Авансовый отчет без выдачи аванса
Подборка наиболее важных документов по запросу Авансовый отчет без выдачи аванса (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Статья: Подотчетные деньги и займы: как избежать переквалификации в выплату зарплаты и доначислений налогов
(Гурдюмов Р.)
("ЭЖ-Бухгалтер", 2025, N 43)Например, в деле N А12-4016/2023 <1> налоговый орган в ходе проверки исключил из расходов компании на УСН значительные суммы, выданные под отчет, что привело к доначислению налога, пеней и штрафа. Ключевой претензией стало неприятие расходов по авансовым отчетам на сумму выше 1,2 млн руб. Компания не смогла доказать, что средства были израсходованы на хозяйственные нужды. В частности, по большинству авансовых отчетов отсутствовали кассовые чеки, а в имеющихся товарных чеках не был отражен необходимый ассортимент товаров. Суды подчеркнули, что сам по себе факт покупки без привязки к конкретной производственной необходимости не свидетельствует о том, что товары приобретались для предпринимательской деятельности компании. Еще одним существенным нарушением со стороны компании стало отсутствие распорядительных документов (приказов или заявлений) на выдачу денежных средств под отчет, а также документов, подтверждающих оприходование приобретенных товарно-материальных ценностей.
(Гурдюмов Р.)
("ЭЖ-Бухгалтер", 2025, N 43)Например, в деле N А12-4016/2023 <1> налоговый орган в ходе проверки исключил из расходов компании на УСН значительные суммы, выданные под отчет, что привело к доначислению налога, пеней и штрафа. Ключевой претензией стало неприятие расходов по авансовым отчетам на сумму выше 1,2 млн руб. Компания не смогла доказать, что средства были израсходованы на хозяйственные нужды. В частности, по большинству авансовых отчетов отсутствовали кассовые чеки, а в имеющихся товарных чеках не был отражен необходимый ассортимент товаров. Суды подчеркнули, что сам по себе факт покупки без привязки к конкретной производственной необходимости не свидетельствует о том, что товары приобретались для предпринимательской деятельности компании. Еще одним существенным нарушением со стороны компании стало отсутствие распорядительных документов (приказов или заявлений) на выдачу денежных средств под отчет, а также документов, подтверждающих оприходование приобретенных товарно-материальных ценностей.
Вопрос: Возможно ли подотчетные средства перечислять на незарплатные карты работников? Возможно ли в приказе о выдаче подотчетных средств указать только цели использования, лимиты и должности без Ф.И.О.?
(Консультация эксперта, 2023)Выдача наличных денег подотчетному лицу осуществляется на основании расходного кассового ордера 0310002 согласно распорядительному документу юридического лица, индивидуального предпринимателя либо письменному заявлению подотчетного лица. При этом допускается оформление распорядительного документа на несколько выдач наличных денег одному или нескольким подотчетным лицам с указанием фамилии (фамилий) и инициалов, суммы (сумм) наличных денег и срока (сроков), на который они выдаются.
(Консультация эксперта, 2023)Выдача наличных денег подотчетному лицу осуществляется на основании расходного кассового ордера 0310002 согласно распорядительному документу юридического лица, индивидуального предпринимателя либо письменному заявлению подотчетного лица. При этом допускается оформление распорядительного документа на несколько выдач наличных денег одному или нескольким подотчетным лицам с указанием фамилии (фамилий) и инициалов, суммы (сумм) наличных денег и срока (сроков), на который они выдаются.
Судебная практика
Постановление Второго арбитражного апелляционного суда от 17.11.2023 N 02АП-8758/2023 по делу N А29-15502/2020
Требование: Об отмене определения об отказе в признании сделок должника недействительными, применении последствий недействительности сделок.
Решение: Определение оставлено без изменения.Унифицированная форма учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет" применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы, и составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии. Отсутствие у конкурсного управляющего первичной бухгалтерской документации Общества, обосновывающей возврат подотчетных денежных средств должнику или отчет за полученные в под авансовый отчет денежные средства ввиду не передачи ему их, не свидетельствует однозначно о том, что подобные документы не существовали, а полученные денежные средства были израсходованы не на нужды предприятия.
Требование: Об отмене определения об отказе в признании сделок должника недействительными, применении последствий недействительности сделок.
Решение: Определение оставлено без изменения.Унифицированная форма учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет" применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы, и составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии. Отсутствие у конкурсного управляющего первичной бухгалтерской документации Общества, обосновывающей возврат подотчетных денежных средств должнику или отчет за полученные в под авансовый отчет денежные средства ввиду не передачи ему их, не свидетельствует однозначно о том, что подобные документы не существовали, а полученные денежные средства были израсходованы не на нужды предприятия.
Определение Четвертого кассационного суда общей юрисдикции от 27.09.2023 по делу N 88-34366/2023 (УИД 23RS0054-01-2022-001213-06)
Категория спора: Подряд.
Требования заказчика: О взыскании денежных средств.
Обстоятельства: Истец указал, что выполнить свои обязательства подрядчик не смог, так как был госпитализирован, а впоследствии скончался.
Решение: Дело направлено на новое рассмотрение.С учетом изложенного, суд первой инстанции пришел к выводу, что авансовый отчет выдачи/приема средств на строительство индивидуального жилого дома по <адрес> с датами выдачи/приема денежных средств 25 мая-ДД.ММ.ГГГГ подтверждает факт получения ДД.ММ.ГГГГ ФИО5 от ФИО2 денежных средств в качестве аванса в размере 1 000 000 рублей, в отсутствие доказательств расходования данных денежных средств на исполнение договора подряда стороной ответчика.
Категория спора: Подряд.
Требования заказчика: О взыскании денежных средств.
Обстоятельства: Истец указал, что выполнить свои обязательства подрядчик не смог, так как был госпитализирован, а впоследствии скончался.
Решение: Дело направлено на новое рассмотрение.С учетом изложенного, суд первой инстанции пришел к выводу, что авансовый отчет выдачи/приема средств на строительство индивидуального жилого дома по <адрес> с датами выдачи/приема денежных средств 25 мая-ДД.ММ.ГГГГ подтверждает факт получения ДД.ММ.ГГГГ ФИО5 от ФИО2 денежных средств в качестве аванса в размере 1 000 000 рублей, в отсутствие доказательств расходования данных денежных средств на исполнение договора подряда стороной ответчика.
Нормативные акты
Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У
(ред. от 09.01.2024)
"О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства"
(Зарегистрировано в Минюсте России 23.05.2014 N 32404)6.3. Для выдачи наличных денег работнику под отчет (далее - подотчетное лицо) на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер 0310002 должен оформляться согласно распорядительному документу юридического лица, индивидуального предпринимателя либо письменному заявлению подотчетного лица. Распорядительный документ юридического лица, индивидуального предпринимателя допускается оформлять на несколько выдач наличных денег одному или нескольким подотчетным лицам с указанием фамилии (фамилий) и инициалов, суммы (сумм) наличных денег и срока (сроков), на который они выдаются.
(ред. от 09.01.2024)
"О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства"
(Зарегистрировано в Минюсте России 23.05.2014 N 32404)6.3. Для выдачи наличных денег работнику под отчет (далее - подотчетное лицо) на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер 0310002 должен оформляться согласно распорядительному документу юридического лица, индивидуального предпринимателя либо письменному заявлению подотчетного лица. Распорядительный документ юридического лица, индивидуального предпринимателя допускается оформлять на несколько выдач наличных денег одному или нескольким подотчетным лицам с указанием фамилии (фамилий) и инициалов, суммы (сумм) наличных денег и срока (сроков), на который они выдаются.
Корреспонденция счетов: Как отразить в учете организации-арендатора расходы на эксплуатацию полученного в аренду автомобиля (ГСМ), производимые в соответствии с договором аренды, если указанные расходы оплачиваются за наличный расчет через подотчетное лицо (работника организации)?..
(Консультация эксперта, 2026)В соответствии с пп. 6.3 п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У авансовый отчет об израсходованных суммах представляется работником в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии - руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.
(Консультация эксперта, 2026)В соответствии с пп. 6.3 п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У авансовый отчет об израсходованных суммах представляется работником в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии - руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.
Статья: Как дисциплинировать нерадивых подотчетников: три способа
(Овчинникова И.В.)
("Главная книга", 2024, N 19)Алгоритм работы с подотчетниками без выдачи им аванса выглядит следующим образом.
(Овчинникова И.В.)
("Главная книга", 2024, N 19)Алгоритм работы с подотчетниками без выдачи им аванса выглядит следующим образом.
Вопрос: Работник не отчитался за командировку, и работодатель принял решение простить подотчетную сумму. С суммы прощенного долга удержан НДФЛ. Вправе ли работник в данном случае с суммы прощенного долга получить имущественный вычет на приобретение квартиры?
(Консультация эксперта, 2025)Если работник, направленный в командировку, не представил работодателю авансовый отчет об израсходованных суммах денежных средств, выданных работнику под отчет, то такая выплата не может рассматриваться как выплата, произведенная в возмещение командировочных расходов, соответственно, оснований для применения к полученным доходам норм п. 1 ст. 217 НК РФ об освобождении от налогообложения сумм возмещения командировочных расходов не имеется (Письмо Минфина России от 16.12.2019 N 03-04-06/98341).
(Консультация эксперта, 2025)Если работник, направленный в командировку, не представил работодателю авансовый отчет об израсходованных суммах денежных средств, выданных работнику под отчет, то такая выплата не может рассматриваться как выплата, произведенная в возмещение командировочных расходов, соответственно, оснований для применения к полученным доходам норм п. 1 ст. 217 НК РФ об освобождении от налогообложения сумм возмещения командировочных расходов не имеется (Письмо Минфина России от 16.12.2019 N 03-04-06/98341).
Готовое решение: Как заполнить и принять к учету авансовый отчет по подотчетной сумме в иностранной валюте
(КонсультантПлюс, 2026)по курсу Банка России, установленному на дату выдачи аванса, в части расходов, оплаченных подотчетными деньгами (п. 9 ПБУ 3/2006 "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте");
(КонсультантПлюс, 2026)по курсу Банка России, установленному на дату выдачи аванса, в части расходов, оплаченных подотчетными деньгами (п. 9 ПБУ 3/2006 "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте");
Корреспонденция счетов: Как отразить в учете организации затраты на нотариальное заверение копий учредительных документов у нотариуса государственной нотариальной конторы (в рамках осуществления основной деятельности организации)? Оплата нотариальных действий производится подотчетным лицом организации за наличный расчет...
(Консультация эксперта, 2026)Авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами предъявляется работником главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) в срок, установленный руководителем. Проверка авансового отчета, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем (пп. 6.3 п. 6 Указания).
(Консультация эксперта, 2026)Авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами предъявляется работником главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) в срок, установленный руководителем. Проверка авансового отчета, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем (пп. 6.3 п. 6 Указания).
Типовая ситуация: Подотчет: кому выдавать, как оформить и учесть
(Издательство "Главная книга", 2026)Принять авансовый отчет с товарным чеком без кассового можно, но помните, что в большинстве случаев продавец обязан выдать чек ККТ. При наличии кассового чека со всеми обязательными реквизитами товарный чек необязателен (Письма Минфина от 16.08.2017 N 03-01-15/52653, от 18.02.2019 N 03-03-06/1/10344).
(Издательство "Главная книга", 2026)Принять авансовый отчет с товарным чеком без кассового можно, но помните, что в большинстве случаев продавец обязан выдать чек ККТ. При наличии кассового чека со всеми обязательными реквизитами товарный чек необязателен (Письма Минфина от 16.08.2017 N 03-01-15/52653, от 18.02.2019 N 03-03-06/1/10344).
Вопрос: Работник не отчитался за командировку, и работодатель принял решение простить подотчетную сумму. Должен ли работодатель в 2025 г. предоставить стандартный вычет на детей с этой суммы, если заявление о предоставлении стандартных вычетов работник в 2025 г. не представлял?
(Консультация эксперта, 2025)Если работник, направленный в командировку, не представил работодателю авансовый отчет об израсходованных суммах денежных средств, выданных работнику под отчет, то такая выплата не может рассматриваться как выплата, произведенная в возмещение командировочных расходов, соответственно, оснований для применения к полученным доходам норм п. 1 ст. 217 НК РФ об освобождении от налогообложения сумм возмещения командировочных расходов не имеется (Письмо Минфина России от 16.12.2019 N 03-04-06/98341).
(Консультация эксперта, 2025)Если работник, направленный в командировку, не представил работодателю авансовый отчет об израсходованных суммах денежных средств, выданных работнику под отчет, то такая выплата не может рассматриваться как выплата, произведенная в возмещение командировочных расходов, соответственно, оснований для применения к полученным доходам норм п. 1 ст. 217 НК РФ об освобождении от налогообложения сумм возмещения командировочных расходов не имеется (Письмо Минфина России от 16.12.2019 N 03-04-06/98341).
Тематический выпуск: Налог на прибыль: актуальные вопросы из практики налогового консультирования
(под ред. А.В. Брызгалина)
("Налоги и финансовое право", 2023, N 7)Учитывая высокую степень формализма налоговой службы, мы прогнозируем высокую вероятность предъявления претензий к расходам организации в отсутствие авансовых отчетов: налоговый орган будет утверждать, что трудовое законодательство обязывает работника после возвращения из командировки представлять авансовый отчет даже в том случае, если перед командировкой ему были выданы только суточные. При отсутствии авансового отчета налоговый орган может счесть затраты на командировку не подтвержденными и исключить из состава расходов при исчислении налога на прибыль.
(под ред. А.В. Брызгалина)
("Налоги и финансовое право", 2023, N 7)Учитывая высокую степень формализма налоговой службы, мы прогнозируем высокую вероятность предъявления претензий к расходам организации в отсутствие авансовых отчетов: налоговый орган будет утверждать, что трудовое законодательство обязывает работника после возвращения из командировки представлять авансовый отчет даже в том случае, если перед командировкой ему были выданы только суточные. При отсутствии авансового отчета налоговый орган может счесть затраты на командировку не подтвержденными и исключить из состава расходов при исчислении налога на прибыль.
Готовое решение: Как отражать авансы в отчете о движении денежных средств начиная с бухгалтерской отчетности
(КонсультантПлюс, 2026)2. Как отражать уплаченные авансы в отчете о движении денежных средств
(КонсультантПлюс, 2026)2. Как отражать уплаченные авансы в отчете о движении денежных средств
Корреспонденция счетов: Как отразить в учете расходы на командировку дистанционного работника?..
(Консультация эксперта, 2026)Командировочные расходы (расходы на проезд (перелет) работника к месту назначения и обратно, на наем жилого помещения (все без учета НДС), а также суточные) учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Датой осуществления таких расходов является дата утверждения авансового отчета дистанционного работника руководителем организации (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).
(Консультация эксперта, 2026)Командировочные расходы (расходы на проезд (перелет) работника к месту назначения и обратно, на наем жилого помещения (все без учета НДС), а также суточные) учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Датой осуществления таких расходов является дата утверждения авансового отчета дистанционного работника руководителем организации (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).