3.6. Регистрация исходящих документов

191. Регистрация и отправка исходящих документов на бумажном носителе осуществляется подразделением делопроизводства в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Срочная корреспонденция отправляется немедленно.

192. Регистрация документа, присвоение ему регистрационного номера и отправка исходящих электронных документов осуществляются СЭД автоматически одновременно с подписанием усиленной квалифицированной электронной подписью. При этом исполнитель несет ответственность за оформление электронных документов и наличие необходимых реквизитов, в том числе электронной подписи.

193. Исходящие документы (письма), передаваемые исполнителями для регистрации и отправки, должны быть оформлены в соответствии с требованиями приложения N 14 к Инструкции.

194. Ответственность за составление и оформление документа в соответствии с требованиями Инструкции, а также согласование документа с заинтересованными органами власти, организациями (внешнее согласование) и должностными лицами территориального органа, организации МЧС России (внутреннее согласование) возлагается на структурное подразделение, являющееся исполнителем документа.

195. Исходящие документы представляются исполнителем на регистрацию в день подписания или на следующий рабочий день.

196. Для документов на бумажном носителе исполнитель представляет на регистрацию:

1) подлинник поручения (при наличии);

2) подлинник исходящего документа;

3) визовый экземпляр документа;

4) список рассылки для документов, направляемых более чем в четыре адреса;

5) необходимое количество копий с указанием на каждой наименования организации адресата - для документов, отправляемых на бумажном носителе в несколько адресов;

6) экземпляр исполнителя.

197. На исходящих документах на бумажном носителе визы проставляются в листе согласования, который оформляется в виде таблицы на оборотной стороне визовой копии документа, помещаемой в дело (приложение N 10 к Инструкции).

198. Подлинник исходящего документа на бумажном носителе, отправляемый в электронном виде по каналам МЭДО или СЭД (без досылки подлинника), а также исходящего письма, направляемого нескольким адресатам в копиях, после регистрации подшиваются в дело в соответствии с номенклатурой дел. Электронный документ хранится в электронном виде в СЭД в соответствии с номенклатурой дел.

199. Датой регистрации исходящего документа на бумажном носителе является дата его представления на регистрацию.

200. Сотрудник подразделения делопроизводства при приеме документов на регистрацию:

1) проверяет правильность использования бланка (шаблона) письма; наличие и правильность оформления реквизитов: подписи, адресата (при необходимости - почтового адреса), заголовка письма, приложений по тексту письма и их количество, сведения об исполнителе; наличие исчерпывающего списка виз; наличие указателя рассылки и соответствие количества экземпляров количеству адресатов;

2) сверяет при наличии приложений с пометкой "Для служебного пользования" сведения о пометке на сопроводительном письме, количестве и соответствии номеров отпечатанных экземпляров с указателем рассылки;

3) проставляет на документе и его копиях порядковый исходящий номер и дату;

4) проверяет ЭРК исходящего документа, заполненную исполнителем в СЭД (заполнение поля "Рассылка документа", необходимые связи с другими документами и способ отправки, наличие файла с исходящим документом или его электронной копией с подписью руководителя, номером и датой, за исключением документов, перечисленных в приложении N 19 к Инструкции).

201. В случае выявления нарушения требований по подготовке и оформлению документов, установленных Инструкцией, подразделение делопроизводства вправе приостановить регистрацию подготовленного документа, направить его на доработку и (или) проинформировать об этом руководство территориального органа, организации МЧС России для принятия соответствующих мер.

202. Регистрация исходящих документов, подписанных должностными лицами территориальных подразделений надзорной деятельности и профилактической работы, структурных подразделений территориальных органов МЧС России - пожарно-спасательных подразделений ФПС ГПС осуществляется их сотрудниками, на которых возложена функция делопроизводителя с правом регистрации документов.

203. В зависимости от способа отправки и вида документа подлинник документа передается на отправку либо электронные документы, электронные копии документов направляются адресатам по СЭД или МЭДО.

204. Перед отправкой электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью <1>, в СЭД производится операция наложения реквизитов (регистрационный номер, дата, отметка о подписи) на электронный шаблон документа.

--------------------------------

<1> Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

205. Визовый экземпляр документа на бумажном носителе подшивается в дело, лист согласования к электронным документам формируется в электронном виде и хранится в СЭД либо в установленном порядке распечатывается и хранится с подлинником исходящего документа на бумажном носителе в соответствии с номенклатурой дел.

206. Выдача подписанных и зарегистрированных документов на руки исполнителю допускается в тех случаях, когда исполнитель передает документ по электронной почте или адресату лично (нарочным). При этом исполнитель расписывается за получение подлинника на визовом экземпляре с указанием должности, фамилии, имени, отчества, даты получения.