Подотчетное лицо потратило свои деньги
Подборка наиболее важных документов по запросу Подотчетное лицо потратило свои деньги (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Статья: Комментарий к Письму Министерства финансов РФ от 24.10.2025 N 03-04-05/103488 <Когда командировочные облагаются НДФЛ>
(Натырова Е.)
("Нормативные акты для бухгалтера", 2026, N 3)Таким образом, если работник потратил полученные под отчет командировочные средства на личные нужды и не вернул их в кассу или не представил оправдательные документы в установленный срок, эта сумма становится его доходом, с нее необходимо удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы.
(Натырова Е.)
("Нормативные акты для бухгалтера", 2026, N 3)Таким образом, если работник потратил полученные под отчет командировочные средства на личные нужды и не вернул их в кассу или не представил оправдательные документы в установленный срок, эта сумма становится его доходом, с нее необходимо удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы.
Статья: Когда подотчет - не подотчет: обзор судебных споров
(Овчинникова И.В.)
("Главная книга", 2023, N 20)Лицо, получившее деньги под отчет, обязано предъявить отчет о потраченных суммах и приложить к нему документы, подтверждающие их целевое расходование. Эти условия компания не выполнила. Более того, наличные под отчет можно выдавать только работникам компании, с которыми заключен трудовой договор <6>. Однако человек, у которого фактически оказались деньги, к компании вообще никакого отношения не имел. А значит, законных оснований для передачи ему средств не было. Фактически директор распорядился деньгами как своими собственными. Следовательно, получил доход в рамках трудовых отношений. А поскольку есть доход, значит, в бюджет с этой суммы должны поступить страховые взносы.
(Овчинникова И.В.)
("Главная книга", 2023, N 20)Лицо, получившее деньги под отчет, обязано предъявить отчет о потраченных суммах и приложить к нему документы, подтверждающие их целевое расходование. Эти условия компания не выполнила. Более того, наличные под отчет можно выдавать только работникам компании, с которыми заключен трудовой договор <6>. Однако человек, у которого фактически оказались деньги, к компании вообще никакого отношения не имел. А значит, законных оснований для передачи ему средств не было. Фактически директор распорядился деньгами как своими собственными. Следовательно, получил доход в рамках трудовых отношений. А поскольку есть доход, значит, в бюджет с этой суммы должны поступить страховые взносы.
Судебная практика
Подборка судебных решений за 2024 год: Статья 209 "Объект налогообложения" главы 23 "Налог на доходы физических лиц" НК РФ
(Юридическая компания "TAXOLOGY")Налоговый орган доначислил НДФЛ и страховые взносы, сделав вывод об искажении обществом сведений о размере выплаченных его работникам средств путем фиктивного создания подотчетных операций без их фактического осуществления. Общество оспорило доначисление, указав, что налоговый орган не доказал наличие предусмотренных ст. ст. 209, 420 НК РФ объектов налогообложения. Также общество считает, что денежные средства, потраченные работником на приобретение товарно-материальных ценностей и возвращенные в кассу, не могут быть признаны его доходом. Суд установил, что общество дважды в месяц в определенные даты перечисляло денежные средства своим сотрудникам с назначением платежа "в подотчет", при этом в колонке "Вид платежа" указано "зарплата"; достоверных доказательств использования подотчетных денежных средств для нужд общества, в том числе оприходования товарно-материальных ценностей, не представлено. Суд принял во внимание, что суммы остатков с предыдущих авансов, указанных в авансовых отчетах, не соответствуют фактическим остаткам, суммы поступивших денежных средств в подотчет по данным авансовых отчетов не соответствуют фактически выплаченным суммам, количество фактически приложенных чеков к авансовым отчетам не соответствуют данным самого авансового отчета, факты возврата денежных средств в кассу общества (суммы и даты по приходным кассовым ордерам) не соотносятся с данными авансовых отчетов и данными выписки банка. Данные обстоятельства свидетельствуют о формальности составления авансовых отчетов. Суд признал доначисление НДФЛ и страховых взносов обоснованным, так как доказательства использования перечисленных сотрудникам подотчетных денежных средств на нужды общества не представлены, оприходование товарно-материальных ценностей в установленном порядке не подтверждено, авансовые отчеты составлены формально.
(Юридическая компания "TAXOLOGY")Налоговый орган доначислил НДФЛ и страховые взносы, сделав вывод об искажении обществом сведений о размере выплаченных его работникам средств путем фиктивного создания подотчетных операций без их фактического осуществления. Общество оспорило доначисление, указав, что налоговый орган не доказал наличие предусмотренных ст. ст. 209, 420 НК РФ объектов налогообложения. Также общество считает, что денежные средства, потраченные работником на приобретение товарно-материальных ценностей и возвращенные в кассу, не могут быть признаны его доходом. Суд установил, что общество дважды в месяц в определенные даты перечисляло денежные средства своим сотрудникам с назначением платежа "в подотчет", при этом в колонке "Вид платежа" указано "зарплата"; достоверных доказательств использования подотчетных денежных средств для нужд общества, в том числе оприходования товарно-материальных ценностей, не представлено. Суд принял во внимание, что суммы остатков с предыдущих авансов, указанных в авансовых отчетах, не соответствуют фактическим остаткам, суммы поступивших денежных средств в подотчет по данным авансовых отчетов не соответствуют фактически выплаченным суммам, количество фактически приложенных чеков к авансовым отчетам не соответствуют данным самого авансового отчета, факты возврата денежных средств в кассу общества (суммы и даты по приходным кассовым ордерам) не соотносятся с данными авансовых отчетов и данными выписки банка. Данные обстоятельства свидетельствуют о формальности составления авансовых отчетов. Суд признал доначисление НДФЛ и страховых взносов обоснованным, так как доказательства использования перечисленных сотрудникам подотчетных денежных средств на нужды общества не представлены, оприходование товарно-материальных ценностей в установленном порядке не подтверждено, авансовые отчеты составлены формально.
Подборка судебных решений за 2023 год: Статья 226 "Особенности исчисления налога налоговыми агентами. Порядок и сроки уплаты налога налоговыми агентами" главы 23 "Налог на доходы физических лиц" НК РФ
(АО "Центр экономических экспертиз "Налоги и финансовое право")Поскольку выданные под отчет сотрудникам денежные средства были потрачены ими на личные нужды, эти суммы являются объектом обложения НДФЛ.
(АО "Центр экономических экспертиз "Налоги и финансовое право")Поскольку выданные под отчет сотрудникам денежные средства были потрачены ими на личные нужды, эти суммы являются объектом обложения НДФЛ.
Вопрос: Можно ли учитывать в составе расходов на АУСН безналичную оплату работником (его личной картой) при оплате в торговых точках с выдачей чека ККТ и при оплате онлайн? Если да, то надо ли составлять авансовый отчет? Какие документы подтверждают расход?
(Консультация эксперта, Минфин России, 2026)Вместе с тем, если работник организации закупает товар за счет своих собственных средств, а уже затем организация возмещает работнику потраченные на эти цели денежные средства, без оформления авансового отчета было бы затруднительно возместить ему потраченную сумму.
(Консультация эксперта, Минфин России, 2026)Вместе с тем, если работник организации закупает товар за счет своих собственных средств, а уже затем организация возмещает работнику потраченные на эти цели денежные средства, без оформления авансового отчета было бы затруднительно возместить ему потраченную сумму.
Готовое решение: Порядок заполнения и представления авансового отчета
(КонсультантПлюс, 2026)Возможна и иная ситуация. Если работник потратил свои деньги для служебных целей, он имеет право на компенсацию своих расходов (ст. 164 ТК РФ).
(КонсультантПлюс, 2026)Возможна и иная ситуация. Если работник потратил свои деньги для служебных целей, он имеет право на компенсацию своих расходов (ст. 164 ТК РФ).
Типовая ситуация: Подотчет: кому выдавать, как оформить и учесть
(Издательство "Главная книга", 2026)Расходы, которые работник оплатил за свои деньги без получения подотчета, тоже можно возместить по авансовому отчету, указав потраченную сумму как перерасход. Другой вариант - оформить заявление работника о возмещении расходов с приложением подтверждающих документов, а на их основании - приказ руководителя.
(Издательство "Главная книга", 2026)Расходы, которые работник оплатил за свои деньги без получения подотчета, тоже можно возместить по авансовому отчету, указав потраченную сумму как перерасход. Другой вариант - оформить заявление работника о возмещении расходов с приложением подтверждающих документов, а на их основании - приказ руководителя.
Статья: Как дисциплинировать нерадивых подотчетников: три способа
(Овчинникова И.В.)
("Главная книга", 2024, N 19)Для начала составьте локальный документ (например, инструкцию или положение), в котором утвердите порядок компенсации расходов, оплаченных работниками за свой счет. Ознакомьте подотчетников с документом под подпись.
(Овчинникова И.В.)
("Главная книга", 2024, N 19)Для начала составьте локальный документ (например, инструкцию или положение), в котором утвердите порядок компенсации расходов, оплаченных работниками за свой счет. Ознакомьте подотчетников с документом под подпись.
Тематический выпуск: Судебная практика по налоговым и финансовым спорам. 2023 год
(под ред. А.В. Брызгалина)
("Налоги и финансовое право", 2024, N 4)Поскольку выданные под отчет сотрудникам денежные средства были потрачены ими на личные нужды, эти суммы являются объектом обложения НДФЛ (Постановление АС СКО от 21.12.2023 N Ф08-12850/2023 по делу N А53-45258/2022).
(под ред. А.В. Брызгалина)
("Налоги и финансовое право", 2024, N 4)Поскольку выданные под отчет сотрудникам денежные средства были потрачены ими на личные нужды, эти суммы являются объектом обложения НДФЛ (Постановление АС СКО от 21.12.2023 N Ф08-12850/2023 по делу N А53-45258/2022).
Статья: Корпоративные карты: разбираем нюансы работы с ними
(Овчинникова И.В.)
("Главная книга", 2024, N 15)Служебная записка об оплате расходов с корпоративной карты
(Овчинникова И.В.)
("Главная книга", 2024, N 15)Служебная записка об оплате расходов с корпоративной карты
Готовое решение: Как учреждению оформить и отразить в бухгалтерском (бюджетном) учете расчеты с подотчетными лицами
(КонсультантПлюс, 2026)Порядок возврата подотчетных сумм будет зависеть от того, как возвращаются деньги: в кассу или на банковскую карту учреждения.
(КонсультантПлюс, 2026)Порядок возврата подотчетных сумм будет зависеть от того, как возвращаются деньги: в кассу или на банковскую карту учреждения.
Готовое решение: Порядок возмещения расходов сотруднику в случае, если ему не выдавались денежные средства под отчет
(КонсультантПлюс, 2026)Порядок возмещения расходов сотруднику в случае, если ему не выдавались денежные средства под отчет
(КонсультантПлюс, 2026)Порядок возмещения расходов сотруднику в случае, если ему не выдавались денежные средства под отчет
Статья: Подотчетные суммы, потраченные не по назначению, облагаются НДФЛ
("Главная книга", 2025, N 19)Если работодатель выдал сотруднику денежную сумму под отчет, например на представительские расходы, но работник потратил эти деньги на личные нужды, с этой суммы нужно начислить НДФЛ.
("Главная книга", 2025, N 19)Если работодатель выдал сотруднику денежную сумму под отчет, например на представительские расходы, но работник потратил эти деньги на личные нужды, с этой суммы нужно начислить НДФЛ.
Статья: Свежая партия вопросов-ответов про подотчет
(Овчинникова И.В.)
("Главная книга", 2025, N 8)Работник возмещает деньги, потраченные на личные нужды:
(Овчинникова И.В.)
("Главная книга", 2025, N 8)Работник возмещает деньги, потраченные на личные нужды: