Что делать, если сотрудник долго не появляется на работе: практика в помощь

Зафиксируйте отсутствие на работе

Неявку работника отражайте в актах. Дополнительно можете составлять докладные записки на имя руководителя организации. В документах указывайте адрес рабочего места, дату и время отсутствия работника. Необходимо отмечать все неявки и в табеле учета рабочего времени.

Регулярно фиксируйте отсутствие работника. Периодичность составления документов законом не установлена.

За основу приказа о дисциплинарном взыскании стоит взять прогулы, зафиксированные в течение последнего месяца. Так, Верховный суд Республики Башкортостан восстановил работника, уволенного после двух лет неявок. В приказ работодатель включил только документы, подтверждающие начальный период отсутствия. Акты за последний месяц до увольнения организация не составляла, поэтому приказ вышел за пределы срока привлечения к ответственности.

Акты о прогулах, совершенных больше месяца назад, также можно приложить к приказу. Они помогут доказать длительность неявки работника и тяжесть проступка.

Выясните причины неявки

Необходимо у сотрудника запросить письменные объяснения причин отсутствия на рабочем месте. Лучше всего направить требование по почте на все известные адреса работника.

Дополнительно можно запросить объяснения другими способами, например:

• направить телеграмму;
• позвонить по телефону;
• написать СМС-сообщение;
• направить письмо по электронному адресу;
• направить представителей по месту жительства.

Воспользуйтесь всеми доступными способами связи с сотрудником. Суды учитывают, сделал ли работодатель все возможное, чтобы получить объяснение. Так, Иркутский областной суд поддержал организацию, которая требовала объяснение от работника через телефонограмму, СМС-сообщения и звонки и, не получив ответа, уволила его.

Если ответ от сотрудника не поступит, не менее чем через два рабочих дня составьте акт о его отказе дать объяснения. Молчание работника суд может трактовать в пользу организации. Например, Верховный суд Республики Татарстан признал, что, не отвечая на телеграммы организации, сотрудник уклонился от дачи объяснений о причинах неявки. Ульяновский областной суд увидел злоупотребление правом в том, что работник не явился за заказным письмом работодателя.

Однако увольнять сотрудника, не зная обстоятельств прогула, опасно. Если окажется, что он отсутствовал по уважительной причине, например находился в больнице, суд может признать увольнение незаконным. Поэтому лучше не расторгать трудовой договор, пока не выясните, почему сотрудник не выходит на работу.

Когда о судьбе работника ничего неизвестно, можно попробовать его разыскать. Для этого напишите заявление о розыске в полицию. Если сотрудник не появляется больше года, можете подать в суд заявление о признании его безвестно отсутствующим.

Замените сотрудника другим работником

Пока не выяснятся обстоятельства неявки работника, можно:

• заключить срочный трудовой договор с новым сотрудником;
• возложить обязанности "прогульщика" на его коллегу в рамках совмещения или временного перевода.

Определите основание для увольнения

Оно зависит от причин, по которым сотрудник не появлялся на работе.

Если станут известны обстоятельства, не зависящие от воли сторон, то работника нужно будет уволить по соответствующему основанию. Такими обстоятельствами могут стать призыв на военную службу, лишение свободы или смерть. Кроме того, трудовой договор с работником нужно расторгнуть, если суд признает его умершим или безвестно отсутствующим. Подробнее о том, как в этом случае оформить увольнение, читайте в готовом решении.

Если уважительных причин для отсутствия у работника не было, увольте его за прогул. Прекратите трудовые отношения с даты, когда сотрудник в последний раз был на работе, при условии, что он не возобновил исполнение трудовых обязанностей. Такие разъяснения давали Санкт-Петербургский городской суд, Мосгорсуд, Ростовский областной суд, Свердловский областной суд.