5.2. Составление номенклатуры дел

268. В номенклатуру дел включаются заголовки всех дел, заводимых в делопроизводстве структурных подразделений территориального органа, организации МЧС России, в том числе переписка между структурными подразделениями территориального органа, организации МЧС России, справочные, контрольные, учетные картотеки, книги и журналы учета, личные дела <1>, базы данных.

--------------------------------

<1> Личные дела вносятся в номенклатуру дел под общим заголовком и единым индексом.

269. В номенклатуру дел включаются заголовки дел временно действующих органов (например, рабочих комиссий, групп, создаваемых на период проведения каких-либо конкретных мероприятий), а также незавершенные делопроизводством дела ликвидированных организаций, правопреемником которых является территориальный орган, организация МЧС России.

270. Не включаются в номенклатуру дел периодические издания.

271. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Положением о территориальном органе МЧС России, уставами организаций МЧС России, положениями о структурных подразделениях, штатными расписаниями, перечнем документов, образующихся в деятельности МЧС России, с указанием сроков хранения, утверждаемым приказом МЧС России, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности территориального органа, организации МЧС России, их виды, состав и содержание.

272. Номенклатура дел территориального органа, организации МЧС России (приложение N 23) составляется в последнем квартале текущего года на следующий год подразделением делопроизводства при методической помощи Архива или лица, ответственного за Архив, на основе номенклатур дел структурных подразделений, согласованных с Архивом.

273. Номенклатура дел территориального органа, организации МЧС России размещается подразделением делопроизводства в СЭД.

274. Названиями разделов номенклатуры дел территориального органа, организации МЧС России являются названия структурных подразделений, подразделов - названия подразделений структурных подразделений. Разделы располагаются в соответствии с установленной в делопроизводстве территориального органа, организации МЧС России индексацией структурных подразделений в возрастающем порядке. При этом подразделение делопроизводства помещается в номенклатуре дел первым и ему присваивается делопроизводственный индекс - 1.

275. В организации МЧС России с небольшой численностью работников и отсутствием вследствие этого в штатном расписании конкретных структурных подразделений названия разделов номенклатуры дел могут представлять собой виды деятельности. Например: "Индекс 1. Делопроизводство", "Индекс 2. Финансовое обеспечение", "Индекс 3. Кадровое обеспечение" и т.д.

276. Номенклатура дел территориального органа, организации МЧС России подписывается начальником подразделения делопроизводства и лицом, ответственным за Архив, согласовывается в установленном порядке экспертной комиссией территориально органа, организации МЧС России, а также, не реже одного раза в 5 лет, курирующим архивом, источником комплектования которого является территориальный орган, организация МЧС России, после чего утверждается руководителем территориального органа, организации МЧС России.

277. Номенклатура дел территориального органа, организации МЧС России печатается в трех экземплярах. Первый (утвержденный) экземпляр номенклатуры дел территориального органа, организации МЧС России дел является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры дел подразделения делопроизводства. Второй экземпляр используется в качестве рабочего экземпляра в подразделении делопроизводства, третий экземпляр передается в Архив для практического применения.

278. Согласованная в установленном порядке номенклатура дел территориального органа, организации МЧС России в конце каждого года дорабатывается с целью внесения изменений в номенклатуру дел следующего года. Уточненная номенклатура дел на следующий год подписывается начальником подразделения делопроизводства, утверждается руководителем территориального органа, организации МЧС России и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

279. В случае существенного изменения функций и структуры территориального органа, организации МЧС России номенклатура дел территориального органа, организации МЧС России подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению в установленном порядке независимо от срока ее предыдущего согласования.

280. В течение года подразделением делопроизводства могут вноситься изменения в утвержденную номенклатуру дел территориального органа, организации МЧС России на основании предложений структурных подразделений, согласованных с Архивом и оформленных служебной запиской на имя начальника (руководителя) территориального органа, организации МЧС России.

281. Основанием для внесения изменений являются функциональные или организационно-штатные изменения в структурном подразделении. Согласованные изменения в номенклатуру дел территориального органа, организации МЧС России вносятся подразделением делопроизводства в СЭД.

282. Номенклатура дел структурного подразделения (приложение N 24 к Инструкции) не реже 1 раза в 5 лет составляется делопроизводителем (в электронном виде и в двух экземплярах на бумажном носителе), подписывается руководителем и делопроизводителем этого структурного подразделения, согласовывается с начальником подразделения делопроизводства. Один экземпляр согласованной номенклатуры дел остается в структурном подразделении и подшивается в дело, второй экземпляр в срок до 1 октября представляется в подразделение делопроизводства для составления номенклатуры дел территориального органа, организации МЧС России.

283. В случае необходимости доработки номенклатуры дел она дорабатывается и представляется в подразделение делопроизводства не позднее 1 декабря.

284. Номенклатура дел структурного подразделения передается в Архив в электронном виде посредством СЭД.

285. В течение следующих четырех лет согласованная номенклатура дел структурного подразделения уточняется и дорабатывается в случае необходимости (функциональные и организационно-штатные изменения). Изменения в номенклатуру дел оформляются и согласовываются в установленном порядке.

286. В конце каждого года уточненная номенклатура дел на следующий год распечатывается (в одном экземпляре), подписывается руководителем этого структурного подразделения и подшивается в дело.

287. Вновь созданное структурное подразделение в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел структурного подразделения и представляет ее в установленном порядке в подразделение делопроизводства.

288. Названиями разделов номенклатуры дел структурного подразделения являются названия подразделений структурного подразделения. В первый раздел (без названия) включаются дела общего для структурного подразделения делопроизводства, следующие разделы располагаются в соответствии с установленной в делопроизводстве индексацией отделов структурных подразделений в возрастающем порядке.

289. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел, т.е. их систематизация, определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

290. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих распорядительные документы вышестоящих органов, располагаются перед заголовками дел с распорядительными документами территориального органа, организации МЧС России. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые, отчетные, финансовые документы, затем документы по основной деятельности структурного подразделения, в конце раздела располагаются заголовки дел по делопроизводству. Заголовки дел, заведенных по географическому или по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов.

291. Графы номенклатуры дел структурного подразделения заполняются в соответствии с Порядком заполнения граф номенклатуры дел структурного подразделения, содержащемся в приложении N 25 к Инструкции.

292. Номенклатура дел структурного подразделения ведется в электронном виде в СЭД. При заполнении соответствующих полей в карточках дел автоматически заполняются соответствующие графы номенклатуры дел и итоговая запись о категориях и количестве заведенных в структурном подразделении дел.

293. По окончании календарного года делопроизводитель делает отметки о закрытии дел, проверяет правильность заполнения всех граф номенклатуры дел, вносит необходимые дополнения и уточнения.

294. Номенклатура дел структурного подразделения с данными о заведении дел, а также итоговая запись распечатываются в двух экземплярах и подписываются делопроизводителем. Один экземпляр остается в структурном подразделении и подшивается в дело, второй экземпляр представляется в подразделение делопроизводства не позднее 1 марта следующего года для учета и внесения сведений в номенклатуру дел территориального органа, организации МЧС России.