Приложение N 2. Рекомендации по применению и заполнению форм

Приложение N 2

к Методическим рекомендациям

РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ПРИМЕНЕНИЮ И ЗАПОЛНЕНИЮ ФОРМ

1. По учету труда и его оплаты

1.1. По учету личного состава

Приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма N Т-1)

Применяется для учета вновь принятых на работу. Заполняется в одном экземпляре работником отдела кадров на всех работников, за исключением назначаемых вышестоящим органом. Завизированный начальником отдела кадров или лицом, ответственным за прием, проект приказа (распоряжения) является в необходимых случаях направлением на переговоры и пропуском в структурное подразделение для ознакомления с условиями работы.

Начальник (мастер) структурного подразделения дает заключение о возможности приема: на оборотной стороне проекта приказа (распоряжения) указывается, в качестве кого может быть принят на работу нанимающийся, по какому разряду или с каким окладом и продолжительность испытательного срока.

Согласие работника с условиями работы, результаты переговоров, медицинского осмотра, отметки о прохождении инструктажа по технике безопасности, противопожарному минимуму и другие отметки проставляют на оборотной стороне формы.

Проект приказа (распоряжения) о приеме на работу работника, которому устанавливают оклад, визируется в соответствующей службе предприятия (организации) для подтверждения вакантной должности и устанавливаемого оклада по штатному расписанию. Подписанный руководителем предприятия (организации) приказ (распоряжение) объявляется работнику под расписку.

Работник отдела кадров на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу заполняет личную карточку, делает отметку о зачислении на работу в трудовой книжке, а бухгалтерия открывает лицевой счет или соответствующий ему документ.

Личная карточка (форма N Т-2)

Карточка заполняется на работников всех категорий, в том числе на специалистов с высшим и средним профессиональным образованием и на молодых рабочих, окончивших учебные заведения начального среднего профессионального образования и т.д.

Личная карточка заполняется в одном экземпляре работником отдела кадров на основании соответствующих документов: паспорта, военного билета, трудовой книжки, диплома (свидетельства, удостоверения) об окончании учебного заведения и других документов, а также на основании опроса работника.

Коды профессии и специальности указываются соответственно по Общесоюзным классификаторам профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и специальностей по образованию (ОКСО). Все последующие изменения данных о работнике (образование, перемена места жительства и др.) отражаются в личной карточке.

Свободные строки могут при необходимости заполняться данными по усмотрению предприятий, организаций.

После заполнения раздела "общие сведения" лицо, оформляемое на работу, подписывает личную карточку и проставляет дату заполнения.

Свободные строки в п. 6 (6.3, 6.4) раздела 1 предназначены для названия и даты окончания второго учебного заведения высшего или среднего профессионального образования.

При заполнении п. 12 раздела 1 предприятия (организации) необходимо именовать так, как они назывались в свое время, военную службу записывать с указанием должности. С каждой записью, вносимой на основании приказа (распоряжения) в трудовую книжку (вкладыш) о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и увольнении, администрация обязана ознакомить владельца этой книжки (вкладыша) под расписку в графе II раздела 3 личной карточки в соответствии с п. 2.4 ("Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях", утвержденная Постановлением Госкомтруда СССР от 02.08.85 N 252 с последующими дополнениями и изменениями).

В этом же разделе в графах 7, 8, 9, 10 отражаются данные о замещении должности на конкурсной основе и выборность на определенную должность.

Графа 6 "Категория персонала" (рабочие, ИТР, служащие и т.д.) заполняется на тех предприятиях, в отчете по труду которых предусмотрено разделение работников по категориям.

Для полноты учета лиц, обучающихся в вечерних и заочных отделениях учебных заведений высшего и среднего профессионального образования, в личной карточке в разделе "Дополнительные сведения" следует проставлять дату поступления в учебное заведение и его окончания. Личные карточки таких работников рекомендуется хранить отдельно до окончания ими учебных заведений.

В том же разделе следует записывать и другие данные о работнике. Например, данные о работающих инвалидах: на основании справки ВТЭК записываются группа инвалидности и дата ее установления (изменения), причина инвалидности, заключение ВТЭК об условиях и характере труда, а также можно записывать другие данные, необходимые для учета.

Учетная карточка научного работника (форма N Т-4)

Заполняется в одном экземпляре работником отдела кадров на научных работников на основании соответствующих документов, а также на основании опроса работника. На каждого научного работника ведется также личная карточка по форме N Т-2.

Коды послевузовского образования, ученой степени, ученого звания указываются соответственно по Общесоюзному классификатору "Информация по кадрам".

Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу

(форма N Т-5)

Применяется при оформлении перевода работника из одного структурного подразделения в другое. Заполняется работником отдела кадров в одном экземпляре.

Приказ (распоряжение) визирует начальник структурного подразделения прежнего и нового места работы и подписывает руководитель предприятия (организации). На основании приказа (распоряжения) о переводе на другую работу отдел кадров делает отметки в личной карточке, трудовой книжке и других документах.

На оборотной стороне формы делаются отметки о несданных имущественно-материальных и других ценностях, числящихся за работником на прежнем месте работы.

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска

(форма N Т-6)

Применяется для оформления ежегодного и других видов отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с КЗОТ, действующими законодательными актами и положениями, коллективными договорами и графиками отпусков.

Заполняется в двух экземплярах. Один - остается в отделе кадров, другой - передается в бухгалтерию. Подписывается начальником (мастером) структурного подразделения и руководителем предприятия (организации).

На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска отдел кадров делает отметки в личной карточке работника, а бухгалтерия производит расчет заработной платы, причитающейся за отпуск. При предоставлении отпуска без оплаты рядом с указанием количества дней отпуска указывается "без оплаты".

Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора

(контракта) (форма N Т-8)

Применяется при увольнении работников, заполняется работником отдела кадров в двух экземплярах на всех работников, за исключением увольняемых вышестоящим органом. Один остается в отделе кадров, второй передается в бухгалтерию. Подписывается начальником (мастером) структурного подразделения и руководителем предприятия (организации).

В разделе "Справка о несданных имущественно-материальных и других ценностях" делаются отметки о несданных ценностях, числящихся за работником.

На основании приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора (контракта) бухгалтерия производит расчет с работником.

При увольнении по собственному желанию работник оформляет заявление на лицевой стороне формы.

1.2. По учету использования рабочего времени и расчетов

с персоналом по оплате труда

Табель учета использования рабочего времени и расчета

заработной платы (форма N Т-12)

Табель учета использования рабочего времени (форма N Т-13)

Табель учета использования рабочего времени и расчета

заработной платы (форма N Т-13а)

Применяются для учета использования рабочего времени всех категорий служащих, для контроля за соблюдением рабочими и служащими установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета заработной платы, а также для составления статистической отчетности по труду. Составляются в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, после соответствующего оформления передаются в бухгалтерию. Отметки в табеле о причинах неявок на работу или о работе неполный рабочий день, о работе в сверхурочное время и других отступлениях от нормальных условий работы должны быть сделаны только на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справки о выполнении государственных или общественных обязанностей и т.п.). Для отражения использования рабочего времени за каждый день в табеле (в форме N Т-12 графы 3, 5, в форме N Т-13 графы 2, 3) отведено две строки: одна строка - для отметок условных обозначений видов затрат рабочего времени, а другая строка - для записи количества часов по ним. Учет использования рабочего времени осуществляется в табеле методом сплошной регистрации явок и неявок на работу либо путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий и т.д.). Формы N Т-13 "Табель учета использования рабочего времени" и N Т-13а "Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы" применяются в условиях автоматизированной обработки данных. Бланки табеля по формам N Т-13 и N Т-13а с частично заполненными реквизитами могут быть созданы с помощью средств вычислительной техники. К таким реквизитам относятся: структурное подразделение предприятия, цех (отдел), бригада, фамилия, имя, отчество, профессия (должность), табельный номер и т.д., то есть данные, содержащиеся в справочниках условно-постоянной информации. В этом случае форма табеля изменяется в соответствии с принятой технологией обработки данных. Такая форма должна обеспечить возможность отражать в ней учет использования рабочего времени.

Условные обозначения отработанного и неотработанного времени, представленные на титульном листе формы N Т-12, применяются и при заполнении форм N Т-13 и N Т-13а.

Расчетно-платежная ведомость (форма N Т-49)

Применяется для расчета и выдачи заработной платы всем категориям работающих.

Составляется в одном экземпляре в бухгалтерии на основании данных "Лицевого счета" (форма N Т-54).

Начисление заработной платы производится на основании данных первичных документов по учету выработки, фактически отработанного времени, листков на доплату и других документов. Одновременно производится расчет всех удержаний из заработной платы и определяется сумма, подлежащая к выдаче.

Графа "Категория персонала" заполняется на тех предприятиях, в отчете по труду которых предусмотрено разделение работников по категориям.

Расчетная ведомость (форма N Т-51)

Применяется для расчета заработной платы. При этом "Лицевой счет" (форма N Т-54) не выдается.

Составляется в одном экземпляре в бухгалтерии.

Платежная ведомость (форма N Т-53)

Применяется для учета выдачи заработной платы.

На титульном листе формы указывается общая сумма выданной и депонированной заработной платы. При необходимости в графе "Примечание" указывается номер предъявленного документа.

При заполнении платежной ведомости после последней записи необходимо сделать итоговую строку для общей суммы по ведомости. Итоговые строки могут быть введены также в конце каждой страницы.

При составлении документа с помощью средств вычислительной техники форма может печататься без строк.

Лицевой счет (формы N Т-54 и N Т-54а)

Лицевой счет применяется для отражения сведений о заработной плате за прошлые периоды и пенсии.

Заполняется работником бухгалтерии.

Форма N Т-54 применяется для записи всех видов начислений и удержаний из заработной платы на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплат.

При безавансовом расчете заработной платы записи о начислениях и удержаниях в форме N Т-54 производятся на двух строках. При необходимости можно в каждой графе сделать итоговую строку.

На основании данных лицевого счета составляется расчетно-платежная ведомость по форме N Т-49.

Форма N Т-54а применяется при обработке учетных данных с помощью средств вычислительной техники и содержит только условно-постоянные реквизиты о работнике. Данные по расчету заработной платы вкладываются ежемесячно в лицевой счет в виде машинограммы. Содержание граф машинограммы лицевого счета может быть напечатано на третьей странице формы или на самой машинограмме. Вторая и четвертая страницы используются для печатания кодов видов оплат и удержаний.

Свободные графы в верхней таблице могут быть использованы для разных необходимых записей.

(Формы таблиц не приводятся)