5.3. Формирование и хранение дел в структурных подразделениях

295. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

296. Дела формируются в структурных подразделениях делопроизводителем.

297. Исполненные и законченные делопроизводством документы должны в 10-дневный срок сдаваться исполнителем делопроизводителю для формирования их в дела.

298. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

299. Списание документов в дело производится в СЭД путем заполнения соответствующего поля в ЭРК. Документы на бумажном носителе списываются в дело делопроизводителем, документы в электронном виде - исполнителем.

300. Контроль за правильным формированием дел осуществляется Архивом.

301. С момента заведения и до передачи в Архив документы хранятся по месту их формирования в дела.

302. Руководители структурных подразделений и делопроизводители обеспечивают условия хранения документов и дел и несут ответственность за их сохранность.

303. Дела хранятся в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в шкафах или сейфах, обеспечивающих сохранность документов.

304. В целях оперативного поиска документов дела в шкафах (сейфах) располагаются в соответствии с номенклатурой дел, копия которой (или выписки из нее) помещается на дверце шкафа (сейфа) с внутренней стороны. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

305. Завершенные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, включая дела по личному составу, хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем передаются на хранение в Архив.

306. Дела временного (до 10 лет) хранения в Архив не передаются. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении срока хранения уничтожаются по актам в установленном порядке.

307. Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в установленном порядке в СЭД МЧС России в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

308. Исполненные электронные документы систематизируются в электронные дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел МЧС России без разделения на тома.

309. В случае если документы дела представлены на бумажном носителе и в форме электронных документов ("гибридное дело"), документы на бумажном носителе подлежат оцифровке и включению в электронное дело.

310. В дело, которое ведется на бумажном носителе, включаются только документы, созданные поступившие на бумажном носителе.

311. В номенклатуре дел электронное дело и дело на бумажном носителе, имеющие один заголовок, индекс и срок хранения, отражаются как отдельные тома.

312. Завершенные делопроизводством дела, хранящиеся в структурном подразделении, при необходимости выдаются сотрудникам во временное пользование делопроизводителем под роспись в журнале выдачи дел. Выдача дел сотрудникам других структурных подразделений осуществляется с разрешения руководителя структурного подразделения под роспись в журнале выдачи дел.

313. Дела выдаются сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения. Состояние возвращаемых дел должно быть проверено полистно в присутствии лица, возвращающего дело.

314. Выдача дел во временное пользование другим организациям производится на основании их письменных запросов с разрешения руководства территориального органа, организации МЧС России и оформляется актом. Акт составляется в двух экземплярах, один из которых передается получателю, а другой остается в структурном подразделении.

315. В соответствии с запросом от правоохранительного органа из структурного подразделения могут быть изъяты дела и отдельные документы в соответствии с законодательством Российской Федерации.

316. В случае изъятия дел составляется акт и проставляется соответствующая отметка в номенклатуре дел с указанием номера и даты акта. После возвращения дел в номенклатуре проставляется отметка о возврате.

317. В случае изъятия отдельного документа составляется акт, на место изъятого документа подшивается его заверенная копия. Во внутренней описи дела делается отметка об изъятии с указанием номера и даты акта. После возвращения документ подшивается в дело, из которого был изъят, его копия изымается и уничтожается, во внутренней описи производится отметка о возврате.

318. В законченных делопроизводством делах запрещается делать на документах исправления или изменять их редакцию, подчеркивать текст, делать пометки.

Согласовано

Руководитель Федерального

архивного агентства

А.Н.АРТИЗОВ

30 апреля 2021 г.