Копии личных документов в личном деле
Подборка наиболее важных документов по запросу Копии личных документов в личном деле (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Типовая ситуация: Как вести личные дела работников
(Издательство "Главная книга", 2026)Копии паспорта, военного билета и других документов сотрудника, не связанных с работой, в личном деле хранить не надо. Все нужные вам данные из документов внесите в личную карточку.
(Издательство "Главная книга", 2026)Копии паспорта, военного билета и других документов сотрудника, не связанных с работой, в личном деле хранить не надо. Все нужные вам данные из документов внесите в личную карточку.
Статья: Правовые подходы к пониманию цели (causa) как сущностного системообразующего признака, присущего категории услуг
(Вольвач Я.В.)
("Вестник арбитражной практики", 2021, N 4)В целях иллюстрирования сказанного рассмотрим рекомендацию в отношении техники договорной работы при заключении и исполнении договора оказания услуг по аудиту кадрового делопроизводства заказчика - так, по мнению М.М. Апестиной, "в договоре необходимо будет предусмотреть совершение исполнителем следующих действий: проверка личных дел сотрудников заказчика на наличие в личных делах документов по каждому сотруднику при оформлении приема на работу, включая (но не ограничиваясь) копии дипломов об образовании, копии трудового договора и дополнительных соглашений к нему, копий приказов о приеме на работу, о предоставлении отпуска, о переводе на другую должность, копии личной карточки Т-2 по каждому сотруднику; проверка локальных нормативных актов заказчика, регламентирующих трудовую деятельность (правил внутреннего трудового распорядка, положения о премировании, положения об отпусках (целесообразно указать все действующие у работодателя акты)), на их соответствие требованиям действующего законодательства РФ; проверка исполнителем утверждения и соблюдения графиков отпусков, утвержденных обществом за определенный период; проверка исполнителем штатных расписаний и штатной расстановки и др.; предоставление исполнителем письменного отчета, содержащего: анализ выявленных в ходе проведения аудита нарушений с описанием каждого выявленного нарушения и предел ответственности, установленной законодательством РФ; рекомендации по устранению выявленных нарушений" <32>.
(Вольвач Я.В.)
("Вестник арбитражной практики", 2021, N 4)В целях иллюстрирования сказанного рассмотрим рекомендацию в отношении техники договорной работы при заключении и исполнении договора оказания услуг по аудиту кадрового делопроизводства заказчика - так, по мнению М.М. Апестиной, "в договоре необходимо будет предусмотреть совершение исполнителем следующих действий: проверка личных дел сотрудников заказчика на наличие в личных делах документов по каждому сотруднику при оформлении приема на работу, включая (но не ограничиваясь) копии дипломов об образовании, копии трудового договора и дополнительных соглашений к нему, копий приказов о приеме на работу, о предоставлении отпуска, о переводе на другую должность, копии личной карточки Т-2 по каждому сотруднику; проверка локальных нормативных актов заказчика, регламентирующих трудовую деятельность (правил внутреннего трудового распорядка, положения о премировании, положения об отпусках (целесообразно указать все действующие у работодателя акты)), на их соответствие требованиям действующего законодательства РФ; проверка исполнителем утверждения и соблюдения графиков отпусков, утвержденных обществом за определенный период; проверка исполнителем штатных расписаний и штатной расстановки и др.; предоставление исполнителем письменного отчета, содержащего: анализ выявленных в ходе проведения аудита нарушений с описанием каждого выявленного нарушения и предел ответственности, установленной законодательством РФ; рекомендации по устранению выявленных нарушений" <32>.
Судебная практика
Позиции судов по спорным вопросам. Бюджетные организации: Госслужащие: персональные данные, личное дело
(КонсультантПлюс, 2026)"...Б.С.Е. обратился в суд с иском к... Управлению судебного департамента... [просит - ред.] обязать... приобщить к личному делу заявителя копии характеристик...
(КонсультантПлюс, 2026)"...Б.С.Е. обратился в суд с иском к... Управлению судебного департамента... [просит - ред.] обязать... приобщить к личному делу заявителя копии характеристик...
Позиции судов по спорным вопросам. Трудовое право: Личное дело работника
(КонсультантПлюс, 2026)3. Ознакомление работника с личным делом
(КонсультантПлюс, 2026)3. Ознакомление работника с личным делом
Нормативные акты
Постановление Правительства РФ от 18.05.2009 N 423
(ред. от 10.02.2020)
"Об отдельных вопросах осуществления опеки и попечительства в отношении несовершеннолетних граждан"
(вместе с "Правилами подбора, учета и подготовки граждан, выразивших желание стать опекунами или попечителями несовершеннолетних граждан либо принять детей, оставшихся без попечения родителей, в семью на воспитание в иных установленных семейным законодательством Российской Федерации формах", "Правилами осуществления отдельных полномочий органов опеки и попечительства в отношении несовершеннолетних граждан образовательными организациями, медицинскими организациями, организациями, оказывающими социальные услуги, или иными организациями, в том числе организациями для детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей", "Правилами заключения договора об осуществлении опеки или попечительства в отношении несовершеннолетнего подопечного", "Правилами создания приемной семьи и осуществления контроля за условиями жизни и воспитания ребенка (детей) в приемной семье", "Правилами осуществления органами опеки и попечительства проверки условий жизни несовершеннолетних подопечных, соблюдения опекунами или попечителями прав и законных интересов несовершеннолетних подопечных, обеспечения сохранности их имущества, а также выполнения опекунами или попечителями требований к осуществлению своих прав и исполнению своих обязанностей", "Правилами ведения личных дел несовершеннолетних подопечных")7. В личное дело подопечного включаются подлинники документов, повторно выданные документы (дубликаты), копии документов, в том числе в случае, установленном законом, - нотариально заверенные копии документов.
(ред. от 10.02.2020)
"Об отдельных вопросах осуществления опеки и попечительства в отношении несовершеннолетних граждан"
(вместе с "Правилами подбора, учета и подготовки граждан, выразивших желание стать опекунами или попечителями несовершеннолетних граждан либо принять детей, оставшихся без попечения родителей, в семью на воспитание в иных установленных семейным законодательством Российской Федерации формах", "Правилами осуществления отдельных полномочий органов опеки и попечительства в отношении несовершеннолетних граждан образовательными организациями, медицинскими организациями, организациями, оказывающими социальные услуги, или иными организациями, в том числе организациями для детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей", "Правилами заключения договора об осуществлении опеки или попечительства в отношении несовершеннолетнего подопечного", "Правилами создания приемной семьи и осуществления контроля за условиями жизни и воспитания ребенка (детей) в приемной семье", "Правилами осуществления органами опеки и попечительства проверки условий жизни несовершеннолетних подопечных, соблюдения опекунами или попечителями прав и законных интересов несовершеннолетних подопечных, обеспечения сохранности их имущества, а также выполнения опекунами или попечителями требований к осуществлению своих прав и исполнению своих обязанностей", "Правилами ведения личных дел несовершеннолетних подопечных")7. В личное дело подопечного включаются подлинники документов, повторно выданные документы (дубликаты), копии документов, в том числе в случае, установленном законом, - нотариально заверенные копии документов.
Статья: Какие документы запросит Роскомнадзор на проверке по персданным
(Жижерина Ю., Снежкина Т.)
("Юридический справочник руководителя", 2024, N 4)Также при проверке запросят справку о составе документов, входящих в личное дело работника компании (если личные дела ведутся, что не обязательно для большинства компаний). В связи с этим рекомендуем не хранить в личном деле копии документов работника и не указывать их в справке о составе документов личного дела, которая представляется при проверке, поскольку Роскомнадзор это не приветствует <4>.
(Жижерина Ю., Снежкина Т.)
("Юридический справочник руководителя", 2024, N 4)Также при проверке запросят справку о составе документов, входящих в личное дело работника компании (если личные дела ведутся, что не обязательно для большинства компаний). В связи с этим рекомендуем не хранить в личном деле копии документов работника и не указывать их в справке о составе документов личного дела, которая представляется при проверке, поскольку Роскомнадзор это не приветствует <4>.
Типовая ситуация: Обработка персональных данных работников: требования, документы, штрафы
(Издательство "Главная книга", 2026)копии документов воинского учета;
(Издательство "Главная книга", 2026)копии документов воинского учета;
Статья: Личные дела обучающихся и студентов: состав и порядок ведения
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2026)Из п. 16 Порядка приема на обучение по образовательным программам дошкольного образования, утв. Приказом Минпросвещения России от 15.05.2020 N 236 (далее - Порядок приема в дошкольную образовательную организацию), следует, что на каждого ребенка, зачисленного в образовательную организацию, оформляется личное дело, в котором хранятся все предоставленные родителями (законными представителями) ребенка документы.
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2026)Из п. 16 Порядка приема на обучение по образовательным программам дошкольного образования, утв. Приказом Минпросвещения России от 15.05.2020 N 236 (далее - Порядок приема в дошкольную образовательную организацию), следует, что на каждого ребенка, зачисленного в образовательную организацию, оформляется личное дело, в котором хранятся все предоставленные родителями (законными представителями) ребенка документы.
Статья: Спор об установлении факта родственных отношений (на основании судебной практики Московского городского суда)
("Электронный журнал "Помощник адвоката", 2026)Факт родственных отношений Истца и _________ (Ф.И.О.) подтверждается: актовыми записями о рождении и заключении брака/архивными справками/заявлением о передаче квартиры в совместную собственность с умершим/свидетельством о рождении/свидетельством о расторжении брака/СНИЛС/сведениями, указанными в паспорте/копиями трудовых книжек/паспортами захоронений родственников/удостоверением о захоронении/выпиской из домовой книги/копиями документов личного дела военнослужащего/метрической книгой/фотографиями/справками сельского совета о составе семьи и наличии иждивенцев/адресной карточкой/красноармейской книжкой/книгой учета рядового и сержантского состава из архива Минобороны России/личным листком по учету кадров/автобиографией/схемой родственных связей/поздравительными открытками/ответами органов ЗАГС на запросы/сообщением Центра розыска информации Российского Красного Креста по материалам картотеки на лиц, эвакуированных во время ВОВ/другими документами. Также данный факт могут подтвердить ___________________________ (Ф.И.О., адрес), которых Истец просит вызвать в суд и допросить в качестве свидетелей.
("Электронный журнал "Помощник адвоката", 2026)Факт родственных отношений Истца и _________ (Ф.И.О.) подтверждается: актовыми записями о рождении и заключении брака/архивными справками/заявлением о передаче квартиры в совместную собственность с умершим/свидетельством о рождении/свидетельством о расторжении брака/СНИЛС/сведениями, указанными в паспорте/копиями трудовых книжек/паспортами захоронений родственников/удостоверением о захоронении/выпиской из домовой книги/копиями документов личного дела военнослужащего/метрической книгой/фотографиями/справками сельского совета о составе семьи и наличии иждивенцев/адресной карточкой/красноармейской книжкой/книгой учета рядового и сержантского состава из архива Минобороны России/личным листком по учету кадров/автобиографией/схемой родственных связей/поздравительными открытками/ответами органов ЗАГС на запросы/сообщением Центра розыска информации Российского Красного Креста по материалам картотеки на лиц, эвакуированных во время ВОВ/другими документами. Также данный факт могут подтвердить ___________________________ (Ф.И.О., адрес), которых Истец просит вызвать в суд и допросить в качестве свидетелей.
Статья: Почему нельзя хранить копии документов с персданными в личном деле работника?
("Практическая бухгалтерия", 2023, N 9)На основании чего работодатель не имеет права хранить в личном деле копии паспорта, ИНН, военного билета и прочих документов, которые содержат информацию личного характера с персональными данными?
("Практическая бухгалтерия", 2023, N 9)На основании чего работодатель не имеет права хранить в личном деле копии паспорта, ИНН, военного билета и прочих документов, которые содержат информацию личного характера с персональными данными?
Ситуация: Как получить место в детском саду?
("Электронный журнал "Азбука права", 2026)Законный представитель ребенка, впервые поступающего в детский сад, в целях формирования электронного личного дела воспитанника в личном кабинете на Портале госуслуг г. Москвы прикрепляет скан-копии следующих документов (п. 2.4 Порядка N 159р):
("Электронный журнал "Азбука права", 2026)Законный представитель ребенка, впервые поступающего в детский сад, в целях формирования электронного личного дела воспитанника в личном кабинете на Портале госуслуг г. Москвы прикрепляет скан-копии следующих документов (п. 2.4 Порядка N 159р):
Статья: Обработка ПДн для исполнения трудового законодательства: какие нюансы требуют внимания кадровых служб
(Кузина Т.)
("Внутренний контроль в кредитной организации", 2024, N 4)Поэтому, если руководитель компании принял решение формировать личные дела или личные карточки работников, главное - не нарушить требования о защите ПДн. Многие стараются собрать документы по максимуму и все копии хранить "в папке работника". Это неправильно и опасно.
(Кузина Т.)
("Внутренний контроль в кредитной организации", 2024, N 4)Поэтому, если руководитель компании принял решение формировать личные дела или личные карточки работников, главное - не нарушить требования о защите ПДн. Многие стараются собрать документы по максимуму и все копии хранить "в папке работника". Это неправильно и опасно.
Вопрос: Какой порядок ведения личных дел судей?
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2026)В личное дело должностных лиц и сотрудников Аппарата Суда включаются личное заявление, копия документа, удостоверяющего личность, документы (или их копии), служащие основанием для назначения на должность, содержащие биографические сведения, в том числе об образовании (квалификации), сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, о трудовой деятельности, о поощрении (награждении), о привлечении либо об отказе в привлечении к дисциплинарной ответственности, о личных качествах, о семейном положении, а также сведения, имеющие значение для решения вопросов социального и пенсионного обеспечения (п. 2 Правила 5.3 Правил организации и деятельности Суда Евразийского экономического союза, утв. Приказом Председателя Суда Евразийского экономического союза от 14.04.2015 N 8).
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2026)В личное дело должностных лиц и сотрудников Аппарата Суда включаются личное заявление, копия документа, удостоверяющего личность, документы (или их копии), служащие основанием для назначения на должность, содержащие биографические сведения, в том числе об образовании (квалификации), сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, о трудовой деятельности, о поощрении (награждении), о привлечении либо об отказе в привлечении к дисциплинарной ответственности, о личных качествах, о семейном положении, а также сведения, имеющие значение для решения вопросов социального и пенсионного обеспечения (п. 2 Правила 5.3 Правил организации и деятельности Суда Евразийского экономического союза, утв. Приказом Председателя Суда Евразийского экономического союза от 14.04.2015 N 8).
Ситуация: Как перевести ребенка в другой детский сад?
("Электронный журнал "Азбука права", 2026)Иные документы в качестве основания для зачисления ребенка в порядке перевода в новый детский сад не требуются, в том числе медицинское заключение. Однако при отсутствии в личном деле копий документов, необходимых для приема, принимающий детский сад вправе запросить у вас такие документы (п. п. 10, 12 Порядка N 862).
("Электронный журнал "Азбука права", 2026)Иные документы в качестве основания для зачисления ребенка в порядке перевода в новый детский сад не требуются, в том числе медицинское заключение. Однако при отсутствии в личном деле копий документов, необходимых для приема, принимающий детский сад вправе запросить у вас такие документы (п. п. 10, 12 Порядка N 862).
Вопрос: Как можно передать личные дела уволенных работников в архив?
(Консультация эксперта, 2026)При закрытии личного дела в общем случае в него помещаются копия приказа о расторжении (прекращении) трудового договора и заявление об увольнении (либо иной документ, послуживший основанием для прекращения трудовых отношений). Затем документы личного дела направляются в папку "Личные дела уволенных работников", где будут ждать передачи в архив.
(Консультация эксперта, 2026)При закрытии личного дела в общем случае в него помещаются копия приказа о расторжении (прекращении) трудового договора и заявление об увольнении (либо иной документ, послуживший основанием для прекращения трудовых отношений). Затем документы личного дела направляются в папку "Личные дела уволенных работников", где будут ждать передачи в архив.