Приказ Росархива от 13.02.2024 N 19 "Об утверждении Руководства по соблюдению обязательных требований, являющихся предметом контроля при осуществлении регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле"

Руководство по соблюдению обязательных требований, являющихся предметом контроля при осуществлении регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле, содержащихся в Порядке использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации

Руководство по соблюдению обязательных требований,

являющихся предметом контроля при осуществлении

регионального государственного контроля (надзора)

за соблюдением законодательства об архивном деле,

содержащихся в Порядке использования архивных

документов в государственных и муниципальных

архивах Российской Федерации

N п/п

Содержание обязательного требования

Реквизиты структурной единицы НПА, содержащего обязательное требование

Методические рекомендации по соблюдению обязательного требования

1

2

3

4

1

Пользователь должен быть допущен для работы в читальный зал архива при соблюдении следующих условий:

- предоставление заявления или письма направившего его органа или организации, соответствующих установленным требованиям;

- предъявление документа, удостоверяющего личность;

- оформление письменного согласия на обработку персональных данных;

- заполнение анкеты в соответствии с установленными требованиями;

- ознакомление с настоящим Порядком;

- сопровождение одного из родителей или законных представителей (для несовершеннолетних пользователей).

Сопровождающие пользователя лица (законные представители, переводчики и другие помощники, лица, сопровождающие пользователя с ограниченными возможностями здоровья) должны быть допущены для работы в читальный зал архива после заполнения анкеты установленного образца

пп. 2.1, 2.2, 2.3 "Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации", утвержденный приказом Росархива от 01.09.2017 N 143 (далее - Порядок)

Пользователь допускается для работы в читальный зал на основании заявления в простой письменной форме или письма направившего его органа или организации, в которых указываются фамилия, имя, отчество (при наличии) пользователя, место работы (учебы) и должность (при наличии), ученое звание и ученая степень (при наличии), тема, хронологические рамки исследования.

Также пользователь заполняет анкету, в которой указывает: фамилию, имя; отчество (при наличии); дату рождения; гражданство; место работы (учебы) и должность (при наличии); образование, ученое звание и ученую степень (при наличии); основание для проведения исследования (личное заявление пользователя или письмо направившей его организации); тему, хронологические рамки исследования; цель работы; адрес регистрации по месту жительства (пребывания); адрес фактического проживания; номер контактного телефона (при наличии); адрес электронной почты (при наличии); вид, серию, номер и дату выдачи документа, удостоверяющего личность, а также орган, выдавший документ; фамилия, имя, отчество (при наличии) сопровождающего лица. Согласно п. 45.3 Правил 2020 в анкете пользователя архив обязан уведомлять пользователя о соблюдении режима конфиденциальности в отношении ставшей ему известной информации, использование и распространение которой ограничено законодательством Российской Федерации.

Заявления, письма и анкеты пользователей должны храниться в личном деле пользователя, состав которого соответствует п. 48.4 Правил 2020. Дело ведется на бумажном носителе или в электронном виде.

Пользователь знакомится с Порядком, предъявляет сотруднику читального зала документ, удостоверяющий личность, и дает письменное согласие на обработку персональных данных. Пользователь, не достигший совершеннолетия, допускается для работы в читальный зал с одним из родителей или другим законным представителем, несущим ответственность за соблюдение Порядка несовершеннолетним пользователем.

Сопровождающие лица (в том числе законные представители, переводчики и другие помощники, лица, сопровождающие пользователя с ограниченными возможностями здоровья) допускаются в читальный зал архива на основании заполненной анкеты, в которой указываются: фамилия, имя, отчество (при наличии), дата рождения, гражданство, место работы (учебы) и должность (при наличии), адрес регистрации по месту жительства (пребывания), адрес фактического проживания, номер контактного телефона (при наличии), адрес электронной почты (при наличии), вид, серия, номер и дата выдачи документа, удостоверяющего личность, а также орган, выдавший документ, фамилия, имя, отчество (при наличии) сопровождаемого лица.

Учет посещений читального зала пользователями ведется в специальном журнале.

2

На каждого пользователя, выполнившего требования п. 2.1, 2.2 Порядка, а также (при необходимости) на сопровождающее его лицо в архиве должен быть оформлен пропуск в читальный зал в течение трех рабочих дней со дня поступления указанных в п. 1 документов, действующий в течение календарного года со дня выдачи. Срок работы в читальном зале должен быть продлен по заявлению пользователя или письму направившей его организации в порядке, указанном в п. 1 настоящего руководства

пп. 2.2, 2.4 Порядка

Для прохода в читальный зал оформляется пропуск для работы в читальном зале, действующий в течение календарного года со дня выдачи в течение трех рабочих дней со дня поступления указанных в п. 1 документов. Срок работы в читальном зале должен быть продлен по заявлению пользователя или письму направившей его организации в порядке, указанном в п. 1 настоящего руководства.

Лицу, сопровождающему пользователя, на основании заполненной им анкеты оформляется пропуск в читальный зал, действующий в течение календарного года со дня выдачи.

3

Доступ пользователей к делам, документам, справочно-поисковым средствам к ним, печатным изданиям, содержащим информацию ограниченного доступа в соответствии с законодательством Российской Федерации, должен предоставляться с соблюдением условий, установленных законодательством Российской Федерации и п. 3.1, 3.2, 3.4 Порядка

пп. 3.1, 3.2, 3.4 Порядка

Пользователю предоставляется доступ к делам, документам, справочно-поисковым средствам к ним, печатным изданиям ограниченного доступа, содержащим сведения, составляющие охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, при условии соблюдения пользователем требований и ограничений, установленных законодательством Российской Федерации, а именно:

- законом Российской Федерации от 21.07.1993 N 5485-1 "О государственной тайне";

- указом Президента Российской Федерации от 06.03.1997 N 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера";

- ст. 9 Федерального закона N 149-ФЗ от 27.07.2006 "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" и иных нормативных актов.

Документы, имеющие помету "для служебного пользования", предоставляются при наличии письменного разрешения от фондообразователя (правопреемника).

Доступ к документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, сведения, создающие угрозу для его безопасности, предоставляется пользователю до истечения 75 лет со дня создания документа, если пользователь:

- является субъектом указанных сведений - на основании соответствующего заявления при предъявлении документов, удостоверяющих личность; является наследником по закону - на основании соответствующего заявления при предъявлении документов, удостоверяющих личность и подтверждающих родство;

- является наследником по завещанию - на основании соответствующего заявления при предъявлении документов, удостоверяющих личность, а также документов, подтверждающих право наследования, с указанием на соответствующий доступ к указанным делам, документам;

- имеет согласие гражданина или его наследников на доступ к указанным сведениям - на основании соответствующего заявления при предъявлении документов, удостоверяющих личность, а также доверенности от гражданина или его наследников, удостоверенной в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, подтверждающей право представлять интересы доверителя (доверенности и иные документы, подтверждающие право на доступ, помещаются в личное дело пользователя).

Доступ пользователя к делам, документам, справочно-поисковым средствам к ним, печатным изданиям, на которые распространяется действие законодательства Российской Федерации об интеллектуальной собственности, осуществляется с учетом требований законодательства Российской Федерации об интеллектуальной собственности (Ст. 1345, 1363 части 4 Гражданского кодекса Российской Федерации. Доступ в течение срока действия прав, связанных с интеллектуальной собственностью, осуществляется с письменного разрешения правообладателя(ей) или наследников. Письменное разрешение на доступ правообладателя(ей) или наследников помещается в личное дело пользователя. Архив должен информировать пользователя о необходимости соблюдения прав правообладателя(ей).

Вопросы доступа к архивным документам регламентированы также ч. 2 ст. 25 125-ФЗ, разделами XIII, XLV, пп. 45.1 - 45.3, 48.4 Правил 2020.

4

Доступ пользователя к делам, документам, справочно-поисковым средствам к ним, печатным изданиям, переданным по договору в архив собственниками или владельцами, установившими ограничения на доступ к ним, должен осуществляться при предъявлении письменного разрешения от собственника или владельца

п. 3.3 Порядка

Доступ пользователя к делам, документам, справочно-поисковым средствам к ним, печатным изданиям, переданным по договору в архив собственниками или владельцами, установившими ограничения на доступ к ним, осуществляется при предъявлении письменного разрешения от собственника или владельца, которое должно храниться в личном деле пользователя.

5

Пользователю, являющемуся представителем фондообразователя или его правопреемника, доступ к делам, документам, справочно-поисковым средствам ограниченного доступа предоставляется в пределах исполнения служебных обязанностей по мотивированному письменному обращению органа, организации, чьим представителем он является

п. 3.5 Порядка

Пользователю, являющемуся представителем фондообразователя или его правопреемника, доступ к делам, документам, справочно-поисковым средствам ограниченного доступа предоставляется в пределах исполнения служебных обязанностей по мотивированному письменному обращению органа, организации, чьим представителем он является. Обращение помещается в личное дело пользователя.

6

Подлинники архивных дел, документов, печатные издания не должны выдаваться в случаях, предусмотренных пунктом 3.6. Порядка, за исключением выдачи, предусмотренной п. 14.2 Правил 2020

п. 3.6 Порядка

Подлинники архивных дел, документов, печатные издания не выдаются в случаях:

- наличия копий фонда пользования;

- выполнения служебных заданий сотрудниками архива с использованием затребованных пользователем дел, документов, печатных изданий, при этом срок, в течение которого такие дела, документы, печатные издания не выдаются, не может превышать 120 рабочих дней с момента заказа их пользователем;

- выдачи дел, документов, печатных изданий во временное пользование юридическим и физическим лицам - фондообразователям, их правопреемникам или по запросам органов государственной власти и иных государственных органов, органов местного самоуправления, при этом срок, в течение которого такие дела, документы, печатные издания не выдаются, не может превышать срока, указанного в акте о выдаче во временное пользование таких дел, документов, печатных изданий;

- экспонирования дел, документов, печатных изданий на выставке, при этом срок, в течение которого такие дела, документы, печатные издания не выдаются, не может превышать срока их выдачи из архивохранилища, определенного распорядительным документом на проведение выставки;

- выдачи дел, документов, печатных изданий другому пользователю в читальный зал, при этом срок, в течение которого такие дела, документы, печатные издания не выдаются, не может превышать 40 рабочих дней с момента заказа их пользователем.

Подлинники дел, документов, имеющие копии фонда пользования, являющиеся уникальными, имеющие в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни и состоящие на особом режиме учета и хранения, а также признанные находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии в соответствии с п. 13.1 Правил 2020, выдаются на основании заключения комиссии, утвержденного руководителем архива или уполномоченным им лицом в порядке, установленном пп. 14.2 - 14.6 Правил 2020.

7

В случае нарушения пользователем подпунктов 4.2.5, 4.2.6, 4.2.9, 4.2.12, 4.2.19 Порядка подлинники архивных дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий пользователю не должны выдаваться с даты подачи архивом заявления об административном правонарушении либо заявления о преступлении по факту совершения пользователем указанных в настоящем пункте нарушений и до принятия решения по делу уполномоченными органами

п. 3.7 Порядка

В случае нарушения пользователем подпунктов 4.2.5, 4.2.6, 4.2.9, 4.2.12, 4.2.19 Порядка (о соблюдении общественного порядка, тишины и чистоты в читальном зале, а также прав и законных интересов других пользователей и работников архива; обеспечении целостности и сохранности полученных для изучения дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий, в случае их повреждения или попытки вынести их из читального зала) в соответствии с п. 48.6 Правил 2020 работник читального зала составляет докладную записку на имя руководителя архива с изложением обстоятельств нарушения и с приложением доказательств, показаний очевидцев, объяснительной записки пользователя (при наличии). На основании докладной записки руководитель архива принимает решение о подаче заявления об административном правонарушении (в соответствии со ст. 5.61, ст. 7.13, ст. 13.20, ст. 20.1 Кодекса об административных правонарушениях Российской Федерации либо заявления о преступлении (в соответствии со ст. 164, ст. 167, 168, 325 Уголовного кодекса Российской Федерации)) или иных статей в правоохранительные органы и прекращении выдачи подлинных архивных дел, документов, справочно-поисковых средств, печатных изданий пользователю с даты подачи заявления в правоохранительные органы.

В день подачи заявления в правоохранительные органы пользователю направляется уведомление о прекращении выдачи подлинных архивных документов, справочно-поисковых средств, печатных изданий. Подлинники архивных дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий пользователю не выдаются с даты подачи архивом заявления об административном правонарушении либо заявления о преступлении по факту совершения пользователем указанных в настоящем пункте нарушений и до даты вступления в законную силу постановления по делу об административном правонарушении либо вынесения решения об отказе в возбуждении дела об административном правонарушении по факту совершения пользователем указанных в настоящем пункте нарушений или даты вступления в законную силу приговора суда по уголовному делу либо вынесения решения об отказе в возбуждении уголовного дела по факту совершения пользователем указанных в настоящем пункте нарушений. Рекомендуется при регистрации уведомлений указывать основание и срок прекращения выдачи документов, копии уведомлений помещать в личные дела пользователей. Архив должен вести контроль сроков прекращения выдачи подлинных архивных документов, справочно-поисковых средств, печатных изданий.

8

Пользователям архива должны быть обеспечены права получать непосредственно в архиве или с использованием информационно-телекоммуникационных сетей информацию о порядке оформления пропуска в читальный зал, графике работы читального зала, порядке и условиях предоставления услуг архивом

п. 4.1.3 Порядка

Для реализации прав пользователя архив должен разместить на официальном сайте архива и (или) в помещении приемной архива, и (или) в ином, доступном для пользователей месте информацию о порядке оформления пропуска в читальный зал, графике работы читального зала, порядке и условиях предоставления услуг архивом.

9

Пользователям архива должны быть обеспечены права получать для изучения в виде подлинников и (или) копий фонда пользования дела, документы, прошедшие научное описание, техническое оформление и не признанные находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии, справочно-поисковые средства к ним, печатные издания

п. 4.1.4 Порядка

Пользователю должны быть предоставлены для изучения в виде подлинников и (или) копий фонда пользования дела, документы, прошедшие научное описание, техническое оформление и не признанные находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии в соответствии с порядком признания документов Архивного фонда Российской Федерации находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии, справочно-поисковые средства к ним, печатные издания. Рекомендуем также использовать "Порядок признания документов Архивного фонда Российской Федерации находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии" (утвержден приказом Росархива от 25.06.2020 N 75; зарегистрирован в Минюсте России 04.08.2020 за N 59164).

10

Подлинники дел, документов, имеющие копии фонда пользования, являющиеся уникальными, имеющие в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни и состоящие на особом режиме учета и хранения, а также находящиеся в неудовлетворительном физическом состоянии, должны выдаваться в порядке, установленном Правилами 2020

п. 4.1.4 Порядка

Выдача подлинников дел, документов, имеющих копии фонда пользования, являющихся уникальными, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни и состоящих на особом режиме учета и хранения, а также находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, должна осуществляться в порядке, установленном в XIV главе Правил 2020

11

Пользователю должно быть обеспечено право получать в день обращения справочно-поисковые средства к делам, документам, а также иметь доступ к автоматизированным справочно-поисковым средствам (при наличии)

п. 4.1.5 Порядка

Для реализации прав пользователя архив должен предоставить в день обращения справочно-поисковые средства к делам, документам, в том числе путем организации хранения описей и иных справочно-поисковых средств в читальном зале. Архив также должен обеспечить доступ к автоматизированным справочно-поисковым средствам (архивным информационным системам, базах данных, иным справочно-поисковым средствам в электронном виде при наличии), путем организации автоматизированных рабочих мест пользователей в читальном зале с соблюдением мер по обеспечению информационной безопасности или размещения их на официальном сайте архива. При размещении справочно-поисковых средств на сайте архива рекомендуется руководствоваться Методическими рекомендациями по созданию и развитию интернет-сайтов государственных и муниципальных архивов Российской Федерации (М. 2023) (https://archives.gov.ru/documents/methodics/2023-recommendations-archive-site.shtml)

12

Пользователю должно быть обеспечено право получать на безвозмездной основе не позднее чем через 2 рабочих дня (дела, документы ограниченного доступа, частично рассекреченные, на иностранных языках - через 10 рабочих дней) со дня оформления заказа в следующих количествах:

до 20 дел общим объемом не более 1500 листов (либо одно дело объемом более 1500 листов) управленческой и научно-технической документации или не более 500 листов (либо одно дело объемом более 500 листов) документов личного происхождения;

до 10 единиц хранения аудиовизуальных и электронных документов

пп. 4.1.6, 4.1.7 Порядка

Для реализации прав пользователя архив должен организовать прием заказов, передачу их в хранилище или иному исполнителю и выдачу дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий так, чтобы заказ был исполнен не позднее чем через 2 рабочих дня (заказ на дела, документы ограниченного доступа, частично рассекреченные, на иностранных языках - не позднее чем через 10 рабочих дней). При этом должен соблюдаться порядок выдачи дел в соответствии с пп. 14.1 - 14.7 Правил 2020, а также вестись учет использования в соответствии с пп. 14.8 - 14.11 Правил 2020. Плата за выдачу дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий по заказам пользователей взиматься не должна при соблюдении объемов заказов:

- до 20 дел общим объемом не более 1500 листов (либо одно дело объемом более 1500 листов);

- управленческой и научно-технической документации или не более 500 листов (либо одно дело объемом более 500 листов) документов личного происхождения;

- до 10 единиц хранения аудиовизуальных и электронных документов.

13

Пользователю должно быть обеспечено право изучать дела, документы, печатные издания в течение 20 рабочих дней, подлинники особо ценных дел, документов в течение 10 рабочих дней; иметь в пользовании до 20 дел, документов, печатных изданий, общим объемом не более 1500 листов (либо одно дело объемом более 1500 листов) управленческой и научно-технической документации или не более 500 листов (либо одно дело объемом более 500 листов) документов личного происхождения

пп. 4.1.8, 4.1.9 Порядка

Для обеспечения прав пользователя архив должен предоставить возможность изучать полученные дела, документы, печатные издания в течение 20 рабочих дней, подлинники особо ценных дел, документов в течение 10 рабочих дней; иметь в пользовании одновременно до 20 дел, документов, печатных изданий, общим объемом не более 1500 листов (либо одно дело объемом более 1500 листов) управленческой и научно-технической документации или не более 500 листов (либо одно дело объемом более 500 листов) документов личного происхождения. В соответствии с п. 3.1 Правил 2020 архив должен организовать временное хранилище дел, документов, оснащенное средствами (оборудованием) для хранения дел, документов, справочно-поисковых средств и изданий в условиях, соответствующих нормативно установленным.

14

Архив должен контролировать исполнение обязанностей пользователя: сдавать на хранение при входе в читальный зал верхнюю одежду, сумки размером более 200 x 300 мм, зонты, пакеты и иные предметы, кроме указанных в подпункте 4.1.16 Порядка

п. 4.2.2 Порядка

Для исполнения обязанностей пользователя по соблюдению требований Порядка архив обязан организовать хранение и обеспечить сохранность сдаваемых пользователем на хранение личных вещей и иных предметов, кроме тех, которые пользователь вправе проносить в читальный зал в соответствии с п. 4.1.6 Порядка (письменные принадлежности, собственные технические средства, выписки, копии архивных документов, печатных изданий, листы с машинописным текстом, рукописный материал, гранки научной работы). Контроль архива за исполнением обязанностей пользователя, осуществляется путем соблюдения внутриобъектового и охранного режима работы архива, установленных локальными нормативными актами.

15

Архив должен контролировать исполнение обязанностей пользователя вносить в читальный зал предметы, разрешенные согласно 4.1.16 Порядка, в прозрачном пакете и (или) сумке размером не более 200 x 300 мм

п. 4.2.3 Порядка

Архив должен контролировать исполнение обязанностей пользователя путем предъявления законных требований и осуществления проверочных действий работниками архива, охранной и пожарной службой архива, направленных на соблюдения внутриобъектового и охранного режима работы архива и правил его внутреннего распорядка, установленных локальными нормативными актами архива. Сотрудники архива или охранной службы должны контролировать при входе в помещение читального зала, чтобы пользователь проносил письменные принадлежности, выписки из дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий, копии архивных документов, печатных изданий, листы с машинописным текстом, рукописный материал, гранки научной работы, собственные технические средства, используемые при изучении дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий, копировании дел, документов, печатных изданий в прозрачном пакете и (или) сумке размером не более 200 x 300 мм. При наличии пакета (сумки), не соответствующих данным условиям, сотрудник архива или охранной службы вправе потребовать от пользователя предъявить для осмотра имеющиеся у него материалы и предметы или не допустить пользователя в читальный зал.

16

Архив должен контролировать исполнение обязанности пользователя регистрироваться при каждом посещении в журнале учета

п. 4.2.4 Порядка

Для исполнения обязанности пользователя по соблюдению требований Порядка архив обязан вести учет пользователей в журнале учета посещений читального зала в соответствии с п. 48.5 Правил 2020. Архив должен контролировать наличие собственноручной подписи пользователя в записи о каждом посещении читального зала.

17

Архив должен контролировать исполнение обязанностей пользователя: ставить подпись в заказе (требовании) за получение дел, документов; заполнять листы использования полученных дел, документов

пп. 4.2.7, 4.2.10 Порядка

Архив должен контролировать исполнение обязанностей пользователя путем проверки наличия подписи пользователя на заказе о выдаче дел, а также проверки заполнения листа использования возвращенных пользователем после работы дел, документов, печатных изданий. В листе использования дел, справочно-поисковых средств (при наличии) должны быть указаны даты использования, фамилия, инициалы (разборчиво), характер произведенной пользователем работы.

7. Организация возврата архивных документов