раздел включает технические документы наблюдательных пунктов, документы по их учету, документы, устанавливающие методы и регламент проведения наблюдений на сети, определяющие порядок сбора данных наблюдений, их обработки и передачи в соответствующие организации по видам наблюдений.

Кроме того, в раздел входят документы по охране наблюдательной сети; по научно-методическому руководству ее деятельностью (планы и акты инспекций, обзоры состояния работ на наблюдательной сети).

Раздел 6 "Проведение комплексных экспедиционных работ по изучению состояния окружающей среды, ее загрязнения, в том числе в Мировом океане, Арктике и Антарктике" содержит документы по организации и проведению морских экспедиций, экспедиционному флоту, Российской Антарктической Экспедиции (РАЭ).

Раздел 7 "Обеспечение функционирования системы сбора, обработки и распространения информации по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды" включает документы по работе ведомственной системы телекоммуникаций и автоматизированной системы передачи данных (АСПД), документы по взаимодействию по линии Всемирной метеорологической организации (ВМО) с центрами обработки данных по вопросам автоматизированной обработки метеорологической информации.

Раздел 8 "Обеспечение единства и сопоставимости методов наблюдений за состоянием окружающей среды, ее загрязнением" включает документы по организации работ по стандартизации гидрометеорологической деятельности, по метрологическому обеспечению измерений, проводимых на государственной наблюдательной сети.

Раздел содержит документы по поверке, сервисному обслуживанию приборов и средств измерений характеристик окружающей среды, ее загрязнения; по сертификации метеорологического оборудования, устанавливаемого на сертифицированных аэродромах.

Раздел 9 "Формирование государственных и ведомственных информационных систем в области гидрометеорологии и мониторинга окружающей среды" содержит:

документы, определяющие порядок формирования Единого государственного фонда данных о состоянии окружающей среды, ее загрязнении (ЕГФД Росгидромета);

документы, создаваемые в процессе его ведения (журналы учета, каталоги, справки, отчеты, базы данных);

документы ЕГФД Росгидромета формируются в соответствии с РД52.19.143-2019 "Перечень документов архивного фонда данных о состоянии окружающей среды, ее загрязнении";

аналогичные документы (журналы учета, каталоги, справки, отчеты, базы данных) справочно-информационных фондов научно-технической информации (НТИ);

документы по координации работ для обеспечения функционирования Единой государственной системы информации об обстановке в Мировом океане (ЕСИМО);

документы по координации деятельности Единой государственной автоматизированной системы мониторинга радиационной обстановки на территории Российской Федерации (ЕГАСМРО);

документы по обеспечению функционирования ведомственных информационных систем (технические задания, положения, руководства, инструкции, протоколы испытаний и приемки в опытную/промышленную эксплуатацию).

Раздел 10 "Гидрометеорологическое и гелиогеофизическое обеспечение населения, органов государственной власти, отраслей экономики" включает:

документы по обеспечению Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органов МЧС, органов суда, прокуратуры и полиции информацией общего назначения;

экстренной информацией об опасных природных явлениях, о фактических и прогнозируемых резких изменениях погоды и загрязнении природной среды, которые могут угрожать жизни и здоровью населения и наносить ущерб окружающей природной среде, в соответствии с Перечнем информационных услуг общего назначения, утверждаемым Правительством Российской Федерации;

документы с краткосрочными и долгосрочными прогнозами, режимно-справочные материалы (ежегодники, обзоры, оценки фонового состояния, таблицы приливов без грифа секретности и прочие), в том числе документы Государственного водного кадастра;

документы по защите объектов федеральной собственности от цунами, снежных лавин, по обеспечению работы противолавинной службы, по защите сельскохозяйственных растений от градобития, регулированию осадков, рассеиванию туманов;

документы по метеорологическому обеспечению гражданской авиации;

материалы по подготовке и изданию научно-технической и научно-методической литературы;

материалы по организации и проведению выставок и презентаций, взаимодействию со средствами массовой информации.

Раздел 11 "Научно-исследовательские, опытно-конструкторские и технологические работы Росгидромета" включает документы, раскрывающие организацию работ по научно-исследовательским, опытно-конструкторским, технологическим и другим работам для обеспечения государственных нужд в области гидрометеорологии и мониторинга окружающей природной среды (планы научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работы (НИОКТР) Росгидромета, отчеты об их выполнении, документы Ученых советов НИУ, диссертационных советов, экспертные заключения, акты, протоколы).

В раздел также включены документы по изобретательству и патентно-лицензионной работе (заявки, патенты, свидетельства, учетные формы).

Раздел 12 "Международное сотрудничество" содержит документы, связанными с выполнением работ, в соответствии с обязательствами Российской Федерации о сотрудничестве:

в рамках Всемирной метеорологической организации (Исполнительного Совета ВМО, Региональных ассоциации, Совместной комиссии ВМО/МОК по океанографии и морской метеорологии (СКОММ), программы технического сотрудничества ВМО);

с ЮНЕСКО и Межправительственной океанографической комиссии (МОК) ЮНЕСКО в рамках Международной гидрологической программы ЮНЕСКО, по проблеме Каспийского моря (КАСПКОМ);

в рамках Венской Конвенции об охране озонового слоя и Монреальского протокола о веществах, разрушающих озоновый слой;

в рамочной Конвенции ООН об изменении климата (РКИК ООН) и Межправительственной группе экспертов по изменению климата (МГЭИК);

в рамках международной Группы наблюдения за Землей (ГНЗ), Координационной группы по метеорологическим спутникам (КГМС);

с Международным агентством по атомной энергии (МАГАТЭ);

в рамках Конвенции по трансграничному переносу загрязнений на большие расстояния;

в рамках Хельсинской Комиссии по защите морской среды Балтийского моря (ХЕЛКОМ);

в рамках Европейской экономической комиссии (ЕЭК ООН), включая вопросы деятельности по Совместной программе наблюдения и оценки распространения загрязнителей воздуха на большие расстояния в Европе (ЕМЕП);

по вопросам деятельности Северо-Евразийского климатического центра (СЕАКЦ);

с международными организациями по космической метеорологии;

в Арктике и Антарктике, включая Договор об Антарктике;

в рамках межправительственных и межведомственных соглашений с гидрометслужбами стран СНГ и Балтии;

в области гидрометеорологии и мониторинга окружающей среды со странами дальнего зарубежья.

Раздел 13 "Трудовые отношения" содержит документы по организации, нормированию, оплате и охране труда.

Раздел 14 "Кадровое обеспечение" содержит документы по кадровому обеспечению, повышению квалификации, аттестации, награждению государственных гражданских служащих и работников Росгидромета, его территориальных органов и подведомственных организации, противодействию коррупции.

Раздел 15 "Материально-техническое обеспечение деятельности" содержит документы по материально-техническому обеспечению деятельности Росгидромета.

Раздел 16 "Административно-хозяйственное обеспечение деятельности" содержит документы по административно-хозяйственному обслуживанию, транспорту, информационно-телекоммуникационному обеспечению.

Раздел 17 "Обеспечение режима безопасности организации, гражданская оборона и защита от чрезвычайных ситуаций" содержит документы по организации охраны, пропускного режима, обеспечению антитеррористической защищенности и пожарной безопасности, организации гражданской обороны и защиты от чрезвычайных ситуаций.

Раздел 18 "Социально-бытовые вопросы" содержит документы по социальному страхованию, социальной защите, обеспечению жильем и коммунальными услугами.

3. Перечень имеет 8 граф.

В графе 1 последовательно указываются номера статей, описывающих виды документов.

В графе 2 размещены тексты статей, описывающих виды документов.

В графах 3, 4, 5, 6, 7 указываются сроки хранения документов (одинаково для бумажных и электронных носителей) в каждом звене организационной структуры ведомства.

В графе 3 указаны сроки хранения документов в центральном аппарате Росгидромета.

В графе 4 указаны сроки хранения документов в территориальных органах Росгидромета, включающих 7 Департаментов.

В графе 5 указаны сроки хранения документов в 27 управлениях по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды на территории Российской Федерации (со своими подведомственными организациями, филиалами ЦГМС).

В графе 6 указаны сроки хранения документов в 17 ЕМУ Росгидромета, Федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении дополнительного профессионального образования "Институт повышения квалификации руководящих работников и специалистов" (ФГБОУ ДПО "ИПК"), Российском государственном музее Арктики и Антарктики (ФГБУ "РГМАА).

В графе 7 указаны сроки хранения документов в предприятиях и учреждениях, подведомственных Росгидромету, включающих: Главный центр информационных технологий и метеорологического обслуживания авиации Федеральной службы по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды (ФГБУ "Авиаметтелеком Росгидромета"); Главный вычислительный центр Федеральной службы по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды (ФГБУ "ГВЦ Росгидромета"); Главный авиаметеорологический центр Федеральной службы по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды (ФГБУ "ГАМЦ Росгидромета"); Федеральное казенное учреждение "Центр реализации бюджетной политики и обеспечения деятельности Федеральной службы по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды" (ФКУ "Гидрометсервис"); Северо-Кавказскую, Краснодарскую, Ставропольскую военизированные службы по активному воздействию на метеорологические и другие геофизические процессы.

Сроки хранения архивных документов исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством. Временные сроки хранения реестров, книг, журналов исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором было завершено их ведение.

Срок хранения книг, журналов, карточек учета и/или регистрации документов исчисляется после внесения последней записи при условии завершения всех записанных в них операций. Срок хранения книг, журналов, карточек учета и/или регистрации документов, ведущихся в электронном виде, соответствует сроку хранения их аналога на бумажном носителе и исчисляется с момента завершения ведения электронного документа.

Сроки хранения документов не зависят от вида носителя и ограничения доступа к ним.

После истечения сроков временного хранения (1 год, 3 года, 5 лет, 6 лет, 10 лет, 15 лет, 45 лет, 50 лет и 75 лет) документы подлежат уничтожению. Уничтожение документов до истечения сроков их временного хранения запрещается.

Срок хранения "Постоянно" означает, что указанные документы, образовавшиеся в процессе деятельности организаций - источников комплектования государственных архивов, подлежат передаче на постоянное хранение в эти архивы после истечения сроков их временного хранения в организациях. Срок хранения указанных документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, не может быть менее десяти лет.

Срок хранения "До ликвидации организации" означает, что указанные документы хранятся в организации до ее ликвидации, независимо от того, является или не является эта организация источником комплектования государственного архива. При ликвидации организации эти документы подлежат экспертизе ценности и возможному включению в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Срок хранения "До минования надобности" (ДМН) означает, что организация сама определяет срок хранения указанных документов, однако этот срок не может быть менее одного года. Срок хранения "До минования надобности" установлен для таких документов, как проекты локальных нормативных актов организации, документы, присланные для сведения, копии документов.

Срок хранения "До замены новыми" применяется, как правило, к копиям нормативных документов, которые присылаются в организацию для использования в работе, и означает, что данные документы хранятся до их отмены и замены новыми.

Срок хранения с отметкой "ЭПК" означает, что указанные документы после истечения установленного срока их хранения могут быть отобраны на постоянное хранение по результатам экспертизы их ценности.

Снижение сроков хранения, установленных Перечнем, запрещается.

Организации вправе продлевать сроки временного хранения документов при проведении экспертизы ценности документов. Увеличение сроков хранения документов, предусмотренных настоящим Перечнем, допускается в тех случаях, когда это вызвано особенностями работы Росгидромета, его территориальных органов и подведомственных учреждений.

4. Примечания, используемые в Перечне (графа 8), комментируют и уточняют сведения о документах: по видам документов; по определенным вопросам; по месту хранения документа; по времени исчисления срока хранения документа.

5. Для удобства пользования Перечнем к нему составлен указатель, в котором в алфавитном порядке перечислены виды документов со ссылками на номера соответствующих статей Перечня.

6. С введением данного Перечня при определении сроков хранения документов, в том числе предшествующего периода, упорядочение которых еще не проведено, надлежит руководствоваться настоящим Перечнем и решением ЦЭПК при Росархиве от 26 мая 2023 г.