Приложение N 1

ТЕРМИНЫ

В ОБЛАСТИ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ И ИХ ОПРЕДЕЛЕНИЯ

Автор документа - организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ.

Акт - обобщенное наименование официальных документов (например, законодательный акт, правовой акт) либо документ, составленный несколькими лицами (членами комиссии) и подтверждающий установленные факты и события (например, акт ревизии, акт приема-передачи дел).

Архивохранилище (Архив Службы) - специально оборудованное помещение для хранения архивных документов.

Архивный документ - документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства.

Архивное дело - деятельность, обеспечивающая организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

Аутентичность (электронного документа) - свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный идентичен заявленному.

Бланк документа - лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.

Вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого использования.

Виза - реквизит, фиксирующий согласие или не согласие должностного лица с содержанием документа.

Внутренний документ - документ, подготовленный в структурном подразделении Службы и направленный внутренним адресатам (создается и направляется в электронной форме).

Временное хранение документов - хранение документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами.

Выписка из документа - копия части документа, заверенная в установленном порядке.

Дело - документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Делопроизводство - деятельность, обеспечивающая документирование, обработку, оперативное хранение и использование документов.

Делопроизводитель - работник, на которого возложены функции по ведению делопроизводства в структурном подразделении.

Документ - зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документирование - запись информации на носителе по установленным правилам.

Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Доверенность - документ, дающий полномочия указанному в нем лицу на выполнение определенных действий от имени доверителя.

Договор - документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирующий эти отношения.

Доклад - документ, содержащий изложение определенных вопросов, выводов, предложений и иногда предназначенный для прочтения перед аудиторией.

Документационное обеспечение (управления) - деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами.

Документирование управленческой деятельности - совокупность процессов по созданию и обработке всех видов документов, отражающих деятельность органа, организации, учреждения. Документирование включает все операции по подготовке, составлению, согласованию, оформлению и изготовлению документов.

Должностной регламент - документ, устанавливающий права, обязанности и ответственность работника.

Достоверность (электронного документа) - свойство электронного документа, при котором содержание электронного документа является полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности.

Дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа.

Заключение - документ, содержащий мнение, вывод учреждения, комиссии, специалиста по какому-либо документу или вопросу.

Заверенная копия документа -: копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

Инструкция - документ, в котором излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

Копия документа - экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.

Лист согласования (визирования) документа - часть официального документа с отметками (визами) о согласовании.

Межведомственный электронный документооборот (МЭДО) - взаимодействие информационных систем электронного документооборота федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации и иных государственных органов, а также организаций, созданных для выполнения задач, поставленных перед Правительством Российской Федерации.

Методические документы - документы, определяющие порядок выполнения работ по организации делопроизводства в Службе и разъясняющие правила их выполнения.

Миграция (электронных документов) - перемещение электронных документов из одной информационной системы в другую с сохранением аутентичности, целостности, достоверности документов и их пригодности для использования.

Направление электронного документа - предоставление доступа в СЭД и электронном офисе к электронному документу и (или) электронной регистрационной карточке в режиме реального времени, а также передача его по МЭДО.

Нормативный правовой акт - письменный официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме правотворческим органом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм.

Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в Службе, с указанием сроков их хранения.

Носитель (документированной) информации - материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации.

Объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

Обращение гражданина - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме или форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления.

Объяснительная записка - письменное сообщение должностного лица вышестоящему руководителю с пояснением какого-либо факта, действия, обстоятельств.

Оперативное хранение документов - хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения.

Оперативный архив - специализированный участок службы делопроизводства по обеспечению деятельности Архива Службы, предназначенный для оперативного хранения бумажных подлинников документов.

Отзыв - документ, содержащий мнение учреждения или специалиста по поводу какой-либо работы, присланной на рассмотрение.

Отчет - документ, содержащий сведения о выполнении планов, заданий, мероприятий, представляемый вышестоящей организации или должностному лицу.

Официальный документ - документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке.

Оформление документа - проставление на документе необходимых реквизитов.

Перечень - систематизированное перечисление документов или иных предметов, объектов или работ, составленное в целях распространения на них определенных норм или требований.

Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, используемых для коммуникации между организациями, а также физическими лицами.

План - документ, устанавливающий перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, сроки реализации, исполнителей.

Подлинный документ - документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

Подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа.

Пояснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и др.).

Положение - документ, определяющий общие правила организации и выполнения работ по конкретному направлению сферы деятельности.

Постановление - правовой акт, принимаемый органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил поведения.

Постоянное хранение документов - вечное хранение документов без права их уничтожения.

Пригодность для использования (электронного документа) - свойство электронного документа, позволяющее его локализовать и воспроизвести в любой момент времени.

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации в целях реализации ее основных и оперативных задач.

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов.

Распоряжение - правовой акт, издаваемый руководителем организации или ее подразделения в целях разрешения оперативных вопросов.

Регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму.

Регистрационно-учетная форма (регистрационная карточка (РК) - электронная форма, предназначенная для внесения данных о документе в системе электронного документооборота.

РКПД - электронная регистрационная карточка проекта документа в системе электронного документооборота.

Реквизит документа - элемент оформления документа.

Решение - правовой акт, принимаемый по наиболее важным вопросам компетенции организации.

Сводка - документ, представляющий собой обобщенные сведения по одному вопросу (сводка предложений, замечаний, требований и т.п.).

Система электронного документооборота (СЭД) - автоматизированная информационная система электронного документооборота Службы, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, и предназначенная для учета, регистрации, направления документов и контроля за их прохождением и исполнением как в электронной форме, так и на бумажном носителе.

Служебная записка - документ, используемый, как правило, для ведения в организации внутренней переписки (докладная записка, объяснительная записка, пояснительная записка).

Служба делопроизводства - структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях.

Служба информатизации - структурное подразделение, обеспечивающее функционирование информационных систем.

Служба контроля - уполномоченное структурное подразделение Службы, осуществляющее контроль сроков исполнения поручений руководителя Службы по входящим и внутренним документам.

Согласование документа (визирование) - оценка проекта официального документа заинтересованными организациями, должностными лицами, специалистами.

Справка - документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий.

Список - документ, содержащий перечисление лиц или предметов в определенном порядке, составленный в целях информации или регистрации.

Срок хранения документов - период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе документального или архивного фонда.

Указатель рассылки документа - список адресатов, которым должен быть направлен документ.

Уничтожение документов - формуляр документа, определенного вида, содержащий постоянную часть текста.

Унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Устав - правовой акт, определяющий наименование юридического лица, место его нахождения, порядок управления деятельностью, а также содержащий другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида.

Управление документами: - деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации.

Факсограмма (факс) - копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры), полученная на бумажном носителе.

Финансовая служба - структурное подразделение, на которое возложены функции хозяйственного обеспечения деятельности Службы.

Формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела.

Целостность (электронного документа) - состояние электронного документа, в который после его создания не вносились никакие изменения.

Шаблон бланка (унифицированной формы документа) - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме.

Электронный архив - совокупность находящихся на архивном хранении электронных образов документов, электронных документов, а также электронных регистрационных карточек к ним.

Электронный документ - документ, информация которого представлена в электронной форме.

Электронная копия документа - копия документа, созданная в электронной форме.

Электронный документооборот - документооборот с использованием автоматизированной информационной системы СЭД.

Электронный кабинет - программное обеспечение, используемое на автоматизированном рабочем месте работника Службы, предназначенное для подготовки (создания) проектов электронных документов, их согласования, подписания, а также для работы с электронными документами, зарегистрированными в СЭД.

Электронная подпись - информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ.

Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов.

Юридическая служба - структурное подразделение, осуществляющее правовое обеспечение деятельности Службы.

Юридическая значимость документа: - свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера.

Юридическая сила документа - свойство официального документа вызывать правовые последствия.