Передача кадровых документов в архив
Подборка наиболее важных документов по запросу Передача кадровых документов в архив (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Судебная практика
Апелляционное определение Суда Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 30.01.2024 по делу N 33-626/2024 (УИД 86RS0004-01-2023-003329-84)
Категория спора: Пенсионное обеспечение.
Требования заявителя: 1) О включении периода работы в трудовой стаж; 2) О взыскании компенсации морального вреда.
Обстоятельства: Истица указала, что ей назначена страховая пенсия по старости, при установлении размера пенсии пенсионным органом не учтены спорные периоды ее работы в детсаде-яслях и средней школе, истица считает действия ответчика неправомерными, а расчет и выплату трудовой пенсии без учета указанных периодов необоснованными, поскольку периоды работы подтверждаются записями в трудовой книжке и архивными справками.
Решение: 1) Удовлетворено; 2) Удовлетворено.Сведения государственного учреждения "Управление культуры, архивов и документации Алматинской области" от 24 марта 2022 года (л.д. 78) о том, что за периоды с 3 июня 1986 года по 20 августа 1986 года и с 10 сентября 1986 года по 17 апреля 1987 года в документах архивного фонда "Отдел народного образования исполнительного комитета Текелийского городского совета народных депутатов" сведения о Б.О. не содержатся, не свидетельствует о недостоверности записей в трудовой книжке истца, а указывает на ненадлежащее исполнение ее работодателем обязанности по передаче кадровых документов в архив, что согласуется с ранее данным ответом данного учреждения от 31 июля 2018 года, согласно которому документы за 1986, 1987, 1991 годы на государственной хранение поступили не в полном объеме.
Категория спора: Пенсионное обеспечение.
Требования заявителя: 1) О включении периода работы в трудовой стаж; 2) О взыскании компенсации морального вреда.
Обстоятельства: Истица указала, что ей назначена страховая пенсия по старости, при установлении размера пенсии пенсионным органом не учтены спорные периоды ее работы в детсаде-яслях и средней школе, истица считает действия ответчика неправомерными, а расчет и выплату трудовой пенсии без учета указанных периодов необоснованными, поскольку периоды работы подтверждаются записями в трудовой книжке и архивными справками.
Решение: 1) Удовлетворено; 2) Удовлетворено.Сведения государственного учреждения "Управление культуры, архивов и документации Алматинской области" от 24 марта 2022 года (л.д. 78) о том, что за периоды с 3 июня 1986 года по 20 августа 1986 года и с 10 сентября 1986 года по 17 апреля 1987 года в документах архивного фонда "Отдел народного образования исполнительного комитета Текелийского городского совета народных депутатов" сведения о Б.О. не содержатся, не свидетельствует о недостоверности записей в трудовой книжке истца, а указывает на ненадлежащее исполнение ее работодателем обязанности по передаче кадровых документов в архив, что согласуется с ранее данным ответом данного учреждения от 31 июля 2018 года, согласно которому документы за 1986, 1987, 1991 годы на государственной хранение поступили не в полном объеме.
Апелляционное определение Суда Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 10.09.2024 N 33-5901/2024 (УИД 86RS0004-01-2023-015792-40)
Категория спора: Пенсионное обеспечение.
Требования заявителя: 1) О признании недействительным решения об отказе в назначении пенсии; 2) О возложении обязанности назначить пенсию; 3) О включении периода работы в трудовой стаж.
Обстоятельства: Оспариваемым решением истице было отказано в назначении досрочной трудовой пенсии по старости ввиду отсутствия требуемого стажа. При этом в стаж истицы не были включены периоды ее работы в должности учительницы русского языка и литературы.
Решение: 1) Удовлетворено; 2) Удовлетворено; 3) Удовлетворено.Приходя к выводу о наличии оснований для включения спорных периодов в полном объеме, суд первой инстанции указал на то, что отсутствие сведений о заработной плате, о перечислении страховых взносов может иметь место по разным причинам: утрата (не передача работодателем) документов в архив, простои, отпуска без сохранения заработной платы, отпуска по уходу за ребенком; однако возникновение конституционного права истца на социальное обеспечение по возрасту не может быть поставлено в зависимость от прекращения деятельности юридического лица, неисполнения или ненадлежащего исполнения иными лицами своих обязательств вытекающих из служебных полномочий (неверное заполнение первичных кадровых документов, несвоевременная передача в архив, их утрата и т.д. не может являться препятствием для реализации пенсионных прав истца на получение пенсии.
Категория спора: Пенсионное обеспечение.
Требования заявителя: 1) О признании недействительным решения об отказе в назначении пенсии; 2) О возложении обязанности назначить пенсию; 3) О включении периода работы в трудовой стаж.
Обстоятельства: Оспариваемым решением истице было отказано в назначении досрочной трудовой пенсии по старости ввиду отсутствия требуемого стажа. При этом в стаж истицы не были включены периоды ее работы в должности учительницы русского языка и литературы.
Решение: 1) Удовлетворено; 2) Удовлетворено; 3) Удовлетворено.Приходя к выводу о наличии оснований для включения спорных периодов в полном объеме, суд первой инстанции указал на то, что отсутствие сведений о заработной плате, о перечислении страховых взносов может иметь место по разным причинам: утрата (не передача работодателем) документов в архив, простои, отпуска без сохранения заработной платы, отпуска по уходу за ребенком; однако возникновение конституционного права истца на социальное обеспечение по возрасту не может быть поставлено в зависимость от прекращения деятельности юридического лица, неисполнения или ненадлежащего исполнения иными лицами своих обязательств вытекающих из служебных полномочий (неверное заполнение первичных кадровых документов, несвоевременная передача в архив, их утрата и т.д. не может являться препятствием для реализации пенсионных прав истца на получение пенсии.
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Статья: Топ-3 ошибок привлечения к дисциплинарной ответственности
(Слесарев С.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2023, N 10)Примечание. См. статьи "Как передать кадровые документы в архив при ликвидации организации" в N 8, 2020, на с. 62 и "Если кадровые документы в архиве не обнаружены..." в N 10, 2020, на с. 50.
(Слесарев С.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2023, N 10)Примечание. См. статьи "Как передать кадровые документы в архив при ликвидации организации" в N 8, 2020, на с. 62 и "Если кадровые документы в архиве не обнаружены..." в N 10, 2020, на с. 50.
Готовое решение: Как организовать ведение кадрового делопроизводства в организации
(КонсультантПлюс, 2025)В любом случае при хранении кадровых документов, которые еще не переданы в архив, полезно опираться на Правила, утвержденные Приказом Росархива от 31.07.2023 N 77. Например, для хранения документов необходимо обеспечить реализацию комплекса мероприятий, направленных на поддержание документов в оптимальном физическом состоянии, минимизацию рисков их порчи и (или) утраты, в частности (п. 76 указанных Правил):
(КонсультантПлюс, 2025)В любом случае при хранении кадровых документов, которые еще не переданы в архив, полезно опираться на Правила, утвержденные Приказом Росархива от 31.07.2023 N 77. Например, для хранения документов необходимо обеспечить реализацию комплекса мероприятий, направленных на поддержание документов в оптимальном физическом состоянии, минимизацию рисков их порчи и (или) утраты, в частности (п. 76 указанных Правил):
Нормативные акты
Постановление Правительства РФ от 30.07.2019 N 982
"Об утверждении перечня услуг по техническому управлению морскими судами, оказываемых иностранным лицам, не состоящим на учете в налоговых органах в качестве налогоплательщиков и эксплуатирующим морские суда, зарегистрированные в судовых реестрах иностранных государств, реализация которых на территории Российской Федерации не подлежит налогообложению налогом на добавленную стоимость"б) ведение кадрового и табельного учета, расчет заработной платы членов экипажа судна, оформление документов, связанных с предоставлением отпусков, хранение личных дел членов экипажа, прием и оформление листов временной нетрудоспособности членов экипажа судна, подготовка кадровых документов к передаче их на хранение в архив;
"Об утверждении перечня услуг по техническому управлению морскими судами, оказываемых иностранным лицам, не состоящим на учете в налоговых органах в качестве налогоплательщиков и эксплуатирующим морские суда, зарегистрированные в судовых реестрах иностранных государств, реализация которых на территории Российской Федерации не подлежит налогообложению налогом на добавленную стоимость"б) ведение кадрового и табельного учета, расчет заработной платы членов экипажа судна, оформление документов, связанных с предоставлением отпусков, хранение личных дел членов экипажа, прием и оформление листов временной нетрудоспособности членов экипажа судна, подготовка кадровых документов к передаче их на хранение в архив;
Приказ Роспотребнадзора от 24.12.2020 N 867
"Об утверждении инструкции по делопроизводству"- контроль за возвратом правительственных документов в отдел обеспечения документооборота и контроля исполнения документов Управления кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы (далее - Отдел документооборота и контроля);
"Об утверждении инструкции по делопроизводству"- контроль за возвратом правительственных документов в отдел обеспечения документооборота и контроля исполнения документов Управления кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы (далее - Отдел документооборота и контроля);
Статья: Сроки хранения электронной кадровой отчетности
(Иритикова В.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2024, N 8)В номенклатуре дел необходимо было закрепить места хранения всех отчетных форм в отделе кадров и бухгалтерии, чтобы данные формы могли быть правильно включены в годовые разделы соответствующих описей дел. Если данные отчетные формы долговременного срока хранения формировались в информационной системе вашей организации в электронном виде, то они распечатываются, прошиваются, удостоверяются и передаются на архивное хранение в бумажной форме вместе с электронными подлинниками (пока долгожданный законопроект N 1173189-7 (https://sozd.duma.gov.ru/bill/1173189-7) еще не принят).
(Иритикова В.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2024, N 8)В номенклатуре дел необходимо было закрепить места хранения всех отчетных форм в отделе кадров и бухгалтерии, чтобы данные формы могли быть правильно включены в годовые разделы соответствующих описей дел. Если данные отчетные формы долговременного срока хранения формировались в информационной системе вашей организации в электронном виде, то они распечатываются, прошиваются, удостоверяются и передаются на архивное хранение в бумажной форме вместе с электронными подлинниками (пока долгожданный законопроект N 1173189-7 (https://sozd.duma.gov.ru/bill/1173189-7) еще не принят).
Статья: Правила хранения бухгалтерских документов ужесточили
("Практическая бухгалтерия", 2023, N 10)Сроки хранения кадровых, банковских документов и документов по оценке ОС, НМА и т.п. установлены Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236.
("Практическая бухгалтерия", 2023, N 10)Сроки хранения кадровых, банковских документов и документов по оценке ОС, НМА и т.п. установлены Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236.
Статья: Акт о выделении документов к уничтожению
(Иритикова В.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2023, N 7)<1> По общему правилу документы передаются в архив не позднее 3 лет после их завершения в делопроизводстве. Поэтому в 2023 году своевременной является передача в архив дел за несколько предыдущих лет. Но на практике с передачей документов в архив часто затягивают.
(Иритикова В.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2023, N 7)<1> По общему правилу документы передаются в архив не позднее 3 лет после их завершения в делопроизводстве. Поэтому в 2023 году своевременной является передача в архив дел за несколько предыдущих лет. Но на практике с передачей документов в архив часто затягивают.
Статья: Особенности работы с приказами по административно-хозяйственным вопросам
(Кожанова Е.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2023, N 5)Для этого надо обратиться к ныне утратившему силу Перечню типовых управленческих документов с указанием сроков хранения 2010 года <1>. Согласно ему приказы по основной деятельности хранились постоянно до ликвидации организации. А после нее они могли быть выборочно взяты на хранение в государственный или муниципальный архив. Если кадровые документы туда передавались практически всегда, то приказы по основной деятельности если и брали, то некоторые - обычно это:
(Кожанова Е.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2023, N 5)Для этого надо обратиться к ныне утратившему силу Перечню типовых управленческих документов с указанием сроков хранения 2010 года <1>. Согласно ему приказы по основной деятельности хранились постоянно до ликвидации организации. А после нее они могли быть выборочно взяты на хранение в государственный или муниципальный архив. Если кадровые документы туда передавались практически всегда, то приказы по основной деятельности если и брали, то некоторые - обычно это:
Статья: Практика перехода к безбумажному документообороту
(Андреев В.)
("Юридический справочник руководителя", 2021, N 9)- некоторых кадровых документов согласно требованиям ТК РФ;
(Андреев В.)
("Юридический справочник руководителя", 2021, N 9)- некоторых кадровых документов согласно требованиям ТК РФ;
Статья: Штатное расписание в вопросах и ответах
(Славинская А.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2025, N 6)- для остальных организаций срок хранения составляет не менее 10 лет (примечание 1 ко всему Перечню). Однако в п. 40 Перечня есть собственное примечание (1), согласно которому штатные расписания таких организаций хранятся до ликвидации организации. Сделано это, чтобы не перегружать архивные учреждения штатными расписаниями, если организация ликвидируется и остальные кадровые документы с неистекшими сроками хранения передаются в архивы.
(Славинская А.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2025, N 6)- для остальных организаций срок хранения составляет не менее 10 лет (примечание 1 ко всему Перечню). Однако в п. 40 Перечня есть собственное примечание (1), согласно которому штатные расписания таких организаций хранятся до ликвидации организации. Сделано это, чтобы не перегружать архивные учреждения штатными расписаниями, если организация ликвидируется и остальные кадровые документы с неистекшими сроками хранения передаются в архивы.
Статья: Должностная инструкция: практические ситуации
(Иритикова В.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2024, N 7)Каков срок хранения должностных инструкций? В какую опись они включаются, если передаются на архивное хранение?
(Иритикова В.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2024, N 7)Каков срок хранения должностных инструкций? В какую опись они включаются, если передаются на архивное хранение?
Статья: Архивное дело: проблемы со сдачей документов организации в архив
(Баженова Ю.)
("Трудовое право", 2025, N 6)Документы могут быть неправильно классифицированы и идентифицированы, что затрудняет их поиск в архиве.
(Баженова Ю.)
("Трудовое право", 2025, N 6)Документы могут быть неправильно классифицированы и идентифицированы, что затрудняет их поиск в архиве.
Статья: Административно-правовая регламентация электронного декларирования расходов и доходов государственных гражданских служащих
(Старовойт М.А.)
("Административное право и процесс", 2025, N 3)Кроме того, отсутствуют правовые основания для хранения и подготовки к передаче на архивное хранение в электронном виде сведений о доходах гражданских служащих в кадровых информационных системах в государственном секторе.
(Старовойт М.А.)
("Административное право и процесс", 2025, N 3)Кроме того, отсутствуют правовые основания для хранения и подготовки к передаче на архивное хранение в электронном виде сведений о доходах гражданских служащих в кадровых информационных системах в государственном секторе.
Типовая ситуация: Кадровое делопроизводство: основные правила и обязательные документы
(Издательство "Главная книга", 2025)6.3. Документы кадрового делопроизводства по истечении срока передаются по описи на архивное хранение либо выделяются к уничтожению на основании акта. Документы на хранение или уничтожение отбирает комиссия, создаваемая по приказу генерального директора.
(Издательство "Главная книга", 2025)6.3. Документы кадрового делопроизводства по истечении срока передаются по описи на архивное хранение либо выделяются к уничтожению на основании акта. Документы на хранение или уничтожение отбирает комиссия, создаваемая по приказу генерального директора.