3. Прием, регистрация и прохождение поступающих в ЦИК России документов

3. Прием, регистрация и прохождение поступающих

в ЦИК России документов

3.1. Документы в ЦИК России доставляются через отделение связи (почтой, телеграфом), фельдъегерской связью, нарочным или передаются на личном приеме граждан членам ЦИК России.

Документы могут поступать в ЦИК России по каналам связи Государственной автоматизированной системы Российской Федерации "Выборы" (далее - ГАС "Выборы") средствами электронной почты ПИ "Дело", на официальный почтовый ящик ЦИК России в сети Интернет и по факсимильной связи.

3.2. Прием, первичная обработка, предварительное рассмотрение и регистрация поступающих в ЦИК России документов производится в централизованном порядке отделом прохождения документов Управления организационного и документационного обеспечения (далее - отдел прохождения документов) с использованием ПИ "Дело" ежедневно с 9 до 18 часов (в пятницу до 17 часов), кроме выходных и нерабочих праздничных дней.

Документы, доставленные фельдъегерской связью после окончания рабочего дня, в выходные и нерабочие праздничные дни, принимаются диспетчерами ЦИК России, записываются в журнал установленной формы (Приложение N 1) и передаются в отдел прохождения документов для регистрации на следующий рабочий день.

3.3. Поступившие документы подразделяются на регистрируемые и не подлежащие регистрации в ПИ "Дело" (Приложение N 2).

3.4. При вскрытии конвертов, поступающих фельдъегерской связью или по почте, проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов, наличие приложений, сверяется соответствие их номеров учетным номерам, указанным на конвертах. Неправильно адресованные и ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.

3.5. Если при вскрытии конверта обнаружено отсутствие документов или их отдельных листов, приложений, повреждение документов или несоответствие номеров документов номерам, указанным на конверте, гражданским служащим отдела прохождения документов составляется акт установленной формы в двух экземплярах (Приложение N 3). Один экземпляр акта посылается отправителю, другой приобщается к принятым документам.

На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа в правом нижнем углу делается отметка "Документ получен в поврежденном виде".

3.6. Конверты от поступивших документов не уничтожаются в случае, если только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов, а также если они содержат документы, которые поступили из-за пределов территории Российской Федерации, из судов, следственных органов либо договоры, претензии, исковые заявления, документы, связанные с размещением заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд.

3.7. Конверты с заявками на участие в торгах на закупки товаров, выполнение работ, оказание услуг, поступившие нарочным, принимаются гражданским служащим управления Аппарата ЦИК России - организатора торгов, не вскрываются и учитываются в журнале.

Конверты с заявками на участие в торгах на закупки товаров, выполнение работ, оказание услуг, поступившие по почте, принимаются гражданским служащим отдела прохождения документов, не вскрываются, учитываются по пакетному журналу и передаются в управление Аппарата ЦИК России, ответственное за организацию торгов, под подпись.

3.8. Пакеты с пометкой "Лично" учитываются по пакетному журналу и передаются адресатам в закрытом виде под подпись.

Документы, адресованные лично Председателю ЦИК России, заместителям Председателя ЦИК России, секретарю ЦИК России, членам ЦИК России, Руководителю Аппарата ЦИК России, передаются им через их помощников (советников) или через гражданских служащих, работающих в соответствующих приемных, под подпись.

По письменному поручению Председателя ЦИК России, заместителей Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России, членов ЦИК России, Руководителя Аппарата ЦИК России конверты, поступившие с пометкой "Лично" на имя соответствующего должностного лица ЦИК России, вскрываются, регистрируются в ПИ "Дело" и докладываются Председателю ЦИК России, заместителям Председателя ЦИК России, секретарю ЦИК России в установленном порядке.

3.9. При регистрации поступившего документа в РК обязательно вводятся следующие реквизиты: вид документа, его исходящий номер и дата, данные о корреспонденте (адресанте) (фамилия, имя, отчество физического лица или название организации, местонахождение отправителя), а также краткое содержание документа, количество листов основного документа и листов приложения, количество экземпляров, вид доставки.

На оборотной стороне первого листа зарегистрированного документа проставляется регистрационный штамп с указанием входящего номера, даты и времени регистрации. На приложении проставляется входящий номер документа, к которому оно относится.

На копии документа входящий номер проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа.

При регистрации документа, являющегося ответом на исходящий документ или присланного в дополнение к ранее направленному документу, в РК делается соответствующая ссылка (связки).

К повторным документам прикладывается информация о ранее поступивших документах и результатах их исполнения в виде распечатанной РК, которая передается ответственному за его исполнение.

3.10. Иностранная корреспонденция, поступающая в ЦИК России, передается для перевода в Управление внешних связей, затем ответственный за ведение делопроизводства указанного управления передает оригинал документа и его перевод в отдел прохождения документов для регистрации.

3.11. После регистрации документов в отделе прохождения документов их доклад осуществляется в соответствии с порядком, утвержденным Председателем ЦИК России.

3.12. Копии федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, палат Федерального Собрания Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, поступившие в ЦИК России, регистрируются в отделе прохождения документов с использованием ПИ "Дело", к РК прикрепляется электронный образ документа.

Указанные в первом абзаце настоящего пункта документы, касающиеся деятельности ЦИК России, докладываются в порядке, установленном настоящей Инструкцией для входящих документов.

Информация об указанных выше документах ежедневно размещается на сетевом диске, их просмотр осуществляется с использованием ПИ "Дело".

3.13. После доклада документы с указаниями по исполнению документа Председателя ЦИК России, заместителей Председателя ЦИК России или секретаря ЦИК России направляются в отдел прохождения документов для внесения указаний по исполнению документов в РК.

Указания по исполнению документа с отметкой о срочности исполнения вносятся в РК незамедлительно.

Документы с пометками "Весьма срочно", "Срочно" передаются членам ЦИК России, в управления Аппарата ЦИК России, ФЦИ при ЦИК России, РЦОИТ при ЦИК России незамедлительно, остальные документы - в день доклада, либо до 12.00 следующего рабочего дня.

3.14. Гражданские служащие, ответственные за ведение делопроизводства в управлениях Аппарата ЦИК России, гражданские служащие, работающие в приемных секретаря ЦИК России, членов ЦИК России, Руководителя Аппарата ЦИК России, заместителей Руководителя Аппарата ЦИК России, работники, ответственные за ведение делопроизводства в ФЦИ при ЦИК России и РЦОИТ при ЦИК России, получают документы в отделе прохождения документов не реже трех раз в день, а при необходимости - немедленно, расписываясь за них в распечатанных РК.

3.15. Если в указании по исполнению документа Председателя ЦИК России (заместителя Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России) указаны заместители Председателя ЦИК России, секретарь ЦИК России, члены ЦИК России, Руководитель Аппарата ЦИК России, заместители Руководителя Аппарата ЦИК России, начальники управлений Аппарата ЦИК России, руководители ФЦИ при ЦИК России, РЦОИТ при ЦИК России, то работу по исполнению документа координирует заместитель Председателя ЦИК России, секретарь ЦИК России, член ЦИК России, Руководитель Аппарата ЦИК России, указанный в указании по исполнению документа первым, - координатор исполнения.

Ответственным за исполнение является начальник управления Аппарата ЦИК России, Руководитель ФЦИ при ЦИК России, руководитель РЦОИТ при ЦИК России, указанный в указании по исполнению документа Председателя ЦИК России, заместителей Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России первым после члена (членов) ЦИК России, Руководителя Аппарата ЦИК России, заместителя Руководителя Аппарата ЦИК России, не являющегося одновременно начальником управления.

Гражданский служащий Аппарата ЦИК России, работник ФЦИ при ЦИК России, РЦОИТ при ЦИК России, готовящие ответы на входящие документы, являются исполнителями.

Если в указании по исполнению документа Председателя ЦИК России (заместителя Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России) после координатора исполнения и ответственного за исполнение указаны заместители Председателя ЦИК России, секретарь ЦИК России, члены ЦИК России, Руководитель Аппарата ЦИК России, заместители Руководителя Аппарата ЦИК России, начальники управлений Аппарата ЦИК России, руководители ФЦИ при ЦИК России, РЦОИТ при ЦИК России, то они являются соисполнителями.

Подлинник документа передается ответственному за исполнение. Координатору исполнения и соисполнителям передаются копии документа.

Если в указании по исполнению документа Председателя ЦИК России, заместителей Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России указан только член ЦИК России, то ему передается подлинник документа, который после исполнения возвращается в отдел прохождения документов.

Ответственный за исполнение организует исполнение документа в сроки, установленные пунктами 11.5, 11.6 настоящей Инструкции. Соисполнители представляют все необходимые материалы ответственному за исполнение. Соисполнители несут равную ответственность за своевременную и качественную подготовку документов.

3.16. Документы, составляющие правовую основу внешних связей ЦИК России с зарубежными избирательными органами и международными организациями (договоры, соглашения, протоколы и иные подобные документы), а также документы, составляющие правовую основу взаимодействия ЦИК России с органами государственной власти Российской Федерации, иными государственными органами, российскими общественными и иными некоммерческими организациями (договоры, соглашения, протоколы и иные подобные документы), подлежат регистрации в отделе прохождения документов в порядке, установленном для входящих документов.

Подлинник зарегистрированного документа, указанного в настоящем пункте, в течение трех дней после дня регистрации передается на хранение в Архив исполнителем документа.

3.17. Особенности приема и регистрации документов в период подготовки и проведения федеральных избирательных кампаний могут определяться Председателем ЦИК России.