Проверка наличия и состояния архивных документов
Подборка наиболее важных документов по запросу Проверка наличия и состояния архивных документов (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Формы документов
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Статья: К вопросу о направлениях воздействия экстраординарных (кризисных) ситуаций на судебную систему
(Мордасова Е.А.)
("Мировой судья", 2025, N 9)4) назначение лиц, ответственных за обеспечение транспортировки и сохранности документов, образовавшихся в процессе деятельности суда (позднее - после массового перемещения архивных документов вследствие чрезвычайной ситуации, в результате которой документы могли бы быть утрачены или повреждены, - проведение проверки наличия и состояния документов специальной комиссией в соответствии с п. 10 Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 19 марта 2019 г. N 56 <14>);
(Мордасова Е.А.)
("Мировой судья", 2025, N 9)4) назначение лиц, ответственных за обеспечение транспортировки и сохранности документов, образовавшихся в процессе деятельности суда (позднее - после массового перемещения архивных документов вследствие чрезвычайной ситуации, в результате которой документы могли бы быть утрачены или повреждены, - проведение проверки наличия и состояния документов специальной комиссией в соответствии с п. 10 Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 19 марта 2019 г. N 56 <14>);
Готовое решение: Как уволить работников при реорганизации организации
(КонсультантПлюс, 2025)Если у организации-правопреемника есть собственный архив и личные дела уволенных работников с учетом сроков подлежат сдаче в архив, то их обычно передают в этот архив. Если такого нет, документы можно передавать по договору на хранение в государственный или муниципальный архив. Подготовка личных дел для передачи в архив проводится в обычном порядке (в частности, проверяют наличие и состояние входящих в них документов). Передача оформляется актом приема-передачи. Это следует из ч. 2 ст. 13, ч. 4 ст. 18 Закона об архивном деле, п. п. 216, 224 Правил, утвержденных Приказом Росархива от 31.07.2023 N 77, п. 445 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236.
(КонсультантПлюс, 2025)Если у организации-правопреемника есть собственный архив и личные дела уволенных работников с учетом сроков подлежат сдаче в архив, то их обычно передают в этот архив. Если такого нет, документы можно передавать по договору на хранение в государственный или муниципальный архив. Подготовка личных дел для передачи в архив проводится в обычном порядке (в частности, проверяют наличие и состояние входящих в них документов). Передача оформляется актом приема-передачи. Это следует из ч. 2 ст. 13, ч. 4 ст. 18 Закона об архивном деле, п. п. 216, 224 Правил, утвержденных Приказом Росархива от 31.07.2023 N 77, п. 445 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236.
Нормативные акты
"ГОСТ Р 7.0.8-2025. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"
(утв. Приказом Росстандарта от 28.01.2025 N 30-ст)151 проверка наличия и состояния архивных документов: Установление соответствия фактического наличия количества единиц хранения записям в учетных документах архива, а также выявление архивных документов, требующих консервации, реставрации, физико-химической и технической обработки.
(утв. Приказом Росстандарта от 28.01.2025 N 30-ст)151 проверка наличия и состояния архивных документов: Установление соответствия фактического наличия количества единиц хранения записям в учетных документах архива, а также выявление архивных документов, требующих консервации, реставрации, физико-химической и технической обработки.
Статья: Организация работы архива в районном суде
(Горюнов В.В.)
("Администратор суда", 2023, N 4)- исключение хранения ключей от архивохранилища в условиях, допускающих возможность доступа иных лиц, за исключением работников архива;
(Горюнов В.В.)
("Администратор суда", 2023, N 4)- исключение хранения ключей от архивохранилища в условиях, допускающих возможность доступа иных лиц, за исключением работников архива;
Статья: Проблемы при передаче дел в архив
(Никулина С.)
("Делопроизводство", 2025, N 1)Наличие и состояние документов в архиве, в том числе электронных, надо периодически проверять: бумаги - раз в 10 лет, файлы - раз в год (п. 97 Правил N 77).
(Никулина С.)
("Делопроизводство", 2025, N 1)Наличие и состояние документов в архиве, в том числе электронных, надо периодически проверять: бумаги - раз в 10 лет, файлы - раз в год (п. 97 Правил N 77).
Статья: Содержание деятельности администратора суда в организации ведения архивного делопроизводства в районных судах Российской Федерации
(Жолобов Я.Б., Латышева Н.А.)
("Администратор суда", 2021, N 4)Общие выводы, согласно приведенному своду обобщенных данных, заключаются в следующем. Администраторы районных судов лишь в каждом третьем случае являются участниками системы управления архивным делопроизводством в судах. То есть лишь в 1/3 судов администраторы судов: готовят проекты локальных нормативных актов; участвуют как субъекты контроля в составлении текста сводной номенклатуры дел суда на следующий год с целью организации системы документирования и документооборота; участвуют в текущей экспертизе ценности документов посредством членства в экспертной комиссии суда; организуют взаимодействие с соответствующими государственными (муниципальными) архивами по вопросам организации архивного хранения судебных документов. В среднем в каждом втором районном суде администраторы судов участвуют в проверках наличия и сохранности документов архива, ведут контроль своевременной передачи дел в архив и использования архивного фонда суда, а также обеспечивают постоянное взаимодействие с филиалами ФГБУ ИАЦ Судебного департамента при использовании электронных платформ в архивном деле. При этом подавляющее большинство администраторов районных судов (более 70%) обеспечивают контроль учетной дисциплины в архиве, в том числе и содержания паспорта архива (составляется ежегодно по состоянию на 1 декабря). Все без исключения администраторы районных судов создают необходимые технологические и материально-технические условия для надлежащего функционирования архивохранилищ и обучения работников аппарата требованиям противопожарной безопасности. Практически все администраторы районных судов обеспечивают контроль уборки помещений, в которых располагаются единицы архивного хранения, и не допускают ненадлежащее их хранение в не приспособленных для этого местах. Большая часть администраторов судов (70%) непосредственно, путем личного участия, обеспечивают процесс уничтожения документов, сроки хранения которых в суде истекли. Двое из тридцати семи администраторов районных судов Санкт-Петербурга и Ленинградской области содействуют в обеспечении всех направлений, представленных в анализируемой таблице, что, безусловно, свидетельствует об их высоком профессионализме.
(Жолобов Я.Б., Латышева Н.А.)
("Администратор суда", 2021, N 4)Общие выводы, согласно приведенному своду обобщенных данных, заключаются в следующем. Администраторы районных судов лишь в каждом третьем случае являются участниками системы управления архивным делопроизводством в судах. То есть лишь в 1/3 судов администраторы судов: готовят проекты локальных нормативных актов; участвуют как субъекты контроля в составлении текста сводной номенклатуры дел суда на следующий год с целью организации системы документирования и документооборота; участвуют в текущей экспертизе ценности документов посредством членства в экспертной комиссии суда; организуют взаимодействие с соответствующими государственными (муниципальными) архивами по вопросам организации архивного хранения судебных документов. В среднем в каждом втором районном суде администраторы судов участвуют в проверках наличия и сохранности документов архива, ведут контроль своевременной передачи дел в архив и использования архивного фонда суда, а также обеспечивают постоянное взаимодействие с филиалами ФГБУ ИАЦ Судебного департамента при использовании электронных платформ в архивном деле. При этом подавляющее большинство администраторов районных судов (более 70%) обеспечивают контроль учетной дисциплины в архиве, в том числе и содержания паспорта архива (составляется ежегодно по состоянию на 1 декабря). Все без исключения администраторы районных судов создают необходимые технологические и материально-технические условия для надлежащего функционирования архивохранилищ и обучения работников аппарата требованиям противопожарной безопасности. Практически все администраторы районных судов обеспечивают контроль уборки помещений, в которых располагаются единицы архивного хранения, и не допускают ненадлежащее их хранение в не приспособленных для этого местах. Большая часть администраторов судов (70%) непосредственно, путем личного участия, обеспечивают процесс уничтожения документов, сроки хранения которых в суде истекли. Двое из тридцати семи администраторов районных судов Санкт-Петербурга и Ленинградской области содействуют в обеспечении всех направлений, представленных в анализируемой таблице, что, безусловно, свидетельствует об их высоком профессионализме.
Вопрос: Каков порядок хранения документов с постоянным сроком хранения?
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2025)Размещение, хранение, учет, проведение проверки наличия и состояния архивных документов, являющихся носителями сведений, составляющих государственную тайну, а также частично рассекреченных единиц хранения, осуществляется в государственном органе, органе местного самоуправления, организации в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне (п. 202 Правил хранения документов).
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2025)Размещение, хранение, учет, проведение проверки наличия и состояния архивных документов, являющихся носителями сведений, составляющих государственную тайну, а также частично рассекреченных единиц хранения, осуществляется в государственном органе, органе местного самоуправления, организации в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне (п. 202 Правил хранения документов).
Статья: Как хранить документы на бумаге и в электронном виде по новым правилам
(Катаева Н.Н.)
("Главная книга", 2023, N 22)Документы, которые переданы на хранение в архив, нужно периодически проверять (фактическое наличие и физическое состояние). Проверки можно проводить в плановом порядке на основании ЛНА организации. Документы на бумажном носителе нужно проверять не реже одного раза в 10 лет, электронные архивные документы на отдельных носителях (жестких дисках) - раз в 5 лет. А электронные архивные документы в СХЭД проверяются в автоматическом режиме ежегодно <28>.
(Катаева Н.Н.)
("Главная книга", 2023, N 22)Документы, которые переданы на хранение в архив, нужно периодически проверять (фактическое наличие и физическое состояние). Проверки можно проводить в плановом порядке на основании ЛНА организации. Документы на бумажном носителе нужно проверять не реже одного раза в 10 лет, электронные архивные документы на отдельных носителях (жестких дисках) - раз в 5 лет. А электронные архивные документы в СХЭД проверяются в автоматическом режиме ежегодно <28>.