9.7. Составление описей дел

9.7.1. В каждом структурном подразделении ежегодно под методическим руководством отдела архива составляются по установленной форме описи дел, по которым документы сдаются на архивное хранение (приложение N 56).

Описи дел составляются отдельно на дела постоянного срока хранения; временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу. Отдельные описи могут составляться также на личные дела, категории однородных дел (наблюдательные дела, отчеты об определении рыночной стоимости пакетов акций акционерных обществ и другие).

На дела временных сроков хранения (до 10 лет включительно) описи не составляются, и в архив Росимущества такие дела не передаются.

9.7.2. Опись дел структурного подразделения представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией дел. Основой составления описей дел является номенклатура дел.

В описях дел указывается полное (без сокращений) наименование структурного подразделения, в котором дела были сформированы и закончены делопроизводством.

9.7.3. Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.

9.7.4. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией;

порядок присвоения номеров описям дел структурных подразделений устанавливается по согласованию с отделом архива Росимущества;

графы описи заполняются в точном соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела;

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации дел в номенклатуре дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером; если оно состоит из нескольких томов (частей), в том числе сформированное в отдельный том приложение, то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером;

при внесении в опись дел, следующих подряд с одинаковыми заголовками, пишется полностью заголовок каждого дела.

Графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим подразделениям со ссылкой на необходимый акт, наличии электронных копий дел.

Заголовки дел, включаемые в опись, должны соответствовать номенклатуре дел соответствующего структурного подразделения. В заголовках дел следует указывать полные названия акционерных обществ (государственных предприятий, организаций), сокращенные наименования (аббревиатуры) указываются в скобках; названия месяцев пишутся словами, а не цифрами; слова произвольно не сокращаются (используются только общепринятые сокращения: г., обл., и т.д.); повторяющиеся даты, сроки хранения и статьи по перечню пишутся полностью (слова "То же" не используются).

9.7.5. В конце описи, после последней описательной статьи, делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, внесенных в опись, первый и последний номера дел по описи, оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).

Например:

В данный раздел описи внесено 20 (двадцать) дел - с N 81 по N 99, в том числе N 84а, N 87а - литерные, N 69 - пропущен.

9.7.6. При составлении описи электронных дел, документов структурного подразделения (приложение N 57) каждый электронный документ вносится в опись под самостоятельным порядковым номером с указанием даты документа, срока хранения, объема в Мб.

Графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме электронных документов и, при необходимости, другой информации.

К описи дел электронных дел, документов прилагается реестр электронных документов (контейнеров электронных документов), включенных в каждое электронное дело, в котором указываются сведения об электронных документах, включенных в каждое электронное дело:

номер документа по порядку в пределах раздела описи;

дата документа;

регистрационный номер документа;

наименование документа (вид документа, заголовок к тексту);

объем электронного документа в Мб.

Реестр электронных документов, являющийся приложением к описи электронных документов, подписывается составителем реестра с указанием должности, инициалов, фамилии.

Описи электронных документов в структурном подразделении составляются на бумажном носителе и в электронном виде в редактируемом формате.

В конце описи оформляется итоговая запись, в которой указывается количество единиц хранения электронных документов (цифрами и прописью), а также общий объем единиц хранения, включенных в опись, в Мб.

К описи структурного подразделения может составляться предисловие с указанием информационной системы, из которой извлечены электронные документы, программного обеспечения, его версии и других технологических характеристик информационных систем.

9.7.7. Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах, подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается начальником или заместителем начальника Службы делопроизводства, координирующим работу отдела архива, и утверждается начальником соответствующего структурного подразделения.

В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника отдела архива и лица, передавшего дела.

Один экземпляр описи на бумажном носителе передается вместе с делами в архив, второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении, передавшем дела.

В архив Росимущества также передаются по 1 экземпляру описи дел структурных подразделений в электронном виде в редактируемом формате для использования в дальнейшем для подготовки сводных архивных описей дел, документов (годовых разделов).

9.7.8. Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для формирования сводных описей дел, которые готовит отдел архива (либо специализированная организация под его контролем) и по которым дела передаются на хранение в ГА РФ: описи дел постоянного срока хранения, описи дел по личному составу, описи дел временного (свыше 10 лет) срока хранения, описи электронных дел, документов постоянного срока хранения, описи электронных дел, документов временного (свыше 10 лет) срока хранения. Указанные описи рассматриваются и согласовываются на заседании ЦЭК Росимущества, затем после их утверждения (согласования) ЭПК ГА РФ утверждаются руководством Росимущества.

К годовым разделам сводной описи дел и к законченной описи дел составляется предисловие, а также, при необходимости, оглавление, указатели и списки сокращенных слов.