Какие кадровые документы можно перевести в электронную форму
Подборка наиболее важных документов по запросу Какие кадровые документы можно перевести в электронную форму (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Статья: Электронный документооборот в сфере трудовых отношений
(Глотова С.А.)
("Трудовое право", 2021, N 10)Вопросы перевода кадровой документации в электронный вид на государственном уровне поднимались достаточно давно. Первоначально речь не шла о замене всех кадровых документов на электронные аналоги. Были выделены несколько направлений, по которым велась работа, включающая изучение возможностей и выявление проблемных аспектов.
(Глотова С.А.)
("Трудовое право", 2021, N 10)Вопросы перевода кадровой документации в электронный вид на государственном уровне поднимались достаточно давно. Первоначально речь не шла о замене всех кадровых документов на электронные аналоги. Были выделены несколько направлений, по которым велась работа, включающая изучение возможностей и выявление проблемных аспектов.
Интервью: Путь электронного документооборота: результаты перехода и сложности, с которыми сталкивается бизнес
("ЭЖ-Бухгалтер", 2024, N 44)Параллельно шел активный перевод в электронный формат кадровых документов. Развитие направления осуществлялось в рабочем порядке, без формирования отдельного проекта. Это было достигнуто за счет наличия внутренней команды разработчиков, возглавляемых функциональным архитектором и бизнес-лидером.
("ЭЖ-Бухгалтер", 2024, N 44)Параллельно шел активный перевод в электронный формат кадровых документов. Развитие направления осуществлялось в рабочем порядке, без формирования отдельного проекта. Это было достигнуто за счет наличия внутренней команды разработчиков, возглавляемых функциональным архитектором и бизнес-лидером.
Нормативные акты
Приказ ФНС России от 01.09.2022 N ЕД-7-10/799@
"Об утверждении Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Федеральной налоговой службы"5.3.5. Внутренние документы по кадровым и финансовым вопросам, документы с пометкой "Для служебного пользования", документы, у которых приложения не подлежат переводу в электронную форму, согласовываются, подписываются и передаются в приемные СП ЦА, которым направляется документ, на бумажном носителе.
"Об утверждении Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Федеральной налоговой службы"5.3.5. Внутренние документы по кадровым и финансовым вопросам, документы с пометкой "Для служебного пользования", документы, у которых приложения не подлежат переводу в электронную форму, согласовываются, подписываются и передаются в приемные СП ЦА, которым направляется документ, на бумажном носителе.
Статья: Электронный документооборот в сфере трудовых отношений
(Суворова Т.)
("Бюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложение", 2023, N 4)По поводу законности применения электронных документов в вопросах кадрового делопроизводства существуют противоречивые мнения. Юристы говорили, что, используя нормы Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи", вполне можно некоторые кадровые документы перевести в электронный формат. Чиновники были категорически против и отмечали, что, если ТК РФ предусматривает ознакомление в письменной форме, ничего, кроме бумаги, подписать нельзя. Однако пандемия внесла свои коррективы, и чиновники стали допускать возможность обмена электронными документами между работодателем и работником. В конце 2021 года Федеральным законом N 377-ФЗ <1> в Трудовой кодекс были внесены изменения, которые урегулировали правила электронного документооборота в организации.
(Суворова Т.)
("Бюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложение", 2023, N 4)По поводу законности применения электронных документов в вопросах кадрового делопроизводства существуют противоречивые мнения. Юристы говорили, что, используя нормы Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи", вполне можно некоторые кадровые документы перевести в электронный формат. Чиновники были категорически против и отмечали, что, если ТК РФ предусматривает ознакомление в письменной форме, ничего, кроме бумаги, подписать нельзя. Однако пандемия внесла свои коррективы, и чиновники стали допускать возможность обмена электронными документами между работодателем и работником. В конце 2021 года Федеральным законом N 377-ФЗ <1> в Трудовой кодекс были внесены изменения, которые урегулировали правила электронного документооборота в организации.
"Трудовое право в условиях больших вызовов: монография"
(Лютов Н.Л., Черных Н.В.)
("Проспект", 2023)<3> Колобова С.В. Некоторые вопросы перевода кадровой документации в электронный вид // Современное право. 2020. N 2. С. 41 - 49.
(Лютов Н.Л., Черных Н.В.)
("Проспект", 2023)<3> Колобова С.В. Некоторые вопросы перевода кадровой документации в электронный вид // Современное право. 2020. N 2. С. 41 - 49.
Статья: Ознакомление с документами: на бумаге и в электронном виде
(Куролес И., Залюбовский К.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2023, N 2)Электронное ознакомление обычно используется в организациях, где внедрена система электронного документооборота. Ознакомление работников с кадровыми документами в электронном виде осуществляется посредством использования электронной подписи. Отметим, что до недавнего времени удаленный способ ознакомления был доступен только для документов, оформления которых закон не требовал. Например, уведомление о дате начала командировки. И некоторые работодатели самостоятельно пытались облегчить документооборот и перевести часть документов в электронный вид. В последующем появились отдельные нормы о порядке внедрения кадрового электронного документооборота в целом и о порядке электронного взаимодействия с удаленными работниками в частности. О них поговорим подробнее ниже.
(Куролес И., Залюбовский К.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2023, N 2)Электронное ознакомление обычно используется в организациях, где внедрена система электронного документооборота. Ознакомление работников с кадровыми документами в электронном виде осуществляется посредством использования электронной подписи. Отметим, что до недавнего времени удаленный способ ознакомления был доступен только для документов, оформления которых закон не требовал. Например, уведомление о дате начала командировки. И некоторые работодатели самостоятельно пытались облегчить документооборот и перевести часть документов в электронный вид. В последующем появились отдельные нормы о порядке внедрения кадрового электронного документооборота в целом и о порядке электронного взаимодействия с удаленными работниками в частности. О них поговорим подробнее ниже.
Статья: Электронные документы в кадровой работе органов исполнительной власти
(Старовойт М.А.)
("Административное право и процесс", 2024, N 7)В части технологического обеспечения процесса использования электронных документов в кадровой работе можно отметить создание Минцифры России подсистемы электронного кадрового документооборота федеральной государственной информационной системы в области гражданской службы в 2022 - 2023 гг. <13>, позволяющей перевести более 30 кадровых процессов в электронный вид, при этом данная работа будет продолжена Минцифры России в 2024 г. <14>.
(Старовойт М.А.)
("Административное право и процесс", 2024, N 7)В части технологического обеспечения процесса использования электронных документов в кадровой работе можно отметить создание Минцифры России подсистемы электронного кадрового документооборота федеральной государственной информационной системы в области гражданской службы в 2022 - 2023 гг. <13>, позволяющей перевести более 30 кадровых процессов в электронный вид, при этом данная работа будет продолжена Минцифры России в 2024 г. <14>.
Статья: Переходим на КЭДО
("Практическая бухгалтерия", 2024, N 10)КЭДО позволяет перевести в цифровой формат привычные всем кадровые документы. Принцип действия цифровой кадровой системы будет таким: сотрудник отдела кадров создает электронный документ и направляет его работнику. Получив уведомление о входящем новом документе, работник подписывает его в один клик, сразу после этого документ уходит обратно в отдел кадров. Специалист кадровой службы получает уведомление, которое информирует его, что документ подписан. Без сомнения, КЭДО дает бизнесу возможность существенно экономить на текущих расходах. Чем больше сотрудников на предприятии, тем существеннее экономия.
("Практическая бухгалтерия", 2024, N 10)КЭДО позволяет перевести в цифровой формат привычные всем кадровые документы. Принцип действия цифровой кадровой системы будет таким: сотрудник отдела кадров создает электронный документ и направляет его работнику. Получив уведомление о входящем новом документе, работник подписывает его в один клик, сразу после этого документ уходит обратно в отдел кадров. Специалист кадровой службы получает уведомление, которое информирует его, что документ подписан. Без сомнения, КЭДО дает бизнесу возможность существенно экономить на текущих расходах. Чем больше сотрудников на предприятии, тем существеннее экономия.
Готовое решение: Как организовать ведение кадрового делопроизводства в организации
(КонсультантПлюс, 2025)В частности, в ГОСТ Р 7.0.97-2025 есть перечень возможных реквизитов, схема их расположения, образцы оформления бланков документов, разъяснения по оформлению различных реквизитов, например подписи. Руководство им поможет вам оформлять кадровые документы без риска оспаривания их подлинности (действительности), например, из-за отсутствия реквизита - даты.
(КонсультантПлюс, 2025)В частности, в ГОСТ Р 7.0.97-2025 есть перечень возможных реквизитов, схема их расположения, образцы оформления бланков документов, разъяснения по оформлению различных реквизитов, например подписи. Руководство им поможет вам оформлять кадровые документы без риска оспаривания их подлинности (действительности), например, из-за отсутствия реквизита - даты.
Статья: Комментарий к Письму Управления Федеральной налоговой службы по г. Москве от 11.07.2023 N 27-161/076876@ <Возможно ли вернуть сотруднику излишне удержанный НДФЛ на основании электронного заявления, подписанного простой подписью?>
(Натырова Е.)
("Нормативные акты для бухгалтера", 2023, N 23)Кадровый ЭДО позволяет сократить бумажную волокиту, т.к. большинство кадровых документов от работников можно получить электронно. Согласно статьям 22.1 - 22.3 ТК РФ в электронный формат нельзя перевести следующие документы:
(Натырова Е.)
("Нормативные акты для бухгалтера", 2023, N 23)Кадровый ЭДО позволяет сократить бумажную волокиту, т.к. большинство кадровых документов от работников можно получить электронно. Согласно статьям 22.1 - 22.3 ТК РФ в электронный формат нельзя перевести следующие документы:
"Конвергенция частноправового регулирования общественных отношений сквозь призму эффективности права: монография"
(отв. ред. А.Н. Левушкин, Э.Х. Надысева)
("Юстицинформ", 2023)Внимания заслуживают и новые статьи 22.1 - 22.3, внесенные в ТК по причине начала действия N 377-ФЗ. Они посвящены электронному взаимодействию субъектов трудовых отношений (работников и работодателей). Суть сводится к упрощению оформления документации, касающейся кадрового делопроизводства. Теперь работодатели могут вести все соответствующие документы в электронном виде. Дублирование на бумаге не требуется. Работники же могут подписывать разные документы, например, приказы, связанные с отпусками, переводами и другие, без визита в офис предприятия.
(отв. ред. А.Н. Левушкин, Э.Х. Надысева)
("Юстицинформ", 2023)Внимания заслуживают и новые статьи 22.1 - 22.3, внесенные в ТК по причине начала действия N 377-ФЗ. Они посвящены электронному взаимодействию субъектов трудовых отношений (работников и работодателей). Суть сводится к упрощению оформления документации, касающейся кадрового делопроизводства. Теперь работодатели могут вести все соответствующие документы в электронном виде. Дублирование на бумаге не требуется. Работники же могут подписывать разные документы, например, приказы, связанные с отпусками, переводами и другие, без визита в офис предприятия.
Статья: Практика перехода к безбумажному документообороту
(Андреев В.)
("Юридический справочник руководителя", 2021, N 9)- некоторых кадровых документов согласно требованиям ТК РФ;
(Андреев В.)
("Юридический справочник руководителя", 2021, N 9)- некоторых кадровых документов согласно требованиям ТК РФ;
Статья: О внедрении электронного документооборота в трудовых отношениях
(Кудашкин А.В., Потапов А.В.)
("Оборонно-промышленный комплекс: управление, экономика и финансы, право", 2022, N 2)Следующим важным нововведением является установление на федеральном уровне единых требований для всех категорий работодателей в части оформления типовых форм электронных кадровых документов.
(Кудашкин А.В., Потапов А.В.)
("Оборонно-промышленный комплекс: управление, экономика и финансы, право", 2022, N 2)Следующим важным нововведением является установление на федеральном уровне единых требований для всех категорий работодателей в части оформления типовых форм электронных кадровых документов.