Правила заполнения отчета по трудовым книжкам
Подборка наиболее важных документов по запросу Правила заполнения отчета по трудовым книжкам (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Судебная практика
Постановление Третьего арбитражного апелляционного суда от 11.07.2023 по делу N А33-11380/2022
Требование: О взыскании суммы гранта, предоставленной по соглашению о предоставлении грантовой поддержки.
Решение: В удовлетворении требования отказано.Доводу о необходимости ведения трудовых книжек лиц, впервые принятых на работу в 2021 году, в электронном виде, была дана надлежащая оценка судом первой инстанции. Само по себе несоблюдение работодателем порядка ведения трудовых книжек, не свидетельствует о невыполнении работниками трудовой деятельности в организации и не опровергает факт выполнения грантополучателем показателя по созданию 7 рабочих мест в рамках выполнения соглашения N 13 и реализации грантового проекта. При этом, суд апелляционной инстанции принимает во внимание, что в силу пункта 4.2 Порядка N 127-п трудовые книжки не являются обязательными документами, предоставляемыми с отчетом, копии трудовых книжек представляются по собственной инициативе грантополучателя.
Требование: О взыскании суммы гранта, предоставленной по соглашению о предоставлении грантовой поддержки.
Решение: В удовлетворении требования отказано.Доводу о необходимости ведения трудовых книжек лиц, впервые принятых на работу в 2021 году, в электронном виде, была дана надлежащая оценка судом первой инстанции. Само по себе несоблюдение работодателем порядка ведения трудовых книжек, не свидетельствует о невыполнении работниками трудовой деятельности в организации и не опровергает факт выполнения грантополучателем показателя по созданию 7 рабочих мест в рамках выполнения соглашения N 13 и реализации грантового проекта. При этом, суд апелляционной инстанции принимает во внимание, что в силу пункта 4.2 Порядка N 127-п трудовые книжки не являются обязательными документами, предоставляемыми с отчетом, копии трудовых книжек представляются по собственной инициативе грантополучателя.
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Готовое решение: Как вести трудовую книжку в бумажном виде
(КонсультантПлюс, 2025)Организуйте хранение бланков трудовой книжки и вкладыша в нее как документов строгой отчетности (п. 41 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).
(КонсультантПлюс, 2025)Организуйте хранение бланков трудовой книжки и вкладыша в нее как документов строгой отчетности (п. 41 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).
Готовое решение: Как учитывать бланки трудовых книжек и вкладышей в них
(КонсультантПлюс, 2025)Бланки трудовых книжек и вкладышей в них являются документами строгой отчетности (п. 41 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).
(КонсультантПлюс, 2025)Бланки трудовых книжек и вкладышей в них являются документами строгой отчетности (п. 41 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).
Нормативные акты
Приказ Минздравсоцразвития РФ от 30.03.2011 N 251н
"Об утверждении Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, раздел "Квалификационные характеристики должностей работников культуры, искусства и кинематографии"
(Зарегистрировано в Минюсте РФ 24.05.2011 N 20835)Должностные обязанности. Осуществляет руководство общим отделом организации. Разрабатывает положение об отделе, инструкцию по ведению делопроизводства и номенклатуру дел организации. Осуществляет контроль за принятием и регистрацией корреспонденции, передачей документов на исполнение, оформлением регистрационных карточек, созданием банка данных. Организует работу по учету, архивированию и хранению документов в текущем архиве организации, хранению трудовых книжек. Возглавляет работу по разработке перспективных и текущих планов работы отдела, составлению отчетов об их выполнении. Осуществляет контроль своевременной отправки исполненных документов по адресам. Оформляет расчеты: за нотариально заверенные документы, услуги почтовой связи. Возглавляет работу по созданию и ведению базы данных документов организации, оказывает методическую помощь в обеспечении удобного и быстрого их поиска. Обеспечивает проведение работ по экспертизе ценности документов организации, руководит работой по подготовке и сдаче их в архив, составлению описи дел, передаваемых на хранение в архив. Участвует в работе аттестационной комиссии, контролирует реализацию ее решений. Изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления. Осуществляет контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях организации и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка. Контролирует подготовку документов для назначения пенсий работникам организации. Обеспечивает расстановку работников отдела. Способствует развитию творческой инициативы работников организации и повышению их квалификации.
"Об утверждении Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, раздел "Квалификационные характеристики должностей работников культуры, искусства и кинематографии"
(Зарегистрировано в Минюсте РФ 24.05.2011 N 20835)Должностные обязанности. Осуществляет руководство общим отделом организации. Разрабатывает положение об отделе, инструкцию по ведению делопроизводства и номенклатуру дел организации. Осуществляет контроль за принятием и регистрацией корреспонденции, передачей документов на исполнение, оформлением регистрационных карточек, созданием банка данных. Организует работу по учету, архивированию и хранению документов в текущем архиве организации, хранению трудовых книжек. Возглавляет работу по разработке перспективных и текущих планов работы отдела, составлению отчетов об их выполнении. Осуществляет контроль своевременной отправки исполненных документов по адресам. Оформляет расчеты: за нотариально заверенные документы, услуги почтовой связи. Возглавляет работу по созданию и ведению базы данных документов организации, оказывает методическую помощь в обеспечении удобного и быстрого их поиска. Обеспечивает проведение работ по экспертизе ценности документов организации, руководит работой по подготовке и сдаче их в архив, составлению описи дел, передаваемых на хранение в архив. Участвует в работе аттестационной комиссии, контролирует реализацию ее решений. Изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления. Осуществляет контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях организации и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка. Контролирует подготовку документов для назначения пенсий работникам организации. Обеспечивает расстановку работников отдела. Способствует развитию творческой инициативы работников организации и повышению их квалификации.
"Доклад с руководством по соблюдению обязательных требований, дающих разъяснение, какое поведение является правомерным, а также разъяснение новых требований нормативных правовых актов за IV квартал 2018 года. Перечень нормативных правовых актов или их отдельных частей, содержащих обязательные требования. Руководство по соблюдению обязательных требований"
(утв. Рострудом)Согласно п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках") по окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.
(утв. Рострудом)Согласно п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках") по окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.
Тематический выпуск: Налогообложение доходов физических лиц и страховые взносы: сложные вопросы исчисления и уплаты
(под ред. А.В. Брызгалина)
("Налоги и финансовое право", 2023, N 9)Также необходимо отразить изменения в трудовых книжках работников (в случае их ведения) и в сведениях о трудовой деятельности (ч. 2 ст. 66.1 ТК РФ, п. п. 10, 13 Порядка, утв. Приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н "Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек").
(под ред. А.В. Брызгалина)
("Налоги и финансовое право", 2023, N 9)Также необходимо отразить изменения в трудовых книжках работников (в случае их ведения) и в сведениях о трудовой деятельности (ч. 2 ст. 66.1 ТК РФ, п. п. 10, 13 Порядка, утв. Приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н "Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек").
Статья: Аудит трудовых книжек в конце года
(Ливена С.В.)
("Кадровик-практик", 2024, N 10)Согласно п. 41 Порядка ведения и хранения трудовых книжек бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся у работодателя как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке. По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию работодателя отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.
(Ливена С.В.)
("Кадровик-практик", 2024, N 10)Согласно п. 41 Порядка ведения и хранения трудовых книжек бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся у работодателя как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке. По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию работодателя отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.
Статья: Трудовая книжка с "детективным" сюжетом
(Сиверцева Н.)
("Практическая бухгалтерия", 2023, N 5)В описанной ситуации можно сделать вывод об испорченном бланке вкладыша. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта (абз. 2 п. 42 Правил ведения трудовых книжек).
(Сиверцева Н.)
("Практическая бухгалтерия", 2023, N 5)В описанной ситуации можно сделать вывод об испорченном бланке вкладыша. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта (абз. 2 п. 42 Правил ведения трудовых книжек).
Статья: Записи о переводах на другую работу в трудовых книжках: вопросы от новичков
(Ливена С.В.)
("Кадровик-практик", 2024, N 7)Если работник был переведен временно, но потом перевод стал постоянным, как должна выглядеть запись о переводе в трудовой книжке?
(Ливена С.В.)
("Кадровик-практик", 2024, N 7)Если работник был переведен временно, но потом перевод стал постоянным, как должна выглядеть запись о переводе в трудовой книжке?
Статья: Регулирование электронного документооборота по трудовому праву России: актуальное состояние и перспективы развития
(Кондратенко А.М., Гиряева В.Н.)
("Трудовое право в России и за рубежом", 2022, N 3)1 января 2021 г. вступил в силу Федеральный закон от 16 декабря 2019 г. N 439-ФЗ. В правовой оборот наряду с трудовой книжкой были введены "сведения о трудовой деятельности" - отчет работодателя по форме СТД-Р <4>. Именно отчет СТД-Р стали называть "электронной трудовой книжкой".
(Кондратенко А.М., Гиряева В.Н.)
("Трудовое право в России и за рубежом", 2022, N 3)1 января 2021 г. вступил в силу Федеральный закон от 16 декабря 2019 г. N 439-ФЗ. В правовой оборот наряду с трудовой книжкой были введены "сведения о трудовой деятельности" - отчет работодателя по форме СТД-Р <4>. Именно отчет СТД-Р стали называть "электронной трудовой книжкой".
Вопрос: Как отразить в бухгалтерском и налоговом учете расходы на приобретение трудовых книжек?
(Консультация эксперта, 2025)Согласно абз. 1 п. 41 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утвержденного Приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н (далее - Порядок N 320н), бланки трудовых книжек и вкладышей в них относятся к бланкам строгой отчетности, что означает, что они отражаются на забалансовом счете 006 "Бланки строгой отчетности" (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, Письмо Минфина России от 29.01.2008 N 07-05-06/18).
(Консультация эксперта, 2025)Согласно абз. 1 п. 41 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утвержденного Приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н (далее - Порядок N 320н), бланки трудовых книжек и вкладышей в них относятся к бланкам строгой отчетности, что означает, что они отражаются на забалансовом счете 006 "Бланки строгой отчетности" (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, Письмо Минфина России от 29.01.2008 N 07-05-06/18).
Готовое решение: Как организовать ведение кадрового делопроизводства в организации
(КонсультантПлюс, 2025)Так, есть специальные правила хранения документов, содержащих персональные данные работников. При их хранении нужно принимать специальные меры защиты (как при хранении в бумажном виде, так и в электронном виде). Это следует, в частности, из ч. 14 ст. 22.3, п. 7 ст. 86, ст. 87 ТК РФ, п. 3 ст. 3, ст. 7, ч. 1 ст. 19 Закона о персональных данных, ч. 1 ст. 17 Закона об архивном деле. Еще, например, есть специальные требования к хранению бумажных трудовых книжек. Вам нужно в том числе приказом назначить уполномоченное лицо, а бланки хранить как документы строгой отчетности (ч. 2 ст. 66 ТК РФ, п. п. 41, 42 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).
(КонсультантПлюс, 2025)Так, есть специальные правила хранения документов, содержащих персональные данные работников. При их хранении нужно принимать специальные меры защиты (как при хранении в бумажном виде, так и в электронном виде). Это следует, в частности, из ч. 14 ст. 22.3, п. 7 ст. 86, ст. 87 ТК РФ, п. 3 ст. 3, ст. 7, ч. 1 ст. 19 Закона о персональных данных, ч. 1 ст. 17 Закона об архивном деле. Еще, например, есть специальные требования к хранению бумажных трудовых книжек. Вам нужно в том числе приказом назначить уполномоченное лицо, а бланки хранить как документы строгой отчетности (ч. 2 ст. 66 ТК РФ, п. п. 41, 42 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).
Статья: Трудовые книжки нового и старого образца
(Иванова И.Е.)
("Руководитель автономного учреждения", 2023, N 3)4. По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение книжек, обязано представить в бухгалтерию отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации (п. 41 Порядка N 320н).
(Иванова И.Е.)
("Руководитель автономного учреждения", 2023, N 3)4. По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение книжек, обязано представить в бухгалтерию отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации (п. 41 Порядка N 320н).
"Сложные вопросы изменений трудового законодательства в 2021 году"
(Шестакова Е.В.)
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2021)Закон дает возможность прийти сторонам к соглашению в вопросе не ведения трудовой книжки. При наличии соглашения, как установлено ТК РФ, работодателю не нужно соблюдать правила ведения и хранения трудовых книжек в отношении данного работника, у него не наступит ответственности в случае задержки ее выдачи при увольнении и пр.
(Шестакова Е.В.)
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2021)Закон дает возможность прийти сторонам к соглашению в вопросе не ведения трудовой книжки. При наличии соглашения, как установлено ТК РФ, работодателю не нужно соблюдать правила ведения и хранения трудовых книжек в отношении данного работника, у него не наступит ответственности в случае задержки ее выдачи при увольнении и пр.
Статья: Исправление в кадровых документах наименований должностей, содержащих иностранные слова и аббревиатуры
(Ливена С.В.)
("Кадровик-практик", 2025, N 5)В приведенных образцах заполнения трудовой книжки вы видите ссылку на приказ в графе 4. Что это за приказ? Закон не обязывает издавать приказ о переименовании должностей. Однако, как правило, он издается. Это удобно. Порядок ведения и хранения трудовых книжек требует указывать в графе 4 распорядительный документ работодателя, которым оформляется кадровое мероприятие. Такой документ обычно указывают и в отчете ЕФС-1. Поэтому данный приказ принято издавать.
(Ливена С.В.)
("Кадровик-практик", 2025, N 5)В приведенных образцах заполнения трудовой книжки вы видите ссылку на приказ в графе 4. Что это за приказ? Закон не обязывает издавать приказ о переименовании должностей. Однако, как правило, он издается. Это удобно. Порядок ведения и хранения трудовых книжек требует указывать в графе 4 распорядительный документ работодателя, которым оформляется кадровое мероприятие. Такой документ обычно указывают и в отчете ЕФС-1. Поэтому данный приказ принято издавать.