Ведение авансовых отчетов
Подборка наиболее важных документов по запросу Ведение авансовых отчетов (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Путеводитель по кадровым вопросам. Служебные командировки- Как учреждению вести расчеты с подотчетными лицами и в каком порядке выдавать под отчет денежные средства (подотчетные суммы)
Вопрос: Работник потратил не весь аванс на командировку, на удержание из зарплаты не соглашается. Эти средства планируется зачесть в счет следующей командировки (через две недели). В положении о командировках указано, что возврат неиспользованного аванса удерживается в ближайшую зарплату. Надо ли удержать с задолженности НДФЛ?
(Консультация эксперта, 2025)Обоснование: Подотчетное лицо обязано в срок, установленный руководителем юридического лица, индивидуальным предпринимателем, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии - руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем (п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства").
(Консультация эксперта, 2025)Обоснование: Подотчетное лицо обязано в срок, установленный руководителем юридического лица, индивидуальным предпринимателем, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии - руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем (п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства").
Судебная практика
Постановление Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 04.12.2023 N 17АП-5630/2022(3)-АК по делу N А60-14774/2021
Требование: Об отмене определения о взыскании с бывшего руководителя должника убытков.
Решение: Определение изменено.Ненадлежащее ведение бухгалтерского учета в части составления авансовых отчетов не может являться основанием для возложения ответственности на Наумчика А.Э. в виде взыскания с него убытков, поскольку такое нарушение само по себе не приводит к уменьшению имущественной сферы потерпевшего, на восстановление которой направлены правила статьи 15 ГК РФ.
Требование: Об отмене определения о взыскании с бывшего руководителя должника убытков.
Решение: Определение изменено.Ненадлежащее ведение бухгалтерского учета в части составления авансовых отчетов не может являться основанием для возложения ответственности на Наумчика А.Э. в виде взыскания с него убытков, поскольку такое нарушение само по себе не приводит к уменьшению имущественной сферы потерпевшего, на восстановление которой направлены правила статьи 15 ГК РФ.
Подборка судебных решений за 2024 год: Статья 210 "Налоговая база" главы 23 "Налог на доходы физических лиц" НК РФ
(Юридическая компания "TAXOLOGY")Налоговый орган пришел к выводу, что денежные средства, полученные от общества его директором и не возвращенные им обществу, являются в соответствии со ст. 210 НК РФ доходами генерального директора, подлежащими обложению НДФЛ. По мнению общества, налоговый орган не предоставил доказательств получения директором общества денежных средств безвозмездно от общества, в связи с чем нет оснований считать полученные им под отчет денежные средства его доходом. Суд признал обоснованным предложение налогового органа исчислить, удержать и перечислить в бюджет НДФЛ с выданных руководителю подотчетных средств, поскольку руководителю систематически выдавались денежные средства под отчет, независимо от того, отчитался он за подотчетные суммы, полученные ранее, или нет. Суд принял во внимание, что авансовые отчеты руководителем не составлялись, приказы на выдачу денег под отчет не издавались, возникающая (нарастающая) задолженность перед обществом погашалась путем оформления приходных кассовых ордеров на возврат подотчетных сумм в кассу общества без фактического внесения в кассу денежных средств. Формальный характер возврата денежных средств подтверждается показаниями сотрудников общества, отвечающих за составление кассовых ордеров, а также за ведение учета общества. Согласно представленным документам возвращенные руководителем денежные средства использовались для погашения задолженности общества по договорам займа перед физическим лицом, которому кредиторы общества уступили право требования по договору цессии. Поскольку физическое лицо отрицало как получение денег от общества, так и передачу их первоначальным кредиторам, а почерковедческая экспертиза установила, что подписи на документах выполнены иным лицом, суд поддержал вывод налогового органа об отсутствии доказательств погашения обществом задолженности перед своими кредиторами. Поскольку кредиторы были ликвидированы, а задолженность перед ними не была погашена, данная задолженность подлежит включению в состав доходов общества, подлежащих налогообложению.
(Юридическая компания "TAXOLOGY")Налоговый орган пришел к выводу, что денежные средства, полученные от общества его директором и не возвращенные им обществу, являются в соответствии со ст. 210 НК РФ доходами генерального директора, подлежащими обложению НДФЛ. По мнению общества, налоговый орган не предоставил доказательств получения директором общества денежных средств безвозмездно от общества, в связи с чем нет оснований считать полученные им под отчет денежные средства его доходом. Суд признал обоснованным предложение налогового органа исчислить, удержать и перечислить в бюджет НДФЛ с выданных руководителю подотчетных средств, поскольку руководителю систематически выдавались денежные средства под отчет, независимо от того, отчитался он за подотчетные суммы, полученные ранее, или нет. Суд принял во внимание, что авансовые отчеты руководителем не составлялись, приказы на выдачу денег под отчет не издавались, возникающая (нарастающая) задолженность перед обществом погашалась путем оформления приходных кассовых ордеров на возврат подотчетных сумм в кассу общества без фактического внесения в кассу денежных средств. Формальный характер возврата денежных средств подтверждается показаниями сотрудников общества, отвечающих за составление кассовых ордеров, а также за ведение учета общества. Согласно представленным документам возвращенные руководителем денежные средства использовались для погашения задолженности общества по договорам займа перед физическим лицом, которому кредиторы общества уступили право требования по договору цессии. Поскольку физическое лицо отрицало как получение денег от общества, так и передачу их первоначальным кредиторам, а почерковедческая экспертиза установила, что подписи на документах выполнены иным лицом, суд поддержал вывод налогового органа об отсутствии доказательств погашения обществом задолженности перед своими кредиторами. Поскольку кредиторы были ликвидированы, а задолженность перед ними не была погашена, данная задолженность подлежит включению в состав доходов общества, подлежащих налогообложению.
Нормативные акты
Приказ Минсельхоза РФ от 06.06.2003 N 792
"Об утверждении Методических рекомендаций по бухгалтерскому учету затрат на производство и калькулированию себестоимости продукции (работ, услуг) в сельскохозяйственных организациях"В средних и крупных организациях для получения систематизированной информации в этих целях рекомендуется ведение сводного регистра, обеспечивающего совмещение статей и элементов затрат, - "Накопительной ведомости учета общехозяйственных расходов", примерная форма которой представлена в приложении 3 к настоящим Методическим рекомендациям. Данную ведомость целесообразно составлять ежемесячно на основании соответствующих первичных документов: табелей учета использования рабочего времени, нарядов на сдельную работу, накладных внутрихозяйственного назначения, путевых листов, ведомостей начисления амортизации основных средств, платежных и расчетных документов, авансовых отчетов подотчетных лиц и др.
"Об утверждении Методических рекомендаций по бухгалтерскому учету затрат на производство и калькулированию себестоимости продукции (работ, услуг) в сельскохозяйственных организациях"В средних и крупных организациях для получения систематизированной информации в этих целях рекомендуется ведение сводного регистра, обеспечивающего совмещение статей и элементов затрат, - "Накопительной ведомости учета общехозяйственных расходов", примерная форма которой представлена в приложении 3 к настоящим Методическим рекомендациям. Данную ведомость целесообразно составлять ежемесячно на основании соответствующих первичных документов: табелей учета использования рабочего времени, нарядов на сдельную работу, накладных внутрихозяйственного назначения, путевых листов, ведомостей начисления амортизации основных средств, платежных и расчетных документов, авансовых отчетов подотчетных лиц и др.
<Рекомендации> МНС РФ
"Система налогового учета, рекомендуемая МНС России для исчисления прибыли в соответствии с нормами главы 25 Налогового кодекса Российской Федерации"- по служебным командировкам и другим аналогичным поездкам в рамках ведения уставной деятельности - дата утверждения авансового отчета;
"Система налогового учета, рекомендуемая МНС России для исчисления прибыли в соответствии с нормами главы 25 Налогового кодекса Российской Федерации"- по служебным командировкам и другим аналогичным поездкам в рамках ведения уставной деятельности - дата утверждения авансового отчета;
Энциклопедия спорных ситуаций по НДФЛ и страховым взносам.
Нужно ли удерживать НДФЛ с подотчетных сумм, если нет чека ККТ
(КонсультантПлюс, 2026)Лица, получившие наличные деньги под отчет, не позднее трех рабочих дней после дня истечения срока, на который им выданы эти деньги, или со дня выхода на работу должны предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Данное правило установлено в пп. 6.3 п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства".
Нужно ли удерживать НДФЛ с подотчетных сумм, если нет чека ККТ
(КонсультантПлюс, 2026)Лица, получившие наличные деньги под отчет, не позднее трех рабочих дней после дня истечения срока, на который им выданы эти деньги, или со дня выхода на работу должны предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Данное правило установлено в пп. 6.3 п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства".
Вопрос: Работник организации (начальник отдела), за которым закреплена именная корпоративная карта, передал ее своему подчиненному (работнику отдела) для приобретения ТМЦ для организации. Кто должен отчитаться по расходам и представить авансовый отчет (работник отдела или его начальник)?
(Консультация эксперта, 2024)Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете"). Представление авансового отчета закреплено за работником законодательно, в частности для отчета по подотчетным суммам, полученным наличными. При этом подотчетное лицо обязано в срок, установленный руководителем юридического лица, индивидуальным предпринимателем, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами (п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства").
(Консультация эксперта, 2024)Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете"). Представление авансового отчета закреплено за работником законодательно, в частности для отчета по подотчетным суммам, полученным наличными. При этом подотчетное лицо обязано в срок, установленный руководителем юридического лица, индивидуальным предпринимателем, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами (п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства").
Корреспонденция счетов: Как отразить в учете организации приобретение бланка вкладыша в трудовую книжку и его оформление, если с работника плата за бланк не взимается?..
(Консультация эксперта, 2026)Выдача наличных денег из кассы под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности организации, производится по расходному кассовому ордеру, который оформляется на основании распорядительного документа организации либо письменного заявления подотчетного лица. Распорядительный документ организации может быть оформлен на несколько выдач наличных денег одному или нескольким подотчетным лицам. В нем указываются фамилия (фамилии) и инициалы, сумма (суммы) наличных денег и срок (сроки), на который они выданы (п. 6, пп. 6.3 п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" (далее - Указание)).
(Консультация эксперта, 2026)Выдача наличных денег из кассы под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности организации, производится по расходному кассовому ордеру, который оформляется на основании распорядительного документа организации либо письменного заявления подотчетного лица. Распорядительный документ организации может быть оформлен на несколько выдач наличных денег одному или нескольким подотчетным лицам. В нем указываются фамилия (фамилии) и инициалы, сумма (суммы) наличных денег и срок (сроки), на который они выданы (п. 6, пп. 6.3 п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" (далее - Указание)).
Энциклопедия спорных ситуаций по НДФЛ и страховым взносам.
Облагаются ли НДФЛ подотчетные средства, если сотрудник по ним не отчитался (отчитался несвоевременно)
(КонсультантПлюс, 2026)По мнению налоговых органов, подотчетные суммы являются доходом работников, поскольку, в частности, по одному из авансовых отчетов отсутствуют документы, подтверждающие расход денежных средств, другой составлен позже срока, установленного Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, введенным Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40. Кроме того, к последнему отчету приложен оправдательный документ на иностранном языке без построчного перевода на русский.
Облагаются ли НДФЛ подотчетные средства, если сотрудник по ним не отчитался (отчитался несвоевременно)
(КонсультантПлюс, 2026)По мнению налоговых органов, подотчетные суммы являются доходом работников, поскольку, в частности, по одному из авансовых отчетов отсутствуют документы, подтверждающие расход денежных средств, другой составлен позже срока, установленного Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, введенным Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40. Кроме того, к последнему отчету приложен оправдательный документ на иностранном языке без построчного перевода на русский.
Корреспонденция счетов: Как отразить в учете организации расходы по найму жилого помещения при направлении работника в заграничную командировку, если аванс на командировочные расходы перечислен на банковскую карту работника в рублях?..
(Консультация эксперта, 2026)Отметим, что операции по перечислению денежных средств на командировочные расходы на банковскую карту работника не подпадают под действие Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства".
(Консультация эксперта, 2026)Отметим, что операции по перечислению денежных средств на командировочные расходы на банковскую карту работника не подпадают под действие Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства".
Корреспонденция счетов: Как отразить в учете организации-арендодателя расходы на эксплуатацию автомобиля (ГСМ), переданного в аренду с экипажем, производимые в соответствии с договором аренды, если указанные расходы оплачиваются за наличный расчет через подотчетное лицо (водителя, который является работником организации)?..
(Консультация эксперта, 2026)Наличные деньги на расходы, связанные с осуществлением деятельности организации, выдаются из кассы под отчет по расходному кассовому ордеру на основании распорядительного документа организации либо письменного заявления подотчетного лица. Распорядительный документ допускается оформлять на несколько выдач наличных денег одному или нескольким подотчетным лицам с указанием фамилии (фамилий) и инициалов, суммы (сумм) наличных денег и срока (сроков), на который они выдаются (п. 6, пп. 6.3 п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства").
(Консультация эксперта, 2026)Наличные деньги на расходы, связанные с осуществлением деятельности организации, выдаются из кассы под отчет по расходному кассовому ордеру на основании распорядительного документа организации либо письменного заявления подотчетного лица. Распорядительный документ допускается оформлять на несколько выдач наличных денег одному или нескольким подотчетным лицам с указанием фамилии (фамилий) и инициалов, суммы (сумм) наличных денег и срока (сроков), на который они выдаются (п. 6, пп. 6.3 п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства").
Статья: Подотчетные деньги и займы: как избежать переквалификации в выплату зарплаты и доначислений налогов
(Гурдюмов Р.)
("ЭЖ-Бухгалтер", 2025, N 43)Так, в деле N А44-4628/2021 <8> конкурсный управляющий пытался взыскать деньги, выданные под отчет, утверждая, что авансовые отчеты заполнены некорректно, а целевое использование средств не подтверждено. Однако суды установили, что в спорный период должник вел активную хозяйственную деятельность, заключал субподрядные договоры в рамках государственного контракта. Получатель представил кассовые чеки на приобретение строительных материалов и дизельного топлива для автомобиля, который использовался для служебных поездок к объектам и был передан обществом в безвозмездное пользование по договору. А в другом деле, N А29-14604/2022 <9>, суд отказал во взыскании убытков из-за одобрения действий участниками общества.
(Гурдюмов Р.)
("ЭЖ-Бухгалтер", 2025, N 43)Так, в деле N А44-4628/2021 <8> конкурсный управляющий пытался взыскать деньги, выданные под отчет, утверждая, что авансовые отчеты заполнены некорректно, а целевое использование средств не подтверждено. Однако суды установили, что в спорный период должник вел активную хозяйственную деятельность, заключал субподрядные договоры в рамках государственного контракта. Получатель представил кассовые чеки на приобретение строительных материалов и дизельного топлива для автомобиля, который использовался для служебных поездок к объектам и был передан обществом в безвозмездное пользование по договору. А в другом деле, N А29-14604/2022 <9>, суд отказал во взыскании убытков из-за одобрения действий участниками общества.
Готовое решение: В каком порядке бухгалтеру принять авансовый отчет у работника
(КонсультантПлюс, 2026)Регистрация авансовых отчетов законом не предусмотрена. Если у вас есть необходимость вести учет авансовых отчетов, то вы можете отмечать их поступление в самостоятельно разработанном документе, например в журнале регистрации авансовых отчетов.
(КонсультантПлюс, 2026)Регистрация авансовых отчетов законом не предусмотрена. Если у вас есть необходимость вести учет авансовых отчетов, то вы можете отмечать их поступление в самостоятельно разработанном документе, например в журнале регистрации авансовых отчетов.
Статья: Закупка сырья и продукции у населения
(Антонов Е.В.)
("Бухгалтерский учет", 2025, N 10)Уполномоченные руководством организации для ведения закупок у населения лица, получившие под отчет денежные средства, должны представить авансовый отчет о действительном использовании выданных им сумм с приложением утвержденного закупочного акта, копии накладной о сдаче продукции. Выдача новых авансов производится только при условии полного расчета по ранее выданным авансам (Методические рекомендации по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утвержденные Письмом Роскомторга от 10.07.1996 N 1-794/32-5).
(Антонов Е.В.)
("Бухгалтерский учет", 2025, N 10)Уполномоченные руководством организации для ведения закупок у населения лица, получившие под отчет денежные средства, должны представить авансовый отчет о действительном использовании выданных им сумм с приложением утвержденного закупочного акта, копии накладной о сдаче продукции. Выдача новых авансов производится только при условии полного расчета по ранее выданным авансам (Методические рекомендации по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утвержденные Письмом Роскомторга от 10.07.1996 N 1-794/32-5).
Корреспонденция счетов: Как отразить в учете суточные, выплаченные работнику в иностранной валюте по однодневной заграничной командировке?..
(Консультация эксперта, 2026)- на последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет, - 79,5 руб/евро.
(Консультация эксперта, 2026)- на последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет, - 79,5 руб/евро.