2. Основные понятия

В настоящей Инструкции используются следующие понятия:

бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

внутренний документ - документ, подготовленный в ЦИК России (в управлении Аппарата ЦИК России), ФЦИ при ЦИК России, РЦОИТ при ЦИК России, не выходящий за пределы ЦИК России;

входящий документ - документ, поступивший в ЦИК России;

дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними;

докладная записка - внутренний документ, адресованный вышестоящему должностному лицу от нижестоящего должностного лица и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя;

документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот ЦИК России;

документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления;

дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу;

заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

исходящий документ - документ, отправляемый из ЦИК России;

контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в Аппарате ЦИК России, ФЦИ при ЦИК России, РЦОИТ при ЦИК России, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке;

нормативные документы - совокупность инструктивных материалов, рассчитанных на постоянное или многократное действие и содержащих какие-либо нормы, правила, предписания;

оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

письменное обращение гражданина - направленное в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменное предложение, заявление или жалоба;

письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями, гражданами;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

поручение - документ, предписывающий выполнение тех или иных заданий;

регистрационная карточка документа (РК) - электронная регистрационно-учетная форма, создаваемая при регистрации документа с использованием ПИ "Дело";

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа;

срок исполнения документа - срок, установленный нормативным правовым актом, организационно-распорядительным документом, указаниями по исполнению документа или поручением;

указания по исполнению документа - реквизит, состоящий из надписи на документе или на отдельном листе установленной формы, сделанной должностным лицом;

учет документов - фиксация факта получения документов без проставления на них регистрационных штампов;

формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела;

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;

электронный образ документа - документ на бумажном носителе, преобразованный в электронно-цифровую форму путем сканирования с сохранением всех его реквизитов.