9.1. Учет печатей и штампов

9.1.1. Печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу.

Штамп - устройство прямоугольной формы для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и др.

9.1.2. Агентство в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" применяет печати с изображением Государственного герба Российской Федерации.

Изготовление и учет печатей с изображением Государственного герба Российской Федерации осуществляются в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации".

Порядок использования и обеспечения надежного хранения печати Агентства с изображением Государственного герба Российской Федерации устанавливается организационно-распорядительными документами Агентства.

9.1.3. Кроме печати Агентства с изображением Государственного герба Российской Федерации, могут использоваться печати и штампы управлений, печати для отдельных категорий документов ("Для пакетов", "Для договоров", "Для копий" и т.д.), металлические выжимные печати для опечатывания помещений.

9.1.4. Учет имеющихся в Агентстве печатей и штампов ведет Административно-правовое управление в журнале учета печатей и штампов (приложение N 33 к настоящей Инструкции) с проставлением их оттисков (листы журнала учета печатей и штампов нумеруются, прошнуровываются и опечатываются). Журнал включается в номенклатуру дел Административно-правового управления.

Выдача печатей и штампов работникам, персонально ответственным за их использование и хранение, осуществляется под роспись в журнале учета печатей и штампов.

Печати и штампы хранятся в надежно запираемых шкафах.

Передача печатей посторонним лицам и их вынос из помещений, занимаемых Агентством, не допускается.

Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве. Решение о необходимости изготовления печатей и их количестве принимает руководитель структурного подразделения Агентства по согласованию с начальником Административно-правового управления.

Заявка на изготовление печати и ее эскиз оформляются в соответствующих структурных подразделениях, согласовывается с начальником Административно-правового управления и направляется в ФКУ УСЗ для размещения заказа на предприятии - изготовителе печатей.

В случае служебной необходимости по решению начальника Административно-правового управления допускается изготовление дополнительных экземпляров печатей.

9.1.5. Работники, ответственные за использование и сохранность печатей и штампов в управлениях, назначаются начальниками управлений.

Работник, которому были выданы печать или штамп, при оставлении должности обязан ее (его) сдать.

Об утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность начальник управления и заместитель руководителя Агентства (в соответствии с распределением обязанностей).

Ответственность за надежность хранения, законность использования печатей возлагается на руководителей структурных подразделений.

9.1.6. Проверка наличия, использования и хранения печатей и штампов производится не реже одного раза в год комиссией Административно-правового управления.

О проведенных проверках делаются отметки в журнале учета печатей и штампов после последней записи. В случае обнаружения нарушений в изготовлении, учете, хранении и использовании печатей и штампов комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляются актом и доводятся до сведения руководства Агентства.

9.1.7. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в Административно-правовое управление для уничтожения по акту с соответствующей отметкой в журнале учета. В актах на уничтожение должны быть проставлены оттиски указанных печатей и штампов.

9.1.8. В случае служебной необходимости по решению начальника Административно-правового управления допускается изготовление факсимиле подписей руководителей Агентства. Учет факсимиле осуществляет Административно-правовое управление в журнале учета печатей и штампов.

Недопустимо использование факсимиле при подписании:

доверенностей;

бухгалтерской отчетности;

налоговых деклараций;

банковских документов;

счетов-фактур, первичных документов, а также документов, связанных с материальной ответственностью.