Минфин внес масштабные изменения в приказ о первичке учреждений

Уточнили правила оформления извещения (ф. 0504805) и бухгалтерской справки (ф. 0504833). Их надо применять в зависимости от ситуации либо как бухгалтерский документ (дополнительно к иному первичному документу), либо как самостоятельный первичный документ. В таком качестве формы уже применялись. Поправки лишь более детально определили их правовую природу: первичный документ подтверждает факт хозяйственной жизни, а бухгалтерский — проведенную в учете операцию.

Извещение по-прежнему используют при отражении взаимосвязанных операций между организациями бюджетной сферы. Извещение — бухгалтерский документ составляют для того, чтобы своевременно отразить в учете операцию, по которой оформляется первичный документ. Такая необходимость может возникнуть, когда факт хозяйственной жизни еще не завершен. Например, доставка и приемка переданного имущества могут затянуться, но передающая сторона обязана отразить отправку получателю. Расчеты между организациями бюджетной сферы должны быть взаимосвязаны, поэтому получатель тоже обязан отразить расчеты по отправленному имуществу. Извещение — первичный документ составляют, когда на момент отражения в учете операции не предусмотрено оформлять иную первичку. К примеру, его составляет получатель целевых средств при закрытии расчетов на начало года, если к моменту проведения операции не сформирован отчет об использовании этих средств.

Бухгалтерскую справку используют как первичку в случаях, когда по операции не предусмотрено оформлять иные первичные документы, в том числе извещение. В качестве бухгалтерского документа форму применяют, как правило, только при исправлении ошибок. Другие случаи применения документа, которые перечислены в методических указаниях, относятся к централизованным бухгалтериям.

В методических указаниях рассмотрели и другие подробности работы с извещением и бухгалтерской справкой для каждого варианта их использования.

4. Дополнили порядок формирования некоторых регистров.

Например, разрешили не вести описи инвентарных карточек (ф. 0504033), если эти карточки составляются и хранятся в виде электронных документов, подписанных квалифицированной ЭП.

В указаниях по заполнению главной книги (ф. 0504072) перечислили счета, по которым нельзя сворачивать остатки: 205 00, 208 00, 209 00, 210 10, 303 00, 304 04, 304 06.

5. Внесли небольшие правки в действующие формы первички и регистров. К примеру, реквизит "материально ответственное лицо" в формах заменили на "ответственное лицо". Работу по переходу на этот термин Минфин ведет уже давно.

Перед оформлением документов проверьте, обновлены ли формы в бухгалтерской программе.

Новшества для учреждений, передавших ведение учета централизованной бухгалтерии или принявших решение об использовании новых электронных форм

1. Для органов и учреждений, которые передали полномочия ведения бюджетного учета по решению высшего исполнительного органа власти или местной администрации, введены следующие формы электронной первички:

• решение о командировании на территории РФ (ф. 0504512);
• изменение решения о командировании на территории РФ (ф. 0504513);
• решение о командировании на территорию иностранного государства (ф. 0504515);
• изменение решения о командировании на территорию иностранного государства (ф. 0504516);
• решение о компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа для лиц, работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей (ф. 0504517);
• заявка - обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема (ф. 0504518);
• отчет о расходах подотчетного лица (ф. 0504520).

Помимо этого, для таких органов и учреждений предусмотрены новые формы электронных регистров:

• журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (ф. 0504093);
• ведомость дополнительных доходов физических лиц, облагаемых НДФЛ, страховыми взносами (ф. 0504094).

Начать применять новые документы нужно по мере организационно-технической готовности, но не позднее 1 января 2021 года.

2. Учреждения, передавшие ведение учета централизованной бухгалтерии по иным основаниям, и все прочие учреждения могут использовать новые формы электронных документов по своему усмотрению. Решение нужно закрепить в учетной политике.

3. Некоторые подписи в новых формах электронной первички можно проставлять простой электронной подписью. Это удобно, поскольку позволяет не изготавливать квалифицированные электронные подписи для всех подписантов учреждения.

4. Централизованным бухгалтериям (независимо от оснований для передачи им ведения учета) разрешили не проставлять в электронном первичном документе отметку бухгалтерии и не заполнять другие поля для отражения бухгалтерских записей. Вместо этого им надо оформить электронный бухгалтерский документ (бухгалтерскую справку или извещение). Учреждения, которые ведут учет сами, должны делать бухгалтерские отметки и записи непосредственно в первичном документе.