3.7. Отправка документов

207. Отправка исходящих документов почтовой (в том числе заказных писем), фельдъегерской и специальной связью, а также по МЭДО осуществляется подразделением делопроизводства. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи <1>.

--------------------------------

<1> Утверждены приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи" (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 26 декабря 2014 г., регистрационный N 35442).

208. На отправку принимаются документы, имеющие дату регистрации текущего либо предыдущего рабочего дня. Документы с более ранней датой регистрации к отправке не принимаются. Исключение составляют документы, возвращенные почтовой службой в связи с ошибкой в адресе (наименовании адресата).

209. Документы, подлежащие отправке, передаются полностью оформленными, с указанием почтового адреса или с указателем рассылки и подготовленным исполнителем необходимым количеством копий, на каждой из которых имеется наименование организации-адресата. Корреспонденция принимается к отправке незаконвертованной.

210. Сотрудник подразделения делопроизводства проверяет соответствие представляемым на отправку документам рассылке, комплектность документов, оформление документов (копий документов), наличие необходимых указателей рассылки. Реестры на отправляемые документы хранятся в подразделении делопроизводства.

211. Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт, на котором после адреса получателя проставляются исходящие номера всех вложенных документов.

212. На отправляемую корреспонденцию составляются реестры по соответствующей форме (приложения N 21 и 22 к Инструкции), которые хранятся в подразделении делопроизводства в течение двух лет и являются учетно-справочными документами.

213. Документы в адрес руководства МЧС России, структурных подразделений центрального аппарата МЧС России, территориальных органов и организаций МЧС России, их территориально удаленных подразделений отправляются по каналам СЭД в электронном виде.

214. По МЭДО отправляются электронные документы, электронные копии документов, созданных на бумажном носителе, органам государственной власти субъектов Российской Федерации - участникам электронного документооборота. Отправка по СЭД и МЭДО электронных копий документов, подготовленных на бумажном носителе, осуществляется подразделением делопроизводства.

215. Электронные документы направляются адресатам автоматически СЭД после подписания, регистрации и проверки подразделением делопроизводства.

216. В случае отправки электронной копии письма исполнителем на регистрацию представляется подлинник подписанного письма на бумажном носителе. Необходимые визы согласования при этом проставляются в листе согласования, оформляемого на оборотной стороне последнего (подписного) листа подлинника.

217. Отправка электронных копий документов по каналам СЭД производится без досылки подлинников на бумажном носителе, которые формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

218. При отправке письма на бумажном носителе исполнителем представляются на регистрацию подписанный подлинник письма и его визовый экземпляр, который после отправки подшивается в дело.

219. Досылка или замена разосланного ранее документа или его части осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или руководителя подразделения делопроизводства по согласованию с лицом, подписавшим документ.