3.8. Регистрация и прохождение внутренних документов

220. Обязательной регистрации в СЭД подлежат документы, создаваемые и используемые внутри территориального органа, организации МЧС России (внутренние документы).

221. Регистрация внутренних документов осуществляется с использованием СЭД. Регистрационные номера этим документам присваиваются в пределах каждой регистрируемой группы.

222. Протоколы заседаний коллегии территориального органа, совещаний у руководителя (заместителя руководителя) территориального органа, организации МЧС России, другие виды протоколов регистрируются в подразделении делопроизводства либо в том структурном подразделении, которому поручено оформление протоколов. Регистрационный номер присваивается отдельно по каждому виду протокола и представляет собой очередной порядковый номер. Дата оформляется цифровым способом.

223. Номер протокола совместного заседания состоит из порядковых номеров протоколов по каждому виду заседаний или организаций - участников заседания, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов документа.

224. Исполнитель, ответственный за оформление протокола, составляет указатель рассылки на оборотной стороне последнего подписного листа протокола. Указатель рассылки протокола должен содержать: названия структурных подразделений (территориальных органов, организаций МЧС России), в которые рассылается протокол; фамилию и инициалы исполнителя, его телефон и наименование структурного подразделения; дату заполнения указателя рассылки.

225. Рассылка копий протокола (выписок из протокола) сторонним организациям осуществляется исполнителем в установленном порядке с сопроводительным письмом.

226. Регистрация и рассылка протоколов постоянно действующих комиссий (советов, рабочих групп и др.) осуществляется в структурных подразделениях секретарями комиссий в соответствии с утвержденными приказами территориального органа, организации МЧС России составами комиссий (советов, рабочих групп и др.).

227. Протоколы совещаний, проводимых руководителями структурных подразделений, оформляются, регистрируются и хранятся в этих подразделениях в соответствии с номенклатурой дел.

228. Регистрация приказов, распоряжений производится в день их подписания. Порядковые номера присваиваются в пределах календарного года в соответствии с видом акта.

229. Приказы и распоряжения регистрируются отдельно.

230. Регистрация приказов по основной деятельности и распоряжений (в том числе с пометкой "Для служебного пользования") осуществляется подразделением делопроизводства с использованием СЭД.

231. Рассылка копий приказов и распоряжений по основной деятельности осуществляется подразделением делопроизводства в электронном виде с использованием СЭД или на бумажном носителе.

232. Регистрация и рассылка приказов по личному составу, по строевой части, о поощрении, о командировании осуществляется структурным подразделением по работе с кадрами.

233. Приказы (распоряжения) доводятся до должностных лиц, структурных подразделений и подчиненных территориальному органу организаций в соответствии с указателем рассылки в СЭД. Исполнитель документа подписывает указатель рассылки и несет ответственность за его составление.

234. Указатель рассылки на бумажном носителе, подписанный исполнителем, подшивается в дело отдельно от приказа в соответствии с номенклатурой дел.

235. Акты проверок структурных подразделений, приема-передачи дел и должности и другие виды актов регистрируются в подразделении делопроизводства.

236. Докладные записки, представляемые руководителю (заместителю руководителя) территориального органа, организации МЧС России, регистрируются в подразделении делопроизводства.

237. Рассмотренные руководством территориального органа, организации МЧС России докладные записки регистрируются и направляются в СЭД сотрудниками подразделения делопроизводства в соответствии с указателем рассылки, составляемым исполнителем, подготовившим проект документа. Подлинники докладных записок хранятся в подразделении делопроизводства.

238. Регистрационный номер документа, подготовленного совместно двумя или более территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, состоит из регистрационных номеров документа каждого из этих органов, проставляемых через косую черту в порядке перечисления авторов в документе. При этом датой совместного документа является дата более поздней подписи.

Дата и регистрационный номер соглашения, договора проставляется ниже подписей от левого поля.

239. Регистрация соглашений и договоров о совместной деятельности осуществляется в подразделении делопроизводства.