Как заполнять документы, связанные с электронными трудовыми книжками

СЗВ-ТД

Когда использовать

По этой форме нужно сообщать в Пенсионный фонд данные о сотруднике, если:

• работника приняли в организацию, перевели на другую постоянную работу или уволили;
• он получил новую профессию, специальность или квалификацию;
• он написал заявление о выборе формата трудовой книжки;
• суд запретил сотруднику занимать определенную должность или заниматься определенной деятельностью;
• организация переименовалась.

С 1 января представлять сведения следует не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.

При первой подаче сведений о работнике их необходимо дополнить информацией о его трудовой деятельности в организации на 1 января 2020 года. ПФР указал, что сообщать нужно только о последнем кадровом мероприятии.

С 28 апреля данные о приеме и увольнении следует передавать не позднее рабочего дня, следующего после издания соответствующего приказа.

Как заполнять

В СЗВ-ТД нужно вносить практически ту же информацию, что и в трудовую книжку. Остановимся на моментах, которые могут вызвать вопросы при заполнении формы.

Если работник написал заявление о продолжении ведения трудовой книжки или предоставлении сведений о трудовой деятельности, напротив соответствующей строки нужно отразить дату подачи заявления. Если в дате сделали ошибку, достаточно заново передать СЗВ-ТД с новой датой. Если ранее представленные сведения нужно отменить, укажите прежнюю дату и в поле "Признак отмены" поставьте знак "X".

Графу 4 "Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение" нужно заполнять в соответствии со штатным расписанием. Структурное подразделение указывайте, если обязанность трудиться в нем включена в трудовой договор.

Графу 5 "Код выполняемой функции (при наличии)" придется заполнять с 1 января 2021 года. Полагаем, данные нужно будет приводить по сотрудникам, для которых работодатели обязаны применять профстандарты. Код состоит из семи знаков из профстандарта:

• первые пять — код наименования вида профессиональной деятельности;
• предпоследний — буква кода обобщенной трудовой функции;
• последний — цифра уровня квалификации, к которому относится обобщенная трудовая функция.

Чтобы отменить запись в разделе "Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица", снова подайте форму СЗВ-ТД. В ней в графе 10 "Признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении" напротив ошибки поставьте знак "Х". Если нужно внести исправления, отмените неверную запись, а в следующей строке укажите корректные сведения.

Разобраться, как заполнять форму СЗВ-ТД, также помогут примеры, подготовленные Пенсионным фондом.

Как подавать

Документ нужно подавать в электронном виде с усиленной квалифицированной электронной подписью.

Если в штате менее 25 сотрудников, можно представлять сведения на бумаге.

Чем грозят просрочки и ошибки

За неподачу в срок, подачу неполных или недостоверных сведений о трудовой деятельности предусмотрено предупреждение или штраф. Он составляет:

• для должностных лиц — от 1 тыс. до 5 тыс. руб.;
• для организации — от 30 тыс. до 50 тыс. руб.

Если нарушение повторится в течение года, штраф будет больше. Должностное лицо могут дисквалифицировать.

С 1 января 2021 года ответственность за такое нарушение станут нести только должностные лица. Им будет грозить предупреждение либо штраф от 300 до 500 руб.

СТД-Р

Когда использовать

По этой форме организация должна выдавать работнику, отказавшемуся от трудовой книжки, сведения о трудовой деятельности в организации. Делать это следует по запросу сотрудника и при его увольнении.

Как разъяснил Минтруд, выдавать СТД-Р работникам, которые сохранили за собой ведение трудовой книжки, не нужно.

Как заполнять

По содержанию и правилам заполнения СТД-Р практически не отличается от СЗВ-ТД. Работнику нужно выдавать те же сведения о трудовой деятельности, которые подаются в ПФР, в том числе данные о приеме, постоянном переводе, получении новой профессии, переименовании организации.

Информацию о выборе формата трудовой книжки должен указывать только работодатель, которому сотрудник подал соответствующее заявление.

Как предоставлять

Работники сами выбирают, как получить сведения: на бумаге или в форме электронного документа. Бумажную СТД-Р придется заверить подписью руководителя или доверенного лица и печатью организации при ее наличии, а электронную - усиленной квалифицированной электронной подписью.