9.6. Оформление дел

9.6.1. Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению.

Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов, составлению внутренней описи и заверительной надписи.

Оформление дел осуществляется делопроизводителями подразделений либо исполнителями при методической помощи и под контролем работников отдела архива.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу.

Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела; нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела и внутренней описи документов дела; подшивку или переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

Окончательное оформление дел (составление листа-заверителя и внутренней описи документов дел с управленческой документацией, подшивка дел и внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки) проводится при формировании дел работниками специализированной организации либо работниками отдела архива.

Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения подлежат частичному оформлению: допускается хранение их в скоросшивателях, без пересистематизации документов в деле, без нумерации листов дела и составления заверительной надписи.

9.6.2. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов в деле все его листы (кроме листа заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами сверху вниз в возрастающем порядке номеров в правом верхнем углу листа, не задевая текста документа, простым карандашом.

Нельзя употреблять при нумерации чернила, цветные карандаши, шариковую ручку.

Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Сложенный лист большого формата, подшитый за один край, разворачивается и нумеруется как один лист в правом верхнем углу.

Лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке.

Не нумеруются чистые листы.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в листе-заверителе в конце дела о таких листах делается оговорка.

Например:

"На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа".

Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в листе-заверителе дела о таких листах делается оговорка.

Например:

"Лист 7 - карта-склейка из 10 листов".

Подклеенные к листу одним краем другие документы (вставки текста, переводы и т.д.), а также приложенные к документу резолюции, листы ознакомления и другие нумеруются очередным порядковым номером.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Листы дел, состоящих из нескольких томов (частей), нумеруются по каждому тому (части) отдельно.

Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.

При небольшом количестве ошибок исправляется нумерация листов, на непронумерованных листах ставится номер предыдущего пронумерованного листа с добавлением букв "а", "б" и т.д. Если не пронумеровано несколько рядом расположенных листов, то буквы прибавляются соответственно к каждому номеру листа, начиная со второго, то есть: 4, 4а, 4б и т.д.

В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела листы перенумеровываются. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставятся новые номера.

9.6.3. После завершения нумерации листов на отдельном листе-заверителе (приложение N 53), располагаемом в конце дела, составляется заверительная надпись. В ней цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов дела и количество листов внутренней описи, отмечаются все случаи нарушения валовой нумерации листов дела (наличие пропущенных или литерных номеров), оговариваются особенности отдельных документов (номера листов с наклеенными документами, фотографиями, номера крупноформатных листов, листов с оборотным расположением текста, конвертов с вложениями и номера вложенных в них листов, чертежи, фотографии, рисунки и т.п.). Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

В журналах и книгах учета (регистрации) заверительная надпись составляется на оборотной стороне последнего чистого листа.

В случае перенумерации листов дела составляется новый лист-заверитель. При этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.

9.6.4. В целях учета и более быстрого нахождения документов в делах постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения на отдельном листе по установленной форме составляется внутренняя опись документов дела (приложение N 54).

Внутренняя опись содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. В итоговой записи к внутренней описи указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись документов подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления описи.

Если дело уже переплетено (прошито), то внутренняя опись документов подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и лист-заверитель дела.

9.6.5. Документы в делах постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона (для обложек дел, сдаваемых на государственное хранение, применяется бескислотный картон) или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов и их реквизитов. Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело. Резолюции руководства размещаются перед документом, а визы, оформленные на отдельных листах, - после документа, к которому они относятся.

При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления. Все металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

Дела, превышающие 200 - 250 листов (3 - 4 см), делятся на тома (части).

9.6.6. Дела постоянного хранения, содержащие документы особой научно-исторической и иной ценности или неформатных документов (карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата), в целях их сохранности и удобства пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам.

На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.

Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, должны иметь размеры 229 x 324 мм. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.

9.6.7. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу оформляется по установленной форме (приложение N 55) и имеет следующие реквизиты:

а) наименование государственного органа (фондообразователя);

б) наименование подразделения фондообразователя на момент завершения дела;

в) индекс дела;

г) заголовок (наименование) дела;

д) дата дела (тома);

е) количество листов в деле;

ж) срок хранения дела и номер статьи по перечню;

з) архивный шифр дела.

9.6.8. При указании наименования фондообразователя указывается полное наименование Агентства именительном падеже с указанием официально принятого сокращенного наименования (в скобках после полного наименования). В случаях, когда в течение года, за который оформляются дела государственный орган был переименован (преобразован) и это не вызвало возникновения нового фондообразователя, под старым его наименованием пишется и новое наименование.

9.6.9. Наименование подразделения фондообразователя на момент завершения дела указывается в соответствии с утвержденной структурой. Если в течение года наименование структурного подразделения менялось или дело было передано в другой государственный орган или другое структурное подразделение, старое наименование заключается в скобки, новое наименование пишется под старым.

9.6.10. Индекс дела указывается в соответствии с номенклатурой дел; если дело состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома указывается количество томов этого дела, а на последующих томах - номер очередного тома, на последнем томе после его номера добавляется слово "последний".

9.6.11. Заголовок дела переносится из номенклатуры дел, в необходимых случаях в него вносятся уточнения: номера приказов, протоколов и др. Если наименование дела не раскрывает содержание подшитых в нем документов, составляется новый заголовок дела, отражающий содержание подшитых в деле документов.

9.6.12. В реквизите "дата дела" указываются год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.

Датами дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов, являются крайние даты документов дела, т.е. даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего из документов, включенных в дело. При этом число (два знака) и год (четыре знака) указываются арабскими цифрами, название месяца - словом.

Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела с новой строки делается запись: "В деле имеются документы за ... год(ы).".

Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы или отчеты, так как они отражаются в заголовках дел. Датой приложения к документу, сформированному в отдельный том, является дата основного документа.

Следует учесть, что отчеты с нарастающим итогом за IV квартал на 1 января следующего года являются годовыми.

Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания - дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от места нахождения их в деле.

Личные дела датируются по датам подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое заведено дело. В случае смерти лица, на которое заведено личное дело, конечной датой является дата документа, подтверждающего смерть лица, или запись об этом сотрудника кадровой службы.

Датами журналов являются даты самой ранней и самой поздней записи в журнале; на обложке дела временного срока хранения (до 10 лет) можно указывать только месяц и год.

Если дата документа определяется приблизительно, на основании анализа содержания документа, то дата или отдельные ее элементы, не абсолютно достоверные, заключаются в квадратные скобки.

9.6.13. Количество листов в деле проставляется на основании с листа-заверителя дела.

9.6.14. Срок хранения дела и номер статьи по перечню переносятся из соответствующей номенклатуры дел; на делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

9.6.15. Архивный шифр дела (номер фонда, номер описи, номер дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется чернилами только после согласования/утверждения ЭПК ГА РФ и утверждения руководителем (заместителем руководителя - председателем ЦЭК) Росимущества соответствующего годового раздела сводной описи дел (до этого проставляется карандашом).

9.6.16. На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования архива, в который будут передаваться дела (Государственный архив Российской Федерации), кодов этого архива и Росимущества по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).

9.6.17. По окончании года в надписи на обложках дел, в том числе в заголовок, при необходимости вносятся изменения и уточнения (номера приказов, протоколов). В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность.

9.6.18. При подготовке к передаче электронных документов на хранение в архив Росимущества должны выполняться следующие процедуры:

преобразование текстовых электронных документов в формат архивного хранения PDF/A-1, если электронный документ был создан или включен в систему в ином формате;

формирование описи электронных дел, документов структурного подразделения;

формирование в АС ДОУ Росимущества контейнеров электронных документов, включающих: контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей, визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A-1;

формирование в АС ДОУ Росимущества электронных дел, являющихся совокупностью контейнеров электронных документов или контейнером электронного документа;

миграция электронных документов на физически обособленные материальные носители, если документы передаются в архив Росимущества не по информационно-коммуникационным каналам;

проверка электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ;

проверка качества записи и воспроизводимости электронных документов;

проверка подлинности электронных подписей, которыми подписаны электронные документы;

формирование транспортного контейнера, содержащего электронные дела, включенные в опись электронных дел, документов структурного подразделения.