4.5.2. Работа с правительственными и неправительственными документами, обращениями граждан, адресованными заместителям руководителя Агентства

4.5.2.1. Документы, поступившие по каналам МЭДО, регистрируются работниками отдела документационного обеспечения и архивов Административно-правового управления непосредственно из СЭД Росжелдора.

4.5.2.2. При получении бумажного оригинала документа работник отдела документационного обеспечения и архивов Административно-правового управления в СЭД Росжелдора формирует РК входящего документа, в которой указываются реквизиты документа, ссылки на связанные документы. Некоторые поля РК заполняются путем выбора значений из справочников, а остальные поля заполняются вручную (с клавиатуры). Осуществляется проверка на повторность; если обращение повторное, то в РК указывается связка с первичным обращением.

4.5.2.3. Входящая корреспонденция, адресованная заместителю руководителя, поступает в его секретариат после регистрации в отделе документационного обеспечения и архивов Административно-правового управления.

4.5.2.4. Корреспонденция по мере поступления просматривается помощником заместителя руководителя, который готовит проект указаний об исполнении документа, вносимого в СЭД Росжелдора секретариатом заместителя руководителя.

4.5.2.5. После рассмотрения документы на бумажных носителях с указаниями об исполнении документа заместителя руководителя передаются в отдел документационного обеспечения и архивов Административно-правового управления для направления в соответствующие управления.

4.5.2.6. Дальнейшее движение документов происходит путем создания "направлений" и "резолюций".

4.5.2.7. Документы со штампом "Подлежит возврату в Канцелярию" после исполнения (ознакомления) возвращаются в отдел документационного обеспечения и архивов Административно-правового управления.