9. Оформление протоколов заседаний рабочих, экспертных групп, консультативных органов, организационных советов, комиссий ЦИК России

9. Оформление протоколов заседаний рабочих,

экспертных групп, консультативных органов, организационных

советов, комиссий ЦИК России

9.1. Протоколы заседаний рабочих, экспертных групп, консультативных органов, организационных советов, комиссий (далее - рабочая группа) оформляются по установленной форме (Приложение N 11).

9.2. Текст протокола заседания рабочей группы состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части протокола указываются фамилии и инициалы председателя заседания (руководителя рабочей группы) и секретаря заседания.

С новой строки после слова "Присутствовали" перечисляются инициалы и фамилии членов рабочей группы, приглашенных на заседание членов ЦИК России, не являющихся членами рабочей группы, иных приглашенных. При перечислении приглашенных обязательно указывается наименование их должностей.

Допускается оформление присутствующих отдельным списком с указанием инициалов, фамилий и должностей. Список прилагается к протоколу заседания.

9.3. Повестка дня включается в вводную часть протокола. Она состоит из перечисления вопросов, которые обсуждаются на заседании, и закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии докладчиков (выступающих).

Каждый вопрос повестки дня заседания нумеруется арабской цифрой, его наименование формулируют с предлога "О" или "Об". По каждому пункту указывается докладчик и форма представления вопроса (доклад, отчет, сообщение, информация).

9.4. Основная часть протокола содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. В соответствии с ней разделы нумеруются.

Каждый раздел состоит из трех частей: "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ", которые печатаются от границы левого поля прописными буквами.

В части "СЛУШАЛИ" кратко излагается текст выступления докладчика. Инициалы и фамилия докладчика печатаются с красной строки в именительном падеже. Запись доклада излагается от третьего лица единственного числа и отделяется от фамилии дефисом.

Если текст доклада прилагается к протоколу, то используется ссылка "Текст доклада прилагается".

В части "ВЫСТУПИЛИ" перечисляются выступающие и авторы вопросов. Инициалы и фамилия выступающего печатаются с красной строки в именительном падеже. Краткая запись выступления по существу рассматриваемого вопроса (по решению председательствующего либо по решению рабочей группы) излагается от третьего лица единственного числа.

Если текст выступления прилагается к протоколу, то используется ссылка "Текст выступления прилагается".

В части "РЕШИЛИ" отражается принятое решение по обсуждаемому вопросу. Текст постановляющей части печатается полностью. Если решение по одному вопросу повестки дня заседания состоит из нескольких пунктов, то пункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками: 1.1. - первый пункт решения по первому вопросу повестки дня заседания, 1.2. - второй пункт решения по первому вопросу повестки дня заседания и т.д.

Тексты пунктов решения излагаются с использованием неопределенной формы глагола: возложить, поручить, организовать и т.д.

Если один из пунктов содержит решение об утверждении обсуждавшегося на заседании документа, этот документ становится приложением к протоколу и на нем оформляется ссылка на номер и дату протокола. Приложение оформляется на отдельном листе. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения.

9.5. Протокол заседания рабочей группы подписывается председателем (руководителем рабочей группы) и секретарем заседания. В случае отсутствия в составе рабочей группы секретаря протоколы и решения рабочей группы визируются начальником управления Аппарата ЦИК России, обеспечивающего ее деятельность, и подписываются председателем заседания (руководителем рабочей группы). Подписи отделяют от текста тремя межстрочными интервалами. Наименование должности печатается от границы левого поля, последняя буква в фамилии ограничивается правым полем.

9.6. Протоколы заседаний рабочей группы нумеруются в хронологической последовательности в пределах календарного года.

9.7. Протоколы совместных заседаний нескольких рабочих групп оформляются на листах бумаги формата А4 с соблюдением реквизитов протокола. В реквизите "Председатель" указываются фамилия и инициалы лица (инициалы и фамилии лиц), председательствовавшего (председательствовавших) на заседании. В реквизите "Подпись" наименования должностей располагаются на одном уровне.

9.8. Решения, принятые рабочей группой по вопросам, рассматриваемым на заседании, оформляются по установленной форме (Приложение N 12) и подписываются председателем (руководителем рабочей группы) и секретарем заседания. В случае отсутствия в составе рабочей группы секретаря указанные выше документы визируются начальником управления Аппарата ЦИК России, обеспечивающего ее деятельность, и подписываются председателем заседания (руководителем рабочей группы).

9.9. Протоколы заседаний и решения рабочей группы включаются в номенклатуру дел управления Аппарата ЦИК России, обеспечивающего ее деятельность.

После подписания протоколы заседаний и решения рабочих групп регистрируются в управлении Аппарата ЦИК России, обеспечивающем деятельность рабочей группы, с использованием ПИ "Дело" как внутренние документы.

9.10. Если в протоколе есть поручение со сроком исполнения, то оно ставится на контроль в соответствии с разделом 11 настоящей Инструкции.

9.11. Протоколы заседаний и решения рабочей группы вместе с приложенными к ним документами в течение одного года хранятся в управлении Аппарата ЦИК России, обеспечивающем ее деятельность, а затем, оформленные в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, передаются в Архив.

В случае рассмотрения вопроса на заседании ЦИК России подлинные экземпляры протоколов и решений рабочей группы в соответствии с пунктом 7.2.2 настоящей Инструкции приобщаются к документам заседания, а заверенные протокольно-контрольным отделом копии протоколов и решений рабочей группы передаются в управление Аппарата ЦИК России, обеспечивающее деятельность рабочей группы, где они хранятся в соответствии с настоящим пунктом.