Приложение N 25

к п. 291 Инструкции

ПОРЯДОК

ЗАПОЛНЕНИЯ ГРАФ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ

1. Графы номенклатуры дел структурного подразделения (приложение N 24 к Инструкции) заполняются в соответствии с настоящим Порядком.

2. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из цифровых обозначений (индексов) структурного подразделения, отдела структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например: дело N 16-3-10, где:

16 - индекс структурного подразделения

3 - индекс отдела структурного подразделения,

10 - порядковый номер дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения.

Резервные номера дел и пустые строки в номенклатуре дел не допускаются. При необходимости заведения новых дел они вносятся в конец номенклатуры дел соответствующего структурного подразделения под следующим порядковым номером.

3. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел.

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка", "входящая переписка", "исходящая переписка"), а также вводных слов, сложных синтаксических оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований территориальных органов исполнительной власти, учреждений и организаций, кроме официально установленных сокращений.

Заголовок дела может состоять из следующих элементов:

1) название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или видов документов (протоколы, приказы, решения и т.д.);

2) название автора документа: Министерства, структурного подразделения, комиссии и т.д. (кроме дел с перепиской);

3) название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

4) краткое содержание документов дела;

5) название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

6) даты (хронологические рамки, период), к которым относятся документы дела;

7) указание на копийность документов дела (если в дело подшиты копии), при этом в графе "Примечание" номенклатуры дел указывается - в каком структурном подразделении хранятся подлинники этих документов.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле, например: "Документы о выполнении решений Комиссии по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций и обеспечению пожарной безопасности Иркутской области (отчеты, справки-доклады)"; "Документы о проведении тематических выставок (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)".

Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы-приложения к какому-либо документу, например: "Протоколы заседаний экспертной комиссии Центрального архива МЧС России и документы к ним (план, описи и др.)".

В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одного вида, указывается этот вид документов во множественном числе, например: "Протоколы заседаний коллегии Главного управления МЧС России по субъекту Российской Федерации".

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например: "Переписка с МЧС России о финансировании мероприятий по ликвидации чрезвычайных ситуаций".

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название, например: "Переписка с территориальными органами МЧС России по организационно-штатным вопросам".

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а приводится их общее видовое название, например: "Переписка с органами государственной власти субъектов Российской Федерации по вопросам предупреждения и тушения природных пожаров".

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, год), на (за) который составлены планы или отчеты, например: "Смета доходов и расходов Главного управления МЧС России по Вологодской области на 2019 год (годовая)", "Отчет Главного управления МЧС России по Иркутской области о поисково-спасательных работах за 2019 год (ф. N 1/ПСС)", "Сводные отчеты Главного управления МЧС России по Смоленской области о пожарах и последствиях от них за 2020 год (квартальные)".

Если дело будет состоять из нескольких томов, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома, уточняющие содержание документов дела.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. В этом случае в конце текущего года в номенклатуру дел вносятся соответствующие уточнения, например, первоначально заголовок дела был "Акты о приеме и сдаче дел и должности должностными ответственными лицами Главного управления МЧС России по Республике Карелия", а после уточнения (редакции) - "Акт о приеме и сдаче дел и должности начальника финансово-экономического отдела Главного управления МЧС России по Республике Карелия".

4. В графе 3 номенклатуры "Количество томов (частей)" вносятся сведения о количестве заведенных томов.

5. Графа 4 номенклатуры дел структурного подразделения "Дата начала и окончания дела" заполняется при закрытии дела. В ней отражаются хронологические рамки документов, подшитых в дело (крайние даты - число, месяц, год - заведения и окончания дела в делопроизводстве). Если дело является переходящим, то крайние даты оформляются следующим образом: "19.11.2019 - по настоящее время".

Графа "Дата начала и окончания дела" не заполняется на переходящие дела, включенные в номенклатуру дел под общими заголовками (судебные дела, контрольно-наблюдательные дела, истории болезни).

Дела с перепиской могут быть переходящими только в исключительных случаях. Например, в конце текущего года произошло стихийное бедствие. Спасательные операции начались в декабре, мероприятия по ликвидации последствий стихийного бедствия завершились уже в следующем году. В этом случае дело с перепиской по этому вопросу может быть переходящим.

6. Графа 5 номенклатуры дел структурного подразделения "Количество листов" подлежит обязательному заполнению и заполняется при закрытии дела. Указывается количество листов в деле, указанное в листе-заверителе дела.

7. В графе 6 номенклатуры дел указывается срок хранения дела, номер статьи Перечня документов, образующихся в деятельности органов управления, спасательных воинских формирований МЧС России, подразделений ФПС ГПС, учреждений и организаций системы МЧС России с указанием сроков хранения, утвержденного приказом МЧС России от 19.06.2012 N 340.

8. В графе 7 номенклатуры дел "Примечание" делаются отметки о переходящих делах с указанием старого индекса дела в случае его изменения (например: "Переходящее с 2016 г. В 2016 - 2019 гг. - д. 2-2-11"); об уничтожении дел; о передаче дел в архив, в другие структурные подразделения или организации. В случае если дело не было заведено в течение года, в графе "Примечание" делается отметка "Не заводилось", при этом в графах 3 - 5 проставляется прочерк. При наличии в делах копий документов, подлинники которых подлежат передаче на государственное хранение, в графе 7 делается отметка: "Подлинник в деле 1-4-29".

Переходящие дела ведутся в соответствии с Примерным перечнем переходящих дел, заводимых в территориальных органах (организациях) МЧС России.

На экземпляре номенклатуры дел структурного подразделения могут указываться лица, ответственные за формирование дел.

Если дело (реестр, журнал учета) ведется в электронном виде, то в графе 7 проставляется отметка "Ведется в электронном виде", а также указывается периодичность распечатки.

Примерный перечень переходящих дел <1>, заводимых в территориальных органах, организациях МЧС России:

--------------------------------

<1> Переходящим дело может быть не более 5 лет.

1) учредительные документы;

2) акты о выделении к уничтожению дел, журналов;

3) описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу;

4) исторический формуляр;

5) паспорт архива;

6) список фондов;

7) дело фонда;

8) штаты, штатные расписания и изменения к ним;

9) положения о структурных подразделениях;

10) должностные инструкции (обязанности) сотрудников;

11) нормативные и методические документы по направлениям деятельности;

12) перспективные планы мероприятий;

13) личные дела сотрудников;

14) картотеки личных и других карточек;

15) контрольно-наблюдательные дела;

16) накопительные дела;

17) Журналы, книги учета и регистрации:

печатей и штампов;

приема посетителей;

актов о выделении к уничтожению дел и документов;

выдачи архивных дел, справок, копий документов и т.д.;

показаний контрольно-измерительных приборов;

несчастных случаев на производстве;

инструктажей по охране труда;

личных дел сотрудников;

алфавитного учета;

выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним;

принятых и уволенных сотрудников;

выдачи жетонов с личными номерами;

выдачи справок о стаже, месте работы;

награжденных государственными и ведомственными наградами;

выдачи служебных и других удостоверений личному составу;

поступления, распределения и выдачи путевок в санаторно-курортные учреждения;

выдачи паспортов для выезда за границу;

листков нетрудоспособности государственных служащих;

хозяйственных договоров;

бланков трудовых книжек и вкладышей к ним;

бланков строгой отчетности;

занятий, посещаемости служебной подготовки;

выдачи разовых пропусков;

приема и сдачи дежурств;

сотрудников, нуждающихся в улучшении жилищных условий;

дел крупных пожаров;

административных дел и представлений;

сообщений о преступлениях;

материалов, по которым вынесено постановление об отказе в возбуждении уголовного дела;

пожаров и иных происшествий;

мероприятий по надзору;

лицензиатов;

выданных заключений соискателям лицензий на виды деятельности;

объектов защиты и (или) территорий (земельных участков), органов власти и контрольно-наблюдательных дел предписаний и актов проверок, проводимых органами государственного пожарного надзора;

сообщений о преступлениях;

материалов, по которым вынесено постановление об отказе в возбуждении уголовного дела;

18) реестры.

При составлении номенклатуры дел в части хранения электронных документов указывается, что дело ведется в электронном виде в графе "Примечание".