Приложение N 14

к п. 1.7

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ

ФУНКЦИЙ, ВОЗЛАГАЕМЫХ НА РАБОТНИКОВ, ОТВЕТСТВЕННЫХ ЗА ВЕДЕНИЕ

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ И ПЕРЕДАЧУ ДЕЛ

НА АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ

1. Получение в течение дня поступивших документов (поручений) на бумажных носителях (при наличии), в том числе с отметкой "срочно", "немедленно", учет поступившей на бумажном носителе корреспонденции, зарегистрированной в системе электронного документооборота Росимущества, а также учет поступивших в структурное подразделение документов, не подлежащих регистрации.

2. Передача документов на рассмотрение руководителю структурного подразделения и после получения соответствующих указаний - исполнителю.

3. Обеспечение своевременного рассмотрения документов (поручений), поступивших в АС ДОУ, руководством структурного подразделения, в том числе подготовка проектов указаний (резолюций) по исполнению документов на бумажном носителе (в АС ДОУ - при наличии соответствующих настроек на автоматизированном рабочем месте), и контроль их доведения до исполнителей в структурном подразделении.

4. Проверка наличия документов на бумажном носителе, находящихся на исполнении у работников подразделения.

5. Проверка правильности оформления создаваемых в подразделении документов на бумажном носителе в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Федеральном агентстве по управлению государственным имуществом.

6. Передача документов на бумажном носителе в другие подразделения, на подпись руководству структурного подразделения и руководству Росимущества, а также в структурное подразделение, на которое возложены функции по организации ведения делопроизводства и архива в Росимуществе, для регистрации и отправки.

7. Контроль за прохождением документов в структурном подразделении.

8. Контроль за вводом в АС ДОУ информации о ходе исполнения документов работниками структурного подразделения.

9. Получение, учет и передача исполнителям, в другие подразделения, на подпись руководству Росимущества, а также на регистрацию и отправку документов с грифом ограничения доступа, обеспечение их хранения в структурном подразделении.

10. Контроль за обеспечением сохранности документов с пометкой "Для служебного пользования": ежегодная проверка наличия в структурном подразделении документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования", ведение журнала учета документов с пометкой "Для служебного пользования".

11. Контроль за своевременным списанием исполненных документов в дело согласно номенклатуре дел структурного подразделения в регистрационной карточке АС ДОУ.

12. Передача поступивших в подразделение на бумажном носителе приложений к документам на архивное хранение (по итогам года) после завершения их исполнения.

13. Составление номенклатуры дел структурного подразделения на основе предложений отделов структурного подразделения, согласование со структурным подразделением, на которое возложены функции по организации ведения делопроизводства и архива в Росимуществе, ведение и хранение номенклатуры дел подразделения, ежегодное составление итоговой записи к номенклатуре дел.

14. Формирование, оформление дел в соответствии с номенклатурой, обеспечение учета, сохранности и использования дел, находящихся в делопроизводстве и законченных делопроизводством в структурном подразделении.

15. Подготовка и своевременная передача на архивное хранение завершенных делопроизводством дел постоянного и долговременного хранения в установленном настоящей Инструкцией порядке.

16. Справочно-информационная работа по вопросам прохождения и исполнения документов в структурном подразделении.

17. Ознакомление работников подразделения с организационно-распорядительными документами и информационными материалами, поступившими в подразделение, Инструкцией по делопроизводству в Федеральном агентстве по управлению государственным имуществом.

18. Подготовка к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (по согласованию со структурным подразделением, на которое возложены функции по организации ведения делопроизводства и архива), составление актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

19. Подготовка и оформление для заверения комплектов копий документов, подлинники которых находятся в данном структурном подразделении.

20. Получение и учет бланков документов с изображением государственного герба Российской Федерации, используемых для подготовки документов в структурном подразделении, хранение бланков и выдача их исполнителям, ведение журнала учета бланков Росимущества, контроль за использованием бланков, учет испорченных бланков, подготовка актов об уничтожении бланков, а также уничтожение испорченных бланков в установленном порядке.

21. Хранение печатей и штампов, используемых в делопроизводстве структурного подразделения, и правильное их применение.

22. Иные функции в соответствии с актами Росимущества, поручениями руководства Росимущества и начальника структурного подразделения.