9.8. Порядок передачи документов на архивное хранение

9.8.1. Документы Росимущества являются федеральной собственностью. После проведения экспертизы ценности по истечении 15 лет ведомственного архивного хранения документы постоянного хранения в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в ГА РФ как часть Архивного фонда Российской Федерации.

Хранение документов постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, и документов по личному составу Росимущества, их учет, использование, отбор и подготовка к передаче на постоянное хранение в ГА РФ осуществляются в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. N 526, отделом архива.

9.8.2. Завершенные дела постоянного и временного (10 лет и выше) сроков хранения до передачи в архив Росимущества хранятся по месту их формирования.

9.8.3. Дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и дела по личному составу передаются по описям дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения и дел по личному составу, формируемых в структурных подразделениях Агентства по установленной форме (приложение N 56), в отдел архива Службы делопроизводства не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 2 года после их завершения в текущем делопроизводстве.

Личные дела государственных гражданских служащих, уволенных с государственной гражданской службы, передаются в архив Росимущества по истечении 10 лет со дня увольнения.

9.8.4. Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения передаче в архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях по месту формирования и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

В исключительных случаях решение о передаче на архивное хранение отдельных категорий документов со сроком хранения 5 - 10 лет, значительные объемы которых образуются в подразделениях в течение года, принимается начальником Службы делопроизводства исходя из наличия свободных архивных площадей.

9.8.5. Электронные документы передаются в отдел архива на основании описей электронных дел по информационно-телекоммуникационной сети или на физически обособленных материальных носителях однократной записи, которые предоставляются в двух идентичных экземплярах - основном и рабочем.

9.8.6. В период подготовки структурным подразделением дел к передаче в архив работником отдела архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел.

Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.

9.8.7. Ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдачу их в отдел архива несет структурное подразделение, передающее документы.

9.8.8. Прием дел производится работником отдела архива в присутствии работника структурного подразделения с отметкой о наличии дел в описи против каждого дела, включенного в нее.

В случае отсутствия дел или документов составляется акт о недостаче, который подписывается начальником подразделения и сдается вместе с описью.

На всех экземплярах описи против каждого дела, включенного в опись, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также проставляются подписи работника отдела архива, принимающего дела, и работника структурного подразделения, передавшего дела.

9.8.9. При передаче электронных документов на физически обособленных материальных носителях осуществляется также проверка физического и технического состояния носителей.

Прием электронных документов на архивное хранение оформляется составлением итоговой записи в конце описи электронных дел, документов структурного подразделения постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения (приложение N 57), в которой цифрами и прописью указывается количество фактически принятых на архивное хранение электронных дел и электронных документов, их контрольные суммы, объем в Мб, дата приема-передачи. Итоговая запись подтверждается подписью работника отдела архива, принимающего дела, и подписью работника структурного подразделения, передавшего электронные дела и документы.

9.8.10. В случае ликвидации или реорганизации Росимущества в обязанность ликвидационной комиссии, в состав которой обязательно включается представитель ГА РФ и Росархива, входит организация подготовки и передачи на государственное хранение дел постоянного хранения, а также передача незавершенных делопроизводством дел и документов по личному составу правопреемнику Росимущества, а в случае его отсутствия - организация подготовки и передачи дел по личному составу на государственное хранение.