Возмещение расходов работника при использовании личного имущества не облагается НДФЛ и взносами

НДФЛ

Можно не начислять налог, если у организации есть документы, которые подтверждают:

• принадлежность имущества работнику;
• расчет компенсации;
• суммы произведенных расходов;
• фактическое использование имущества в интересах работодателя;
• осуществление расходов на служебные цели.

Полагаем, два последних условия, по сути, представляют собой одно и то же. Они могут быть подтверждены одними и теми же документами. Например, для случаев использования автомобилей — отчетами работников о служебных поездках с описанием маршрутов.

Аналогичное разъяснение Минфин уже давал.

Отметим, из нового письма неясно, что понимается под принадлежностью имущества. Ранее ведомство выпускало письма, из которых следовало, что компенсация за использование в служебных целях автомобиля, собственником которого работник не является, облагается НДФЛ. В качестве примера Минфин указывал автомобиль, управляемый по доверенности. Суды считают иначе. Например, АС Северо-Западного округа признавал правомерным неисчисление НДФЛ в аналогичном случае.

Полагаем, позиция Минфина осталась прежней, а значит, под принадлежностью имущества он имеет в виду именно право собственности. Если работники владеют имуществом на иных правах, вероятны споры с проверяющими.

Страховые взносы

Чтобы без опаски не платить взносы, нужно позаботиться о документах, которые подтверждают:

• право собственности работника на имущество;
• расходы, которые понес работник при использовании имущества в служебных целях.

При этом ведомство подчеркивает, что размер возмещения должен соответствовать экономически обоснованным затратам, которые связаны с использованием работником личного имущества. Полагаем, это означает, что организации нужно обосновать размер компенсации.

О том, что компенсация за использование личного автомобиля не облагается взносами, Минфин уже сообщал в этом году. В новом письме есть интересная особенность, на которую нужно обратить внимание. Из разъяснения ведомства следует, что имущество должно принадлежать сотруднику на праве собственности. Иначе взносы придется начислить. Так разъяснял и Минтруд. ВС РФ считал по-другому. Полагаем, эта судебная практика актуальна и сейчас: правила начисления взносов остались практически теми же. Если следовать ей, то споров с проверяющими в этом случае не избежать.