3. Осуществление контроля за порядком разрешения обращений граждан

3. Осуществление контроля

за порядком разрешения обращений граждан

3.1. Рассмотренные руководством Главного управления или территориального отдела обращения работниками отдела документационного обеспечения, защиты информации и мобилизационной работы передаются сотруднику отдела организации, координации и контроля, ответственному за делопроизводство по обращениям граждан, для дальнейшей регистрации и контроля.

3.2. Делопроизводство по обращениям ведется отдельно от других видов делопроизводства и возлагается на отдел организации, координации и контроля.

Всем письменным обращениям, полученным на личном приеме, по почте, факсимильной связью, телеграфом или иным путем, присваивается регистрационный индекс, с которым они отдельно учитываются в алфавитном журнале регистрации предложений, заявлений и жалоб (приложение 1 - не приводится). В структурных подразделениях Главного управления ведутся журналы, где в форме кратких записей отражается ход рассмотрения обращения, адресованного резолюцией руководителя данному подразделению (приложение 3 - не приводится).

Личные обращения граждан регистрируются в книге приема (приложение 2 - не приводится), где отражается содержание данных в устной форме ответов. По требованию гражданина ему направляется письменный ответ.

3.3. Обращения, разрешение которых не входит в компетенцию Главного управления, в том числе обращения и запросы депутатов Государственной Думы и членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, в 5-дневный срок с момента поступления направляются по принадлежности (подведомственности) или по территориальности с одновременным извещением об этом заявителей. При пересылке обращений к ним прилагаются имеющиеся материалы, необходимые для их разрешения.

3.4. На каждое поступившее обращение специалистом заводится электронно-регистрационная карточка - производство (приложение 4 - не приводится). При получении обращения исполнитель расписывается в журнале предложений, заявлений и жалоб граждан и юридических лиц. На производстве делаются все необходимые отметки о ходе рассмотрения обращения. Распечатанные производства формируются в хронологическом порядке в специальном наряде.

3.5. Регистрационный индекс производства по обращениям состоит из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего обращения (например, Д-509). Регистрационный индекс может быть дополнен другими обозначениями, обеспечивающими систематизацию, поиск, анализ и сохранность предложений, заявлений и жалоб граждан.

3.6. Повторным обращениям граждан при их поступлении присваивается регистрационный индекс первого обращения с добавлением порядкового номера, проставляемого через дробь (например, Д-509/1, Д-509/2, Д-509/3 и т.д.). Повторными считаются обращения, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок разрешения или заявитель не согласен с принятым по его обращению решением.

Письма одного и того же автора и по одному и тому же вопросу, поступившие до истечения срока разрешения первого поступившего обращения, считаются дубликатами и подлежат приобщению к производству по рассматриваемому обращению.

Не считаются повторными письма одного и того же автора, но по разным вопросам, а также по одному и тому же вопросу, но по которому автору даны исчерпывающие ответы соответствующим компетентным органом.

3.7. В случае если обращение гражданина берется на особый контроль, на производстве проставляется пометка "Особый контроль" ("ОК"), индекс данного обращения с установленной датой заносится в электронный журнал для дальнейшего контроля сроков исполнения.

Контроль завершается только после принятия исчерпывающих мер по разрешению обращения, направления ответа заявителю либо получения копии ответа заявителю из подконтрольного органа. Решение о снятии с контроля принимает руководитель, поставивший обращение на контроль.

При осуществлении контроля обращается внимание на сроки исполнения поручений по обращениям граждан и полноту рассмотрения поставленных вопросов, объективность проверки фактов, изложенных в обращениях, законность и обоснованность принятых по ним решений, своевременность их исполнения и направлений ответов заявителям.

3.8. По обращениям, принятым к производству Главным управлением или территориальным отделом, окончательные ответы готовятся специалистами структурных подразделений. Ответы на обращения, на которых наложена резолюция руководителя Главного управления или его заместителей, даются за подписью руководителя Главного управления или его заместителей. По обращениям, направленным для рассмотрения в территориальные отделы, ответы подписывают соответственно их начальники.

3.9. Предложения, заявления и жалобы граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные вопросы, по ним приняты необходимые меры и даны исчерпывающие ответы, соответствующие действующему законодательству.

3.10. Ответ на обращение может быть дан в письменной или устной форме. В случае устного ответа делается соответствующая запись в электронно-регистрационной карточке. Специалист, давший устный ответ на обращение, в письменной форме (докладная записка) докладывает об этом руководителю структурного подразделения. Докладная записка прикладывается к материалам обращения, после чего оно может быть списано в дело.

3.11. В производство подшиваются все документы и материалы, отражающие ход рассмотрения данного обращения и принятые по нему решения.

На каждом производстве по обращению после окончательного решения и его исполнения должна быть надпись "В дело" и личная подпись должностного лица, принявшего это решение.

При оставлении разрешения обращения на контроле в Главном управлении на производстве ставится отметка "оставлено на контроле", а при получении исчерпывающего ответа из органа, которому было поручено проведение проверки по обращению, - отметка "снято с контроля" с указанием даты поступления и регистрационного номера полученного ответа.

Производство вместе с обращением и всеми необходимыми отметками возвращается специалисту отдела организации, координации и контроля для централизованного формирования архива по обращениям граждан. Формирование и хранение производств у исполнителей запрещается.

3.12. Обращение, направленное в территориальный отдел с контролем исполнения, по которому ответ Главного управления заявителю не требуется, снимается с контроля ответом территориального отдела.

3.13. На специалиста по делопроизводству работы с обращениями возлагается контроль за прохождением обращений у сотрудников Главного управления, которые обязаны своевременно информировать его о завершении работы, в том числе по обращениям, поступившим с личного приема, о продлении сроков рассмотрения обращения, о передаче обращения другому сотруднику. На основании этой информации делаются соответствующие отметки в электронной базе и производстве по обращению.

3.14. При окончании производства ответственный специалист по обращениям граждан и юридических лиц полностью формирует пакет всех документов и представляет его руководителю Главного управления либо лицу, его замещающему, наложившим при рассмотрении свою резолюцию на обращение, который после ознакомления в верхней части производства списывает дело в наряд, указывая дату и подписывая.

3.15. Ответственный специалист по обращениям по списании производства в наряд прикладывает к нему опись всех существующих материалов с указанием количества листов и отправляет его в архив.