6. Организация доступа пользователей к архивным документам

На основании Порядка архивы, являющиеся учреждениями, могут разрабатывать локальные акты, регламентирующие работу пользователей с делами, документами, справочно-поисковыми средствами к ним, печатными изданиями в читальных залах архивов с учетом специфики документов архива, особенностей его работы.

- предоставления экземпляра издания, а также библиографических данных публикаций, адресов Интернет-ресурсов, подготовленных с использованием дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий, находящихся на хранении в архиве;

- обязательного указания архивных шифров при публикации дел, документов;

- запрета на копирование и модификацию электронных ресурсов, загрузку и установку программ, изменение файловой структуры, структуры расположения папок компьютеров читального зала архива, использование их для передачи информации через информационно-телекоммуникационные сети, выгрузку с них информации на съемные носители;

- заключение договора на самостоятельное копирование дел, документов, печатных изданий собственным техническим средством или арендуемым техническим средством архива и осуществление копирования в соответствии с пп. 4.2.23, 4.2.24 Порядка использования;

- международным договором Российской Федерации;

- законодательством Российской Федерации, в частности, содержащим сведения, составляющие государственную, служебную тайну (служебная информация ограниченного распространения) (документы с пометкой "Для служебного пользования" ("ДСП")); профессиональная тайна (врачебная, нотариальная, налоговая, адвокатская, банковская, аудиторская и другие тайны); коммерческую тайну, сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни и сведения, создающие угрозу для его безопасности, к объектам интеллектуальной собственности;

- распоряжением собственника или владельца архивных документов, находящихся в частной собственности.

Собственник или владелец архивных документов, передавая документы в архив, может установить свои условия ограничения доступа к ним только в том случае, если это не противоречит нормам федерального законодательства. Доступ к таким документам предоставляется в соответствии с условиями договора между собственником (владельцем) и архивом или на основании письменного разрешения собственника (владельца), его наследников, доверенных лиц (при предъявлении соответствующих документов).

Факт уведомления фиксируется в обязательстве-соглашении, входящем в анкету пользователя, работающего в читальном зале. Подписывая его, пользователь принимает на себя ответственность за соблюдение установленных законодательством Российской Федерации ограничений на использование и распространение информации, полученной им из архивных документов; в договорах об оказании услуг архивом - в случае заключения таких договоров (путем включения в текст договора соответствующих условий); в ответах на запросы социально-правового характера - при подготовке и направлении таких ответов (путем включения в текст ответа уведомления о необходимости соблюдения режима конфиденциальности в отношении ставшей ему известной информации, использование и распространение которой ограничено законодательством Российской Федерации).

Уведомление о соблюдении режима конфиденциальности должно содержаться в анкетах пользователей, в ответах архива на запрос пользователя или в договорах об оказании услуг архивом.

Архив должен руководствоваться следующими нормативными актами:

1) непосредственно в архиве;

2) по почте;

3) с использованием:

- официального сайта архива;

- официального сайта уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела;

- официального сайта органа местного самоуправления;

- федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)";

- регионального портала государственных и муниципальных услуг;

4) по информационно-телекоммуникационным сетям.

Прием запросов по телефону не осуществляется, однако при такой форме обращения проводится консультирование пользователя: указываются данные, необходимые для оформления запроса, требуемые документы, а также осуществляется предварительное обсуждение сроков и условий исполнения запросов (например, объем работы и примерная стоимость исполнения тематического запроса). Факт консультирования отмечается работником архива, проводившим консультацию, в соответствующем журнале (базе данных).

- для юридических лиц - полного наименования юридического лица, содержащего указание на организационно-правовую форму или указание на вид юридического лица;

- для физических лиц - фамилии, имени и отчества (при наличии) в соответствии с основным документом, удостоверяющим личность гражданина Российской Федерации на территории Российской Федерации, в соответствии с документом, удостоверяющим личность иностранного гражданина в Российской Федерации или документом, удостоверяющим личность лица без гражданства в Российской Федерации;

- почтового и/или электронного адреса пользователя с обязательным указанием почтового индекса;

- указания темы (вопроса), хронологического периода запрашиваемой информации.

В случае недостаточности сведений для исполнения запроса архиву рекомендуется в ответном письме запросить у пользователя дополнительную информацию.

- если запрос не поддается прочтению, в том числе архив вправе не рассматривать запросы, написанные на иностранном языке (во избежание при переводе возможных ошибок в транслитерации фамилий, имен, географических названий и др.);

- если ответ по существу указанной в запросе темы (вопроса) не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну (указанная информация может быть предоставлена только при наличии у пользователя документально подтвержденных прав на получение таких сведений, содержащих государственную тайну и (или) конфиденциальную информацию);

- если запрос касается темы (вопроса), в отношении которой пользователю ранее многократно давались письменные ответы по существу, и при этом не приводятся новые доводы или обстоятельства (руководитель архива или уполномоченное им должностное лицо вправе принять решение о безосновательности очередного запроса и прекращении переписки по данному вопросу при условии, что указанный запрос и ранее направляемые запросы направлялись в один и тот же архив);

- если в запросе содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностных лиц архива, а также членов их семей;

- если у пользователя отсутствуют документы, подтверждающие его полномочия выступать от имени третьих лиц, в отношении которых сделан запрос (в случае, если не истек срок ограничения, установленный пунктом 3 статьи 25 125-ФЗ).

Архив должен сообщить пользователю, направившему запрос, о причинах отказа в рассмотрении запроса, если его фамилия и почтовый (электронный адрес) поддаются прочтению.

Письмо архива с информацией о том, что запрос не принят к исполнению по причинам, указанным выше, готовится руководителем профильного структурного подразделения или назначенным им сотрудником, подписывается руководителем архива или уполномоченным им должностным лицом и направляется пользователю в установленные сроки.

Архив должен руководствоваться следующими нормативными актами:

ст. 11 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

ст. 7 Федерального закона от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";

Указ Президента Российской Федерации от 06.03.1997 N 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера";

ст. 9 Федерального закона N 149-ФЗ от 27.07.2006 "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

Безвозмездно архивом исполняются тематические запросы органов государственной власти и местного самоуправления, если информация запрашивается в целях исполнения ими своих полномочий. Порядок и сроки исполнения такого рода запросов устанавливаются законодательством о прокуратуре (ст. 6 Федерального закона от 17.01.1992 N 2202-I "О прокуратуре Российской Федерации", о полиции (ст. 13 Федерального закона от 07.02.2011 N 3-ФЗ "О полиции"), о Следственном комитете Российской Федерации (ст. 7 Федерального закона от 28.12.2010 N 403-ФЗ "О Следственном комитете Российской Федерации"), Гражданским процессуальным кодексом Российской Федерации (ст. 57 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации) либо согласовываются непосредственно с этими органами.

По результатам запроса о рассекречивании архивных документов архив оформляет только информационное письмо. Все информационные документы оформляются на государственном языке Российской Федерации в соответствии с современной орфографией и пунктуацией. Информационные документы высылаются по почте простыми письмами или посредством информационно-телекоммуникационных сетей (по согласованию с пользователем).

В архивной справке, объем которой превышает один лист, все листы должны быть прошиты, пронумерованы, скреплены подписью и печатью. Текст архивной справки содержит документную информацию по теме запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена, данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточности названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала"). В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором (создателем документа), не поддающиеся прочтению места текста документа ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво"), а также наличие или отсутствие отметки о заверении документов, послуживших основанием для составления ответа.

В примечаниях по тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами. Примеры: "В тексте неразборчиво", "Так в документе".

Иностранному гражданину данные документы выдаются при предъявлении паспорта иностранного гражданина либо иного документа, установленного федеральным законом или признаваемым в соответствии с международным договором Российской Федерации в качестве документа, удостоверяющего личность иностранного гражданина;

лицу без гражданства - при предъявлении удостоверения личности лица без гражданства в Российской Федерации, документа, удостоверяющего личность на период рассмотрения его заявления о признании гражданином Российской Федерации, содержащий указанные пользователем его персональные данные и фотографию, свидетельства, удостоверяющего личность лица, ходатайствующего о признании беженцем, удостоверения личности лица, признанного беженцем, свидетельства о предоставлении временного убежища на территории Российской Федерации.

Доверенному лицу архивная справка выдается при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке и при предъявлении квитанции об уплате государственной пошлины за проставление апостиля. Представителю физического лица ответ на запрос выдается при предъявлении документа, удостоверяющего личность, и доверенности в простой письменной форме, подтверждающей его полномочия на получение таких документов.

Заверенная апостилем архивная справка, архивная выписка и архивная копия в случае личного обращения гражданина или его доверенного лица в архив должна быть выдана ему на руки при предъявлении квитанции об уплате государственной пошлины за проставление апостиля.

Получатель архивной справки, архивной выписки и архивной копии расписывается на их копиях или на обороте сопроводительного письма к ним либо в учетной форме (книге, журнале), указывая дату их получения.

Информационное письмо может включать следующие сведения по теме запроса:

- наличие (отсутствие) в архиве архивных документов по теме запроса;

- местонахождение запрашиваемых архивных документов;

- сообщение о пересылке запроса по принадлежности в соответствующую организацию;

- информацию о порядке оказания возмездных услуг;

- информацию о порядке и результатах рассекречивания архивных документов, являющихся носителями сведений, составляющих государственную тайну.

В информационном письме в случае невозможности исполнения запроса указываются причины, по которым запрашиваемые сведения не были выявлены, и, по возможности, предлагается алгоритм дальнейшего поиска. Если документально подтверждены факты утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, в информационном письме конкретно указываются причины отсутствия запрашиваемой информации со ссылкой на учетные документы архива. Информацию о просмотренных фондах и делах целесообразно проставлять на втором экземпляре документа, который остается в деле в архиве.

Информационное письмо оформляется на бланке архива и подписывается руководителем архива или уполномоченным им должностным лицом (в муниципальном архиве, не являющемся юридическим лицом, - руководителем органа местного самоуправления или уполномоченным им должностным лицом).

- непосредственно в архиве;

- по почте;

- с использованием официального сайта архива или официального сайта уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, официального сайта органа местного самоуправления;

- по заказу пользователей техническими средствами архива;

- "Порядком использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации" (в ред. приказа Росархива от 09.06.2021 N 51, зарегистрирован Минюстом России 19.08.2021, регистрационный N 64708));

- локальными актами архива.

- заявление пользователя на работу в читальном зале или письмо направившего его органа или организации;

- анкета пользователя, заполненная в установленном порядке;

- требования на выдачу архивных дел, документов;

- заказы на копирование;

- заверенные архивом копии подлинных документов, подтверждающих право пользователя на доступ к архивным документам, содержащим информацию о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности.

Учитывая срок хранения (25 лет ЭПК), личное дело подлежит полному оформлению. На лицевой стороне обложки дела указывается фамилия, имя, отчество пользователя в именительном падеже, а также порядковый номер дела в соответствии с порядковым номером регистрации дела в журнале регистрации пользователей и их личных дел. При последующем добавлении документов в личное дело пользователя работник читального зала вносит сведения об изменении количества листов в деле в лист - заверитель дела.

В случае выявления факта нарушения пользователем Порядка использования архивных документов или общественного порядка в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации работнику архива, работающему с пользователями, рекомендуется действовать в соответствии с разработанной архивом для таких случаев служебной инструкцией.

Архив должен руководствоваться следующими нормативными актами:

П. 3.7 "Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации" (утвержден приказом Росархива от 01.09.2017 N 143, зарегистрирован Минюстом России 01.11.2017, регистрационный N 48765 (в ред. приказа Росархива от 09.06.2021 N 51, зарегистрирован Минюстом России 19.08.2021, регистрационный N 64708);

ст. 7.13, 13.20 Кодекса об административных правонарушениях Российской Федерации;

В аннотации указывается заголовок документа и легенда. Заголовок состоит из указания: разновидности документа, автора и адресата документа, краткого содержания и даты создания и места создания (при необходимости).

Легенда содержит справочные сведения о документе:

- поисковые данные (архивный шифр с указанием названия архива);

- подлинность;

- способ воспроизведения.

При необходимости дополнительно указываются сведения об особенностях внешнего вида документа.

Если часть элементов заголовка невозможно установить достоверно, они могут быть представлены предположительно и заключены в квадратные скобки. В заголовках к фотодокументам указывается название документа, дата, место и автор съемки. При невозможности определения автора фотодокумента и места съемки эта часть опускается. В заголовке к групповой фотографии, если известен один или несколько персонажей, их местонахождение на снимке сообщается, а остальные изображенные сообщаются обобщенно.

К иноязычным документам дается перевод или развернуто излагается их содержание.

В аннотации к графическому документу указываются его разновидность (схема, диаграмма), название объекта, автор и дата создания документа.

Противопожарный режим в архиве регламентируется законодательством Российской Федерации, регулирующим вопросы пожарной безопасности. Охранный режим в архиве устанавливается в соответствии с инструкцией о пропускном и внутриобъектовом режимах, утверждаемой локальным актом архива и согласованной с организацией, осуществляющей охрану архива на основании договора. В помещениях архива с нерегулируемым температурно-влажностным режимом допускается временное (до 2 месяцев) хранение архивных документов при температуре 20 +/- 5 °C и относительной влажности воздуха 50 +/- 20% при использовании. Архивные документы должны быть защищены от светового воздействия при использовании. Санитарно-гигиенический режим в архиве должен соответствовать требованиям, установленным уполномоченным федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим федеральный государственный санитарно-эпидемиологический надзор.

При соблюдении противопожарного и санитарно-гигиенического режима архив должен руководствоваться следующими нормативными актами:

Федеральный закон от 21.12.1994 N 69-ФЗ "О пожарной безопасности", постановление Правительства Российской Федерации от 16.09.2020 N 1479 "Об утверждении Правил противопожарного режима в Российской Федерации";

Руководству архива рекомендуется размещать сведения о своей деятельности и хранящихся в нем документах в средствах массовой информации и информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования, включая сеть Интернет. Желательно размещать и актуализировать информацию на интернет-портале "Архивы России", интернет-сайтах федеральных архивных учреждений и архивных учреждений субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, в состав которых в качестве структурных подразделений входят муниципальные архивы.

При подготовке информационного мероприятия рекомендуется разместить на сайте архива, уполномоченного органа в области архивного дела и делопроизводства (Росархива), уполномоченного органа в области архивного дела субъекта Российской Федерации информацию о предстоящем мероприятии с указанием его названия, формы, даты и места проведения. Размещается также приглашение к участию в мероприятии с формой анкеты для заявки, адресом электронной почты получателя заявки.

После того, как определены состав участников конференций, вебинаров, круглых столов и названия выступлений, в Интернете публикуется полная программа мероприятия.

По результатам мероприятия могут издаваться сборник тезисов докладов и сообщений, сборник статей с их одновременной публикацией на сайте архива.

По окончании мероприятия в Интернете рекомендуется размещать отчет о мероприятии, включающий освещение основных вопросов, обсуждавшихся в ходе мероприятия, перечень участников и аннотации их выступлений, фотоотчет, видеозаписи выступлений, дискуссий, экскурсий.

Для информирования общественности о мероприятиях рекомендуется вести страницы архива в социальных сетях.