VII. Подготовка и направление ответов и уведомлений на обращения граждан

50. Обращение гражданина считается рассмотренным, если по существу поставленных в нем вопросов, относящихся к компетенции Росреестра, приняты необходимые меры и даны письменные ответы или устные ответы в рамках личного приема.

51. При установлении обоснованности доводов гражданина, направившего обращение, в том числе после направления ответа гражданину, структурным подразделением Росреестра, ответственным за рассмотрение обращения, могут быть даны поручения территориальному органу Росреестра или подведомственному ему учреждению, в компетенцию которого входит решение вопроса, указанного в обращении, о необходимости принятия мер, направленных на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина.

Принятие мер по обращению может происходить за пределами сроков рассмотрения обращения гражданина.

Структурным подразделением Росреестра, ответственным за рассмотрение обращения, осуществляется контроль за реализацией решения (поручения), принятого по результатам рассмотрения обращения, до его фактического исполнения.

Территориальные органы Росреестра при рассмотрении обращений обязаны в рамках установленной компетенции принимать меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов граждан, в случае установления ими обоснованности доводов, осуществлять контроль за реализацией решений, принятых по результатам рассмотрения обращений, до их фактического исполнения.

52. Ответ на обращение, направляемый гражданину в письменной форме по почтовому адресу либо в форме электронного документа по адресу электронной почты, может содержать следующую информацию:

о результатах объективного и всестороннего рассмотрения обращения с разъяснением автору обращения в доступной форме возможности либо невозможности (с указанием причин и правового обоснования) решения поставленного в обращении вопроса, а также принятых в случае необходимости мерах, направленных на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя, с информацией по существу поставленных в обращении вопросов;

возвращении гражданину жалобы с разъяснением права обжаловать соответствующее решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суд в случае, если невозможно направление жалобы на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, в связи с законодательным запретом направлять жалобы на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется;

возвращении гражданину обращения, в котором обжалуется судебное решение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения;

недопустимости злоупотребления правом, если в обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, без ответа по существу поставленных в нем вопросов;

прекращении переписки по данному вопросу, если в обращении содержится вопрос, на который заявителю неоднократно (три и более раза) давались ответы в письменной форме или в форме электронного документа по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, - при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в адрес Росреестра;

невозможности дать ответ по существу поставленного в обращении вопроса в связи с недопустимостью разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну;

электронном адресе официального сайта Росреестра, на котором размещен ответ на вопрос, поставленный в обращении гражданина, в случае, предусмотренном в пункте 46.

53. Уведомление, направляемое гражданину в письменной форме по почтовому адресу либо в форме электронного документа по адресу электронной почты, может содержать следующую информацию:

о переадресации (направлении) обращения в соответствующие органы или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов;

продлении срока рассмотрения обращения;

невозможности направления ответа по существу поставленного вопроса в случаях, если текст письменного обращения не поддается прочтению или не позволяет определить его суть.

Уведомление, направляемое гражданину в письменной форме по указанному почтовому адресу, оформляется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Росреестре и Инструкцией.

Уведомление, направляемое гражданину о переадресации его обращения в форме электронного документа по адресу электронной почты, должно содержать информацию об адресате, которому направляется поручение о рассмотрении данного обращения, наименование должности лица, принявшего решение о направлении обращения в соответствующий территориальный орган Росреестра или подведомственное ему учреждение, в чью компетенцию входит рассмотрение вопросов, указанных в обращении, дату, его инициалы, фамилию, а также фамилию имя и отчество (последнее - при наличии) и контактный телефон исполнителя, инициалы, фамилию гражданина, его электронный адрес, текст уведомления о перенаправлении.

54. При рассмотрении обращения ответственный исполнитель имеет право:

запросить дополнительную информацию в структурных подразделениях Росреестра, территориальных органах и подведомственных организациях Росреестра, государственных органах, органах местного самоуправления;

провести личную беседу с гражданином или запросить по телефону или по адресу электронной почты дополнительную информацию. В случае отказа гражданина представить дополнительную информацию ему дается ответ по результатам рассмотрения имеющихся в наличии материалов. При этом в ответе на обращение перечисляются вопросы, факты и обстоятельства, которые необходимы для всестороннего и полного рассмотрения обращения;

рассмотреть обращение с выездом на место.

Решение о рассмотрении обращений граждан с выездом на место принимает руководитель Росреестра.

55. Гражданин по письменному заявлению имеет возможность в здании Росреестра знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения его обращения, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну.

Письменное решение о предоставлении гражданину возможности ознакомиться с документами принимают руководитель Росреестра, заместители руководителя, начальники и заместители начальников структурных подразделений Росреестра.

Ознакомление гражданина с документами осуществляется при предъявлении документа, удостоверяющего личность, позволяющего идентифицировать его как автора данного обращения, а также доверенности на представление интересов автора обращения, оформленной в установленном законодательством порядке, в специально оборудованном для проведения личного приема граждан помещении с использованием технических средств аудио- и (или) видеофиксации в рабочее время в присутствии сотрудника структурного подразделения Росреестра, ответственного за рассмотрение обращения.

56. По обращениям, принятым к рассмотрению, окончательный ответ готовится структурным подразделением Росреестра, ответственным за рассмотрение обращения, и подписывается начальником или заместителем начальника этого структурного подразделения Росреестра в рамках установленной компетенции (если в обращении не обжалуются их действия), за исключением случаев, когда ответ на обращение подписывают руководитель Росреестра, заместитель руководителя.

57. На повторное обращение гражданина (поступившее от одного и того же заявителя по одному и тому же вопросу), если заявитель представил мотивированную позицию о несогласии с данным ему ответом или не удовлетворен полнотой и обоснованностью данного ему ответа на ранее направленное обращение, ответ подписывает начальник структурного подразделения Росреестра, ответственного за рассмотрение обращения, если ранее ответ направлялся за подписью его заместителя. Если ранее ответ направлялся за подписью начальника структурного подразделения Росреестра, на повторное обращение ответ подписывает курирующий структурное подразделение Росреестра заместитель руководителя.

За подписью заместителя руководителя Росреестра готовятся также ответы на обращения граждан, содержащие жалобу на действия (бездействие) начальников структурных подразделений Росреестра.

Ответ вышестоящему государственному органу, взявшему рассмотрение обращения гражданина на контроль, готовится за подписью руководителя Росреестра, заместителя руководителя.

58. В случае если в письменном обращении гражданина содержатся вопросы, на которые Росреестром неоднократно (три и более раза) давались письменные ответы по существу в связи с ранее направленными обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, при условии, что данное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в Росреестр или одному и тому же должностному лицу Росреестра, начальник структурного подразделения Росреестра, ответственного за рассмотрение обращения, представляет на имя руководителя Росреестра, заместителя руководителя служебную записку о нецелесообразности продолжения переписки с гражданином по данному вопросу.

При принятии соответствующего решения ответ гражданину о прекращении с ним переписки направляется за подписью руководителя Росреестра, заместителя руководителя.

По результатам рассмотрения очередного обращения гражданина, в котором не приводятся новые доводы или обстоятельства, гражданину, направившему обращение, структурным подразделением, ответственным за рассмотрение обращения, дается ответ о безосновательности очередного поданного обращения и о том, что ранее с ним прекращена переписка по вопросу, поставленному в данном обращении (указывается вопрос заявителя).

По каждому обращению принимается индивидуальное решение, и каждый раз сообщается гражданину о принятом решении.

59. Подготовленный по результатам рассмотрения обращения гражданина ответ должен содержать дату, входящий регистрационный номер обращения, на который дается ответ, инициалы, фамилию гражданина или наименование юридического лица, его почтовый или электронный адрес, текст документа (ответы на поставленные вопросы), наименование должности лица, подписавшего ответ, его инициалы, фамилию, подпись, в случае направления на электронном шаблоне официального бланка Росреестра - усиленную квалифицированную электронную подпись (далее - ЭЦП), а также фамилию, имя и отчество (последнее - при наличии) и контактный телефон исполнителя.

60. Структурное подразделение Росреестра, ответственное за рассмотрение обращения, прикрепляет электронный файл с ответом заявителю (электронный образ ответа, полученный в результате сканирования бумажного документа или автоматически сформированный при регистрации) к регистрационной карточке СЭД Росреестра и делает связку с входящим регистрационным номером обращения.

В регистрационной карточке обращения во вкладке "Исполнение поручений" заполняется поле "Ход исполнения", в котором указываются:

регистрационный номер письма с ответом гражданину, дата ответа, если ответ дан непосредственно заявителю;

регистрационный номер письма с ответом в государственный орган или должностному лицу, его дата, если обращение рассмотрено Росреестром в порядке соисполнения (поручение о подготовке необходимых предложений и материалов);

регистрационный номер письма с ответом гражданину, дата ответа, регистрационный номер письма с ответом в государственный орган или должностному лицу, взявшему рассмотрение обращения на контроль, если в соответствии с поручением обращение направлялось для рассмотрения и ответа заявителю с уведомлением органа, взявшего рассмотрение обращения на контроль, о результатах рассмотрения и представлением копии ответа на обращение гражданина.

61. При одновременном поступлении основного обращения и его дубликата (повторного экземпляра или копии одного и того же обращения одного и того же заявителя) либо поступлении дубликата до окончания рассмотрения основного обращения дается единый ответ.

Если дубликат поступил после рассмотрения основного обращения, то заявителю не позднее 10-дневного срока с момента регистрации дубликата ответ на него направляется со ссылкой на дату и исходящий номер отправленного ответа на основное обращение. Копия ответа направляется в случае прямого указания гражданина о его неполучении.

Дубликаты обращений в установленном порядке приобщаются к соответствующему номенклатурному делу.

62. Для отправки ответа гражданину в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении, ответ печатается на официальном бланке установленного образца, подписывается должностным лицом собственноручно. Зарегистрированный электронный образ ответа, полученный в результате сканирования бумажного документа, прикрепляется к регистрационной карточке СЭД Росреестра.

Ответ на обращение гражданина, который должен быть направлен в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, оформляется на электронном шаблоне официального бланка Росреестра, подписывается должностным лицом усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).

63. Отправка ответов гражданам осуществляется в соответствии с правилами, установленными Инструкцией по делопроизводству в Росреестре.

64. В отдельных случаях, в том числе при наличии в обращении письменной просьбы гражданина, ответ на обращение может быть выдан на руки (при предъявлении документа, удостоверяющего личность, а также доверенности на представление интересов гражданина, оформленной в установленном законодательством порядке), но не позднее срока, установленного для рассмотрения обращения. Выдачу ответа гражданину на руки осуществляет структурное подразделение Росреестра, которым был подготовлен ответ на обращение.

При этом на копии ответа фиксируется факт выдачи оригинала на руки, ставится дата и подпись гражданина.

В случае неявки гражданина оригинал ответа не позднее срока, установленного для рассмотрения обращения, передается на отправку в соответствии с правилами, установленными Инструкцией по делопроизводству в Росреестре.

65. На коллективное обращение, подписанное несколькими гражданами, с указанием адреса каждого из них ответ дается каждому гражданину на указанный им в обращении адрес. Если обращение подписано несколькими гражданами, но адрес для направления ответа указан только одного из них, ответ направляется гражданину, указавшему свой адрес, с просьбой довести данный ответ до сведения других подписавших обращение граждан.

66. Ответ на письменное обращение гражданина, поступившее с личного приема, направляется за подписью принимавшего его должностного лица либо уполномоченного им лица.

67. После отправки ответа заявителю обращение списывается отделом структурного подразделения Росреестра, в котором обращение находилось на рассмотрении, в номенклатурное дело. Формирование и хранение дела по результатам рассмотрения обращения осуществляются в структурном подразделении Росреестра, рассматривавшем обращение. Дело формируется с учетом всех материалов, использованных при подготовке ответа, в том числе поручения руководства.

68. По характеру принятых решений по результатам рассмотрения обращения последние могут быть классифицированы как:

"поддержанное" - предложение признано целесообразным, заявление или жалоба - обоснованными и подлежащими удовлетворению;

"приняты меры" - выполнение действий в соответствии с принятым по результатам рассмотрения обращения решением "поддержано" по полному фактическому удовлетворению поставленных в обращении вопросов, то есть фактически реализованные предложения, фактически удовлетворенные заявления или жалобы;

"неподдержанное" - предложение признано нецелесообразным, заявление или жалоба - необоснованными и не подлежащими удовлетворению. Неподдержанными также считаются обращения, оставленные без рассмотрения и ответа по существу поставленных в них вопросов в соответствии с пунктом 45 Инструкции, обращения, переписка по которым прекращена, и обращения, возвращаемые гражданину в соответствии с пунктом 34 Инструкции;

"разъясненное" - по результатам рассмотрения предложения, заявления или жалобы гражданин проинформирован о порядке их реализации или удовлетворения.

К данной группе относятся также обращения, в которых обжалуется судебное решение, и обращения, ответы на которые по существу поставленных в них вопросов не могут быть даны без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.

Результаты рассмотрения обращения и решения, принятые по ним, необходимо отразить в регистрационной карточке СЭД Росреестра согласно пункту 102 Инструкции.