Компенсация гсм документы
Подборка наиболее важных документов по запросу Компенсация гсм документы (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Статья: Компенсация за личное авто: как выплачивать и учитывать
(Мокроусов О.)
("ЭЖ-Бухгалтер", 2024, N 39)Таким образом, если работник использует свой автомобиль в служебных целях, работодатель должен выплачивать ему компенсацию за использование (износ) авто, а также возмещать расходы, связанные с его использованием (ГСМ, техобслуживание и текущий ремонт). При этом необходимо составить дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором надо прописать размер компенсации, порядок и размер возмещения расходов, а также порядок осуществления этих выплат. Например, можно установить, что компенсация за использование авто выплачивается работнику ежемесячно в таком-то размере в день выплаты зарплаты за прошедший месяц. А расходы на ГСМ возмещаются на основании отчета работника о служебных поездках за месяц с приложением путевых листов, чеков АЗС и иных документов, подтверждающих понесенные расходы, в течение трех рабочих дней с момента утверждения отчета руководителем.
(Мокроусов О.)
("ЭЖ-Бухгалтер", 2024, N 39)Таким образом, если работник использует свой автомобиль в служебных целях, работодатель должен выплачивать ему компенсацию за использование (износ) авто, а также возмещать расходы, связанные с его использованием (ГСМ, техобслуживание и текущий ремонт). При этом необходимо составить дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором надо прописать размер компенсации, порядок и размер возмещения расходов, а также порядок осуществления этих выплат. Например, можно установить, что компенсация за использование авто выплачивается работнику ежемесячно в таком-то размере в день выплаты зарплаты за прошедший месяц. А расходы на ГСМ возмещаются на основании отчета работника о служебных поездках за месяц с приложением путевых листов, чеков АЗС и иных документов, подтверждающих понесенные расходы, в течение трех рабочих дней с момента утверждения отчета руководителем.
Вопрос: О страховых взносах на ОСС от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний при оплате (компенсации) КАСКО работникам, использующим личный автомобиль в рабочих целях.
(Письмо СФР от 26.09.2025 N 19-02/93362л)Кроме того, размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного имущества для целей трудовой деятельности. Организация должна располагать копиями документов, подтверждающих как право собственности работника на используемое имущество (свидетельства о регистрации транспортного средства (СТС) и паспорта транспортного средства (ПТС)), так и расходы, понесенные им при использовании данного имущества в служебных целях (путевые листы, журнал учета служебных поездок, чеки на приобретение ГСМ и др.).
(Письмо СФР от 26.09.2025 N 19-02/93362л)Кроме того, размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного имущества для целей трудовой деятельности. Организация должна располагать копиями документов, подтверждающих как право собственности работника на используемое имущество (свидетельства о регистрации транспортного средства (СТС) и паспорта транспортного средства (ПТС)), так и расходы, понесенные им при использовании данного имущества в служебных целях (путевые листы, журнал учета служебных поездок, чеки на приобретение ГСМ и др.).
Судебная практика
Определение Первого кассационного суда общей юрисдикции от 23.09.2025 N 88-23495/2025 (УИД 64RS0043-01-2024-000841-33)
Категория спора: Защита прав и интересов работодателя.
Требования работодателя: О возмещении убытков, причиненных при исполнении трудовых обязанностей.
Обстоятельства: Председатель правления товарищества израсходовал денежные средства не в интересах товарищества, в частности, на выплату себе заработной платы, повышение которой не было согласовано общим собранием членов товарищества, выплату компенсации за использование автомобиля в сумме, превышающей установленную сметой, утвержденной решением общего собрания, приобретение горюче-смазочных материалов при отсутствии доказательств их использования в интересах товарищества.
Решение: Удовлетворено в части.Ссылка в кассационной жалобе на недоказанность вины Ш.Т. в причинении ТСЖ "Континент" материального ущерба противоречит установленным судом обстоятельствам, свидетельствующим о причинении работодателю материального ущерба в результате виновных действий председателя правления Ш.Т., израсходовавшей денежные средства, принадлежащие истцу, в сумме 317 709,23 руб. не в интересах ТСЖ "Континент", в частности на выплату себе заработной платы, повышение которой в нарушение пункта 11 части 2 статьи 145 Жилищного кодекса Российской Федерации, пунктов 13.8.17, 15.1 Устава ТСЖ "Континент" не согласовано общим собранием членов ТСЖ, на выплату компенсации за использование автомобиля в сумме, превышающей установленную сметой, утвержденной решением общего собрания ТСЖ "Континент", на приобретение ГСМ при отсутствии доказательств, подтверждающих факт их использования в интересах ТСЖ, а также на иные цели, не связанные с деятельностью ТСЖ, не подтвержденные бухгалтерскими документами.
Категория спора: Защита прав и интересов работодателя.
Требования работодателя: О возмещении убытков, причиненных при исполнении трудовых обязанностей.
Обстоятельства: Председатель правления товарищества израсходовал денежные средства не в интересах товарищества, в частности, на выплату себе заработной платы, повышение которой не было согласовано общим собранием членов товарищества, выплату компенсации за использование автомобиля в сумме, превышающей установленную сметой, утвержденной решением общего собрания, приобретение горюче-смазочных материалов при отсутствии доказательств их использования в интересах товарищества.
Решение: Удовлетворено в части.Ссылка в кассационной жалобе на недоказанность вины Ш.Т. в причинении ТСЖ "Континент" материального ущерба противоречит установленным судом обстоятельствам, свидетельствующим о причинении работодателю материального ущерба в результате виновных действий председателя правления Ш.Т., израсходовавшей денежные средства, принадлежащие истцу, в сумме 317 709,23 руб. не в интересах ТСЖ "Континент", в частности на выплату себе заработной платы, повышение которой в нарушение пункта 11 части 2 статьи 145 Жилищного кодекса Российской Федерации, пунктов 13.8.17, 15.1 Устава ТСЖ "Континент" не согласовано общим собранием членов ТСЖ, на выплату компенсации за использование автомобиля в сумме, превышающей установленную сметой, утвержденной решением общего собрания ТСЖ "Континент", на приобретение ГСМ при отсутствии доказательств, подтверждающих факт их использования в интересах ТСЖ, а также на иные цели, не связанные с деятельностью ТСЖ, не подтвержденные бухгалтерскими документами.
Постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 28.12.2023 N 15АП-19759/2023 по делу N А32-50759/2021
Требование: Об отмене определения о взыскании судебных расходов.
Решение: Определение оставлено без изменения.В отношении компенсации транспортных расходов, апелляционный суд отмечает, что заявителем не представлены доказательства фактического несения таких расходов, их размер и обоснованность (отсутствуют какие-либо письменные документы, подтверждающие факт несения расходов на ГСМ в связи с рассмотрением настоящего дела).
Требование: Об отмене определения о взыскании судебных расходов.
Решение: Определение оставлено без изменения.В отношении компенсации транспортных расходов, апелляционный суд отмечает, что заявителем не представлены доказательства фактического несения таких расходов, их размер и обоснованность (отсутствуют какие-либо письменные документы, подтверждающие факт несения расходов на ГСМ в связи с рассмотрением настоящего дела).
Нормативные акты
"Временный порядок взаимодействия субъектов и участников системы обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний по вопросам медико - социальной экспертизы, медицинской, социальной и профессиональной реабилитации застрахованного и оплаты дополнительных расходов на ее проведение"
(утв. Минтрудом РФ 19.04.2000 N 2726-АО, Минздравом РФ 18.04.2000 N 2510/4245-23, ФСС РФ 18.04.2000 N 02-08/10-943П)9.7. Предоставление транспортного средства или выплата денежных компенсаций пострадавшему (на приобретение транспортного средства, горюче - смазочных материалов, его текущий ремонт, техническое обслуживание) производится исполнительным органом Фонда при предоставлении справки о неполучении соответствующих видов обеспечения (компенсации расходов) в органах социальной защиты населения и документов, подтверждающих произведенные расходы.
(утв. Минтрудом РФ 19.04.2000 N 2726-АО, Минздравом РФ 18.04.2000 N 2510/4245-23, ФСС РФ 18.04.2000 N 02-08/10-943П)9.7. Предоставление транспортного средства или выплата денежных компенсаций пострадавшему (на приобретение транспортного средства, горюче - смазочных материалов, его текущий ремонт, техническое обслуживание) производится исполнительным органом Фонда при предоставлении справки о неполучении соответствующих видов обеспечения (компенсации расходов) в органах социальной защиты населения и документов, подтверждающих произведенные расходы.
Постановление Правительства РФ от 02.07.2013 N 563
"О порядке выплаты компенсации за использование федеральными государственными гражданскими служащими личного транспорта (легковые автомобили и мотоциклы) в служебных целях и возмещения расходов, связанных с его использованием"
(вместе с "Правилами выплаты компенсации за использование федеральными государственными гражданскими служащими личного транспорта (легковые автомобили и мотоциклы) в служебных целях и возмещения расходов, связанных с его использованием")5. Возмещение расходов на приобретение горюче-смазочных материалов производится по фактическим затратам, подтвержденным соответствующими документами (счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др.).
"О порядке выплаты компенсации за использование федеральными государственными гражданскими служащими личного транспорта (легковые автомобили и мотоциклы) в служебных целях и возмещения расходов, связанных с его использованием"
(вместе с "Правилами выплаты компенсации за использование федеральными государственными гражданскими служащими личного транспорта (легковые автомобили и мотоциклы) в служебных целях и возмещения расходов, связанных с его использованием")5. Возмещение расходов на приобретение горюче-смазочных материалов производится по фактическим затратам, подтвержденным соответствующими документами (счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др.).
Вопрос: Можно ли учесть в целях налога на прибыль суммы компенсации работникам за использование личных автомобилей в служебных целях свыше норм, предусмотренных законодательно? Как облагаются НДФЛ и страховыми взносами суммы данных компенсаций?
(Консультация эксперта, 2024)Вопрос: Организация планирует заключить соглашение с двумя работниками об использовании личного автомобиля, выпустить приказ об использовании личного имущества в производственных целях. Первому работнику сумма компенсации по соглашению будет определена в пределах установленных законодательно норм. При этом также будут компенсироваться расходы на приобретение топлива. В качестве первичной документации для ГСМ планируется использовать кассовые чеки на покупку топлива.
(Консультация эксперта, 2024)Вопрос: Организация планирует заключить соглашение с двумя работниками об использовании личного автомобиля, выпустить приказ об использовании личного имущества в производственных целях. Первому работнику сумма компенсации по соглашению будет определена в пределах установленных законодательно норм. При этом также будут компенсироваться расходы на приобретение топлива. В качестве первичной документации для ГСМ планируется использовать кассовые чеки на покупку топлива.
Статья: Добровольческое движение во время пандемии и студенческое волонтерство
(Дылыкова Ц.Д., Мерзлякова И.С.)
("Государственная власть и местное самоуправление", 2023, N 1)Для волонтеров организуется горячее питание, выдаются пайки на время выездов. На заявки выезжают только сертифицированные волонтеры от 18 лет, которые прошли обучение. По словам директора молодежного центра "Искра" Вячеслава Пальшина <14>, волонтерам, которые задействуют свой личный транспорт, автомобили, компенсируют ГСМ, начали обеспечивать бесплатными проездными в общественном транспорте, в троллейбусе и в некоторых маршрутных такси. Волонтеров обеспечивают рециркуляторами воздуха, средствами индивидуальной защиты, у каждого из них есть именной бейдж.
(Дылыкова Ц.Д., Мерзлякова И.С.)
("Государственная власть и местное самоуправление", 2023, N 1)Для волонтеров организуется горячее питание, выдаются пайки на время выездов. На заявки выезжают только сертифицированные волонтеры от 18 лет, которые прошли обучение. По словам директора молодежного центра "Искра" Вячеслава Пальшина <14>, волонтерам, которые задействуют свой личный транспорт, автомобили, компенсируют ГСМ, начали обеспечивать бесплатными проездными в общественном транспорте, в троллейбусе и в некоторых маршрутных такси. Волонтеров обеспечивают рециркуляторами воздуха, средствами индивидуальной защиты, у каждого из них есть именной бейдж.
Вопрос: О страховых взносах на ОСС от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний при оплате (компенсации) услуг ТО работникам, использующим личный автомобиль в рабочих целях.
(Письмо СФР от 26.09.2025 N 19-02/93615л)Кроме того, размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного имущества для целей трудовой деятельности. Организация должна располагать копиями документов, подтверждающих как право собственности работника на используемое имущество (свидетельства о регистрации транспортного средства (СТС) и паспорта транспортного средства (ПТС)), так и расходы, понесенные им при использовании данного имущества в служебных целях (путевые листы, журнал учета служебных поездок, чеки на приобретение ГСМ и др).
(Письмо СФР от 26.09.2025 N 19-02/93615л)Кроме того, размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного имущества для целей трудовой деятельности. Организация должна располагать копиями документов, подтверждающих как право собственности работника на используемое имущество (свидетельства о регистрации транспортного средства (СТС) и паспорта транспортного средства (ПТС)), так и расходы, понесенные им при использовании данного имущества в служебных целях (путевые листы, журнал учета служебных поездок, чеки на приобретение ГСМ и др).
Вопрос: О страховых взносах на ОСС от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний при оплате (компенсации) ОСАГО работникам, использующим личный автомобиль в рабочих целях.
(Письмо СФР от 26.09.2025 N 19-02/93621л)Кроме того, размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного имущества для целей трудовой деятельности. Организация должна располагать копиями документов, подтверждающих как право собственности работника на используемое имущество (свидетельства о регистрации транспортного средства (СТС) и паспорта транспортного средства (ПТС)), так и расходы, понесенные им при использовании данного имущества в служебных целях (путевые листы, журнал учета служебных поездок, чеки на приобретение ГСМ и др.).
(Письмо СФР от 26.09.2025 N 19-02/93621л)Кроме того, размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного имущества для целей трудовой деятельности. Организация должна располагать копиями документов, подтверждающих как право собственности работника на используемое имущество (свидетельства о регистрации транспортного средства (СТС) и паспорта транспортного средства (ПТС)), так и расходы, понесенные им при использовании данного имущества в служебных целях (путевые листы, журнал учета служебных поездок, чеки на приобретение ГСМ и др.).
Ситуация: Кто и в каком порядке может пройти бесплатную медицинскую реабилитацию?
("Электронный журнал "Азбука права", 2026)Для компенсации расходов на проезд необходимо подать отдельное заявление. В случае проезда участника СВО и сопровождающего лица к месту прохождения медицинской реабилитации и обратно на автомобильном транспорте личного пользования для компенсации расходов потребуются также документы, подтверждающие произведенные расходы на горюче-смазочные материалы, электроэнергию (п. п. 28, 29 Правил N 2121).
("Электронный журнал "Азбука права", 2026)Для компенсации расходов на проезд необходимо подать отдельное заявление. В случае проезда участника СВО и сопровождающего лица к месту прохождения медицинской реабилитации и обратно на автомобильном транспорте личного пользования для компенсации расходов потребуются также документы, подтверждающие произведенные расходы на горюче-смазочные материалы, электроэнергию (п. п. 28, 29 Правил N 2121).
Вопрос: О страховых взносах на ОСС от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний при оплате (компенсации) ремонта системы ГРМ работникам, использующим личный автомобиль в рабочих целях.
(Письмо СФР от 26.09.2025 N 19-02/93619л)Кроме того, размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного имущества для целей трудовой деятельности. Организация должна располагать копиями документов, подтверждающих как право собственности работника на используемое имущество (свидетельства о регистрации транспортного средства (СТС) и паспорта транспортного средства (ПТС)), так и расходы, понесенные им при использовании данного имущества в служебных целях (путевые листы, журнал учета служебных поездок, чеки на приобретение ГСМ и др.).
(Письмо СФР от 26.09.2025 N 19-02/93619л)Кроме того, размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного имущества для целей трудовой деятельности. Организация должна располагать копиями документов, подтверждающих как право собственности работника на используемое имущество (свидетельства о регистрации транспортного средства (СТС) и паспорта транспортного средства (ПТС)), так и расходы, понесенные им при использовании данного имущества в служебных целях (путевые листы, журнал учета служебных поездок, чеки на приобретение ГСМ и др.).
Вопрос: Об учете в целях налога на прибыль стоимости ГСМ и ремонта, возмещаемой работнику, использующему личный автомобиль в служебных целях.
(Письмо Минфина России от 17.01.2025 N 03-03-07/3188)Поскольку в размерах вышеуказанных компенсаций, установленных законодательством, учтено возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобилей (износ, горюче-смазочные материалы, ремонт), стоимость горюче-смазочных материалов и ремонта, возмещаемая организацией сотрудникам, использующим личный автомобиль в служебных целях, не может быть повторно включена в состав расходов.
(Письмо Минфина России от 17.01.2025 N 03-03-07/3188)Поскольку в размерах вышеуказанных компенсаций, установленных законодательством, учтено возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобилей (износ, горюче-смазочные материалы, ремонт), стоимость горюче-смазочных материалов и ремонта, возмещаемая организацией сотрудникам, использующим личный автомобиль в служебных целях, не может быть повторно включена в состав расходов.
"Расходы в бухгалтерском и налоговом учете"
(5-е издание, переработанное и дополненное)
(Крутякова Т.Л.)
("АйСи Групп", 2025)Например, при выплате компенсации в размере фактических затрат работника на приобретение ГСМ для подтверждения размера компенсации необходимы чеки на приобретение ГСМ, а также расчет расхода ГСМ исходя из пробега автомобиля при выполнении служебных поездок. Информация о пробеге может фиксироваться в документах, подтверждающих использование автомобиля в служебных целях, о которых мы говорили в подразд. 6.2.1.
(5-е издание, переработанное и дополненное)
(Крутякова Т.Л.)
("АйСи Групп", 2025)Например, при выплате компенсации в размере фактических затрат работника на приобретение ГСМ для подтверждения размера компенсации необходимы чеки на приобретение ГСМ, а также расчет расхода ГСМ исходя из пробега автомобиля при выполнении служебных поездок. Информация о пробеге может фиксироваться в документах, подтверждающих использование автомобиля в служебных целях, о которых мы говорили в подразд. 6.2.1.
Готовое решение: Как составить трудовой договор с условием о разъездном характере работы
(КонсультантПлюс, 2026)При оформлении выплаты компенсации могут понадобиться дополнительные документы, если размер возмещения рассчитывается исходя из понесенных затрат. В частности, для подтверждения расходов на ГСМ может использоваться путевой лист (Письмо ФНС России от 13.11.2018 N БС-3-11/8304@). Рекомендуем также издать приказ о выплате компенсации, несмотря на то что нормативно такое требование не установлено. Зафиксируйте в нем факт назначения и размер компенсации. Приказ будет служить основанием для выплаты указанной компенсации (Письмо Минфина России от 05.12.2012 N 03-03-06/1/629). Также он понадобится для учета расходов на выплату компенсации в целях налогообложения прибыли.
(КонсультантПлюс, 2026)При оформлении выплаты компенсации могут понадобиться дополнительные документы, если размер возмещения рассчитывается исходя из понесенных затрат. В частности, для подтверждения расходов на ГСМ может использоваться путевой лист (Письмо ФНС России от 13.11.2018 N БС-3-11/8304@). Рекомендуем также издать приказ о выплате компенсации, несмотря на то что нормативно такое требование не установлено. Зафиксируйте в нем факт назначения и размер компенсации. Приказ будет служить основанием для выплаты указанной компенсации (Письмо Минфина России от 05.12.2012 N 03-03-06/1/629). Также он понадобится для учета расходов на выплату компенсации в целях налогообложения прибыли.
Статья: Налоги и взносы при использовании своего автомобиля работником с разъездным характером труда
(Емельянова В.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2023, N 12)Фрагмент документа. Письмо Минфина РФ от 14.08.2017 N 03-03-06/1/52036
(Емельянова В.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2023, N 12)Фрагмент документа. Письмо Минфина РФ от 14.08.2017 N 03-03-06/1/52036