I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Инструкция по делопроизводству в центральном аппарате Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору (далее - Инструкция) разработана в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

Указом Президента Российской Федерации от 19 мая 2008 г. N 815 "О мерах по противодействию коррупции";

Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

Федеральным законом от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете";

Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

Федеральным законом от 9 февраля 2009 г. N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления";

Федеральным законом от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";

Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи";

постановлением Правительства Российской Федерации от 26 февраля 2010 г. N 96 "Об антикоррупционной экспертизе нормативно-правовых актов и проектов нормативных правовых актов";

постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30 "О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти" (далее - Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти);

постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452 "О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти (далее - Типовой регламент внутренней организации федеральных органов исполнительной власти);

постановлением Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. N 754 "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота";

постановлением Правительства Российской Федерации от 30 июля 2004 г. N 401 "О Федеральной службе по экологическому, технологическому и атомному надзору";

постановлением Правительства Российской Федерации от 24 июля 2021 г. N 1264 "Об утверждении правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия";

постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации";

Трудовым кодексом Российской Федерации;

Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях;

приказом Минюста России от 31 августа 2023 г. N 222 "Об утверждении методических указаний по юридико-техническому оформлению нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти";

приказом Росархива от 22 мая 2019 г. N 71 "Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления";

приказом Росархива от 31 июля 2023 г. N 77 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях";

Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденными приказом Росархива от 24 декабря 2020 г. N 199;

ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (далее - ГОСТ Р 7.0.8-2013);

ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (далее - ГОСТ Р 7.0.97-2016);

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы.

1.2. Инструкция устанавливает общие требования к документационному обеспечению управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в центральном аппарате Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору (далее - Служба).

1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, регистрацию, хранение, контроль исполнения и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий.

1.4. Положения Инструкции по делопроизводству не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну, кадровыми документами, оформляемыми в соответствии с Инструкцией по кадровому делопроизводству.

Требования Инструкции по делопроизводству к работе с кадровой, бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также организации текущего хранения документов и подготовки их к передаче на архивное хранение.

1.5. Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, регулируются отдельными нормативными актами Службы.

1.6. Для целей настоящей Инструкции используются основные термины и определения в области документационного обеспечения, представленные в приложении N 1.

1.7. Настоящей Инструкцией определяется порядок работы с документами на основе применения системы электронного документооборота Службы.

Система электронного документооборота (далее - СЭД) и электронные кабинеты обеспечивают возможность работы с документами, содержащими служебную информацию, в том числе ограниченного распространения, и с документами, содержащими сведения конфиденциального характера, в том числе персональные данные.

В СЭД должна осуществляться регистрация всех поступивших в Службу и созданных в структурных подразделениях Службы документов, за исключением документов, указанных в пп. 1.4, 1.5. Регистрация в СЭД кадровых документов регулируется Инструкцией по кадровому делопроизводству.

Сопровождение программного и информационного обеспечения СЭД в процессе эксплуатации осуществляется службой информатизации.

1.8. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в Службе, а также соблюдение требований настоящей Инструкции возлагается на руководителя Службы либо на лицо, исполняющее его обязанности.

1.9. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях Службы осуществляются подразделением, на которое возложены функции по ведению делопроизводства.

1.10. Ответственность за организацию работы с документами в структурных подразделениях Службы возлагается на их начальников.

Ведение делопроизводства в структурных подразделениях Службы осуществляют работники, на которых возложены функции по ведению делопроизводства в структурном подразделении.

1.11. Территориальные органы Службы осуществляют свою деятельность по документационному обеспечению управления на основе требований настоящей Инструкции с учетом особенностей конкретного территориального органа (штатной структуры, фактической численности работников, технической базы, финансовых возможностей и других особенностей). Для этого каждый территориальный орган Службы разрабатывают собственную инструкцию по делопроизводству, утверждаемую руководителем.

1.12. Служба делопроизводства действует на основании положения о ней, утвержденного руководителем Службы. Должностные обязанности работников службы делопроизводства и делопроизводителей структурных подразделений Службы устанавливаются должностными регламентами.

При смене работников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях Службы, составляется акт приема-передачи документов и дел, утвержденный начальником структурного подразделения, содержащий перечень, передаваемых документов с указанием их реквизитов, ФИО и должность работников (принимающего и сдающего документы) структурного подразделения.

1.13. Для работников структурных подразделений Службы настоящей Инструкцией устанавливаются общие требования к организации работы с документами:

- работники структурных подразделений Службы несут дисциплинарную и иную, установленную законодательством Российской Федерации, ответственность за несоблюдение требований настоящей Инструкции;

- работа с документами в Службе осуществляется только в служебных помещениях и в контуре ведомственной сети передачи данных. Работать с документами, поступившими в Службу, вне служебных помещений допускается только с разрешения руководителя Службы или иного уполномоченного лица, вносить не оговоренные исправления не разрешается;

- при работе с документами на бумажном носителе, зарегистрированными в установленном порядке, не разрешается вносить в подлинник документа поправки и делать пометки;

- работники структурных подразделений Службы обязаны обеспечить сохранность, находящихся у них на исполнении или ознакомлении документов и проектов документов, а также неразглашение содержащейся в указанных документах и проектах документов служебной информации. Служебная информация, содержащаяся в документах и проектах документов, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией;

- передача служебных документов, их копий, проектов контрагентам, средствам массовой информации, иным государственным органам, органам местного самоуправления, организациям допускается только с разрешения руководителя Службы или иного уполномоченного лица;

- перед уходом в отпуск или убытием в командировку, в случае увольнения или перевода (перемещения) по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы делопроизводителю структурного подразделения или другому работнику по указанию начальника структурного подразделения (при увольнении работника или переводе по службе передача документов и дел осуществляется по акту, завизированному начальником структурного подразделения и содержащему перечень передаваемых документов, ФИО и должность работника, принявшего документы). Работник, ответственный за ведение делопроизводства в структурном подразделении, оперативно вносит изменения об ответственном исполнителе в СЭД;

- работники структурных подразделений Службы несут дисциплинарную, административную и иную, установленную законодательством Российской Федерации, ответственность за нарушение сроков хранения документов, утрату и несанкционированное уничтожение служебных документов.

1.14. При утрате документов делопроизводитель структурного подразделения информирует начальника структурного подразделения и службу делопроизводства, после чего организуется розыск документов.

Если розыск документов не дает результата составляется акт, в котором указываются данные утраченного документа, а также обстоятельства, при которых произошла утрата, после чего предпринимаются меры по замещению данного документа заверенной копей документа.