Приказ Росархива от 13.02.2024 N 19 "Об утверждении Руководства по соблюдению обязательных требований, являющихся предметом контроля при осуществлении регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле"

7. Организация возврата архивных документов

225

Возврат документов Архивного фонда Российской Федерации должен осуществляться по решению суда

п. 55.1 Правил 2020

Возврат архивных документов на основании судебных постановлений (актов). Исполнение архивом судебных постановлений (актов) по возврату архивных документов осуществляется после вступления их в законную силу в соответствии с законодательством Российской Федерации.

К исполнительному документу (за исключением судебного приказа), поступившему в архив, должны быть приложены:

- копия судебного постановления (акта), подписанного судьей, заверенная гербовой печатью суда;

- заявление взыскателя либо его представителя с указанием архивного шифра и номеров листов архивных документов, почтового адреса проживания и актуальных контактных данных. Заявление подписывается взыскателем либо его представителем. Полномочия представителя подтверждаются нотариально заверенной доверенностью взыскателя.

Прием архивом документов по исполнению судебного постановления (акта) по возврату архивных документов, осуществляется:

- в организации почтовой связи уполномоченным лицом архива при предъявлении им почтового извещения, с оттиском календарного почтового штемпеля и личной подписи в получении. Уполномоченное лицо архива проверяет наличие на пакете оттиска календарного почтового штемпеля;

- в архиве при предъявлении заказного письма с уведомлением о вручении или в архиве при предъявлении документов по исполнению судебного акта. Уполномоченное лицо архива проверяет у взыскателя или его представителя документы, удостоверяющие личность, наличие доверенности, в которой закреплены соответствующие полномочия, или иного документа, подтверждающего полномочия представителя;

- посредством информационно-телекоммуникационной сети Интернет, в том числе с использованием единой системы идентификации и аутентификации - в форме электронного документа, подписанного усиленной электронной подписью.

После получения и регистрации в архиве документов по исполнению судебного постановления (акта) директор архива:

- уведомляет соответствующий уполномоченный орган в сфере архивного дела о получении документов по исполнению судебного постановления (акта) по возврату архивных документов;

- назначает ответственного исполнителя, которому поручается поиск, изъятие и копирование истребуемых архивных документов.

Архив готовит истребуемые архивные документы к выдаче: осуществляет изъятие документов из дел, при необходимости расшивает дела, осуществляет копирование документов, изготавливая аналоговые и электронные копии. Одной аналоговой копии документа присваивается статус "копии на правах подлинника". Копия на правах подлинника помещается в единицу хранения (дело).

Для электронных документов копия создается в электронной форме.

Оформляется акт об изъятии подлинных единиц хранения, архивных документов (Форма N 6) и вносятся изменения в учетные документы в соответствии с пунктами 55.3 и 26.3 Правил 2020.

Передача документов осуществляется в помещении архива в заранее согласованный день и время непосредственно взыскателю либо его представителю (при предъявлении доверенности) и подтверждается распиской в получении документов.

226

Без решения суда архив обязан возвратить:

- документы личного происхождения;

- трудовую книжку гражданина;

- документы, перемещенные в СССР в результате Второй мировой войны и находящиеся на территории Российской Федерации

п. 55.2 Правил 2020

Без судебного постановления (акта) архив обязан возвратить архивные документы, указанные в пункте 55.2 Правил 2020.

Возврат документов личного происхождения, образовавшихся в процессе деятельности отдельных лиц и являющихся при создании их личной (частной) собственностью, из прекращенных уголовных, административных, фильтрационно-проверочных дел.

К таким документам относятся рукописи, фотографии и другие документы личного характера (аудио- и видеозаписи, письма, рукописи, дневники, рисунки, нотные записи и иные документы творческого характера, личные предметы), включенные в состав единиц хранения, сформированных по материалам прекращенных уголовных, административных, фильтрационно-проверочных дел.

Возврату не подлежат фотографии, сделанные в процессе ведения следствия и в ходе рассмотрения дела, или официальные документы (удостоверения, справки, наградные документы, учетные карточки, документы пересылочных пунктов, документы кассационного, надзорного и реабилитационного производств, о привлечении к принудительному труду в условиях ограничения свободы, в том числе в "рабочих колоннах НКВД", а также об ограничении других прав и свобод, контрольно-наблюдательных дел спецпоселенцев, ссыльных и высланных и др.).

Возврат осуществляется по заявлению реабилитированного лица, его наследника или представителя, содержащему необходимые обоснования. Заявление должно быть оформлено в письменном виде, подписано собственноручно заявителем, и представлено им при личном обращении в архив.

При этом реабилитированные лица должны предъявить следующие документы:

- документ, удостоверяющий личность;

- справку о реабилитации.

Наследники, кроме этого, должны предъявить:

- документ, подтверждающий факт смерти реабилитированного лица;

- документы, подтверждающие родство/свидетельство о праве на наследство.

Кроме того, может быть представлено решение суда об установлении факта, имеющего юридическое значение, о наследовании конкретного имущества.

Представители реабилитированного лица или его наследников предъявляют доверенность или иной документ, подтверждающий их полномочия (доверенность, выданная и оформленная в соответствии с законом, документы, подтверждающие право доверителя и полномочия представителя, в том числе в электронной форме).

Документы изымаются из дела, изготавливаются их аналоговые и электронные копии. Для электронных документов копия создается в электронной форме.

Оформляется акт об изъятии подлинных единиц хранения, архивных документов (Форма N 6) и вносятся изменения в учетные документы в соответствии с пунктами 55.3 и 26.3 Правил 2020.

Трудовая книжка гражданина, переданная на хранение в архив вместе с документами по личному составу от ликвидированной организации, возвращается гражданину по его личному письменному заявлению, при предъявлении документа, удостоверяющего личность. В случае смерти работника его трудовая книжка выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников. Копия трудовой книжки не изготавливается.

Документы, перемещенные в СССР в результате Второй мировой войны и находящиеся на территории Российской Федерации, возвращаются в страны их происхождения в соответствии с Федеральным законом от 15.04.1998 N 64-ФЗ "О культурных ценностях, перемещенных в Союз ССР в результате Второй мировой войны и находящихся на территории Российской Федерации". Архив, в оперативном управлении которого находится перемещенная культурная ценность, являющаяся объектом требований, по указанию полномочного федерального органа исполнительной власти в сфере культуры, искусства и кинематографии (Министерства культуры Российской Федерации), заключает договор:

- с организацией (учреждением или отдельным лицом), уполномоченной на то правительством государства, заявившего претензию;

- с имеющим надлежащие правомочия представителем семьи, которой ранее принадлежала эта культурная ценность (реликвия).

В соответствии с договором производится возмещение расходов на идентификацию, экспертизу, хранение, реставрацию, копирование документов, а также расходов на их передачу (транспортных и других), и фактическая передача документов.

Копиям перемещенных документов, подлинники которых возвращены в страны их происхождения, присваивается статус копий на правах подлинников. Эти копии формируются в архивные коллекции. Учет копий на правах подлинников осуществляется в соответствии с пунктом 37.18 Правил 2020.

Составляется акт о передаче перемещенной культурной ценности, подлинник которого передается в Министерство культуры Российской Федерации, копии акта остаются у сторон договора.

Составляется также акт об изъятии подлинных единиц хранения, архивных документов (Форма N 6) и вносятся изменения в учетные документы в соответствии с пунктами 55.3 и 26.3 Правил 2020.

227

Возврат архивных документов должен быть оформлен актом об изъятии подлинных единиц хранения, архивных документов и отражен в учетных документах

п. 55.3 Правил 2020

Возврат архивных документов оформляется актом об изъятии подлинных единиц хранения, архивных документов (Форма N 6) и отражается в учетных документах в соответствии с требованиями пункта 26.3 Правил 2020.

В дело фонда включаются акт об изъятии подлинных единиц хранения, архивных документов (Форма N 6), а также следующие документы:

в случае возврата архивных документов на основании судебного постановления (акта):

- заявление взыскателя либо его представителя;

- копия судебного постановления (акта);

- копии документов, подтверждающих полномочия представителя взыскателя;

- расписка взыскателя либо его представителя о приеме документов (с указанием архивных шифров и номеров листов). На расписке ставится также подпись уполномоченного лица архива, выдавшего документы;

в случае возврата документов личного происхождения, образовавшихся в процессе деятельности отдельных лиц и являющихся при создании их личной (частной) собственностью, из прекращенных уголовных, административных, фильтрационно-проверочных дел:

- заявление реабилитированного лица или его наследника, представителя;

- копии документов, подтверждающих полномочия лиц, получивших архивные документы;

- расписка реабилитированного лица или его наследника, представителя о приеме документов (с указанием архивных шифров и номеров листов).

На расписке ставится также подпись уполномоченного лица архива, выдавшего документы;

в случае возврата трудовой книжки:

- заявление о возврате трудовой книжки;

в случае возврата документов, перемещенных в СССР в результате Второй мировой войны и находящихся на территории Российской Федерации:

- копия акта о передаче перемещенной культурной ценности;

- копия договора;

- копия претензии на перемещенную культурную ценность, ходатайства, касающегося перемещенных культурных ценностей, представляющих собой семейные реликвии;

- копия федерального закона или постановления Правительства Российской Федерации о возврате соответствующих документов Архивного фонда Российской Федерации;

- копия документа с полученным указанием Минкультуры России.

228

С изъятых архивных документов должны быть изготовлены копии, которые должны быть помещены в единицу хранения на места изъятых архивных документов

п. 55.4 Правил 2020

С изъятых архивных документов изготавливаются копии, которые помещаются в единицу хранения (дела) на места изъятых архивных документов, о чем делается отметка в листе-заверителе и описи дел, документов.

В зависимости от вида носителя документа копия изготавливается на бумажном или пленочном носителе, с электронных документов изготавливается электронная копия. При изъятии всего дела допускается создавать его копию в электронном виде и размещать в информационной системе архива.

6. Организация доступа пользователей к архивным документам Руководство по соблюдению обязательных требований, являющихся предметом контроля при осуществлении регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле, содержащихся в Порядке использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации