Приложение N 14

к п. 116, 193 Инструкции

ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ ИСХОДЯЩЕГО ДОКУМЕНТА (ПИСЬМА)

1. Письма оформляются на бланках установленной формы формата A4 с использованием шрифта "Times New Roman" или его метрического аналога размером 14 с применением современных текстовых редакторов.

Письмо имеет приведенные ниже реквизиты.

Дата регистрации - проставляется цифровым способом. Датой письма является дата его подписания.

Регистрационный номер.

Адресат - печатается в пределах границ, отмеченных на бланке.

Наименование организации (структурного подразделения организации) - печатаются одинарным межстрочным интервалом.

Заголовок к тексту - отвечает на вопрос "О чем?", формулирует в краткой форме тему письма, печатается под реквизитами бланка от левой границы текстового поля строчными буквами (начальная буква - прописная), одинарным межстрочным интервалом и выравнивается по ширине самого длинного реквизита бланка.

Текст письма - отделяется от заголовка двумя - тремя межстрочными интервалами и печатается одинарным межстрочным интервалом в установленных границах полей. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1.25 см от левой границы текстового поля.

Текст письма излагается:

от первого лица множественного числа: просим представить, направляем в Ваш адрес;

от третьего лица единственного числа: Главным управлением МЧС России рассмотрено, Главное управление МЧС России сообщает.

Текст письма, как правило, состоит из следующих основных частей: обращение, вступление, основное содержание, заключение.

Наиболее часто употребляемыми формами обращения являются, например:

Уважаемый ...................!

Господин ....................!

Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать ссылку на документ (организационно-правовой, распорядительный, нормативный, договорный, информационный или справочно-аналитический) и (или) его отдельные пункты, послужившие юридическим основанием или поводом для письма; констатацию факта, события, сложившейся ситуации.

Основное содержание письма составляют описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства.

Заключение представляет собой выводы в виде предложений, требований, просьб, решений и т.д. Заключение начинается словами просим (письмо-просьба или запрос), высылаем, направляем, представляем (сопроводительное письмо), сообщаем (информационное письмо).

Заключительная часть письма может заканчиваться формулой вежливости, которая в случае подписания письма на бумажном носителе собственноручной подписью, как правило, дописывается самим подписантом. Например: С уважением ..., Искренне Ваш ...

Заключительная формула вежливости размещается от границы левого поля на 2 интервала ниже текста или отметки о наличии приложений, отделяется от названия должности запятой. Например:

Служебные письма должны быть написаны деловым стилем.

К основным стилевым чертам деловой речи относятся: нейтральный тон изложения, точность и ясность изложения, лаконичность и краткость текста.

Особенностью делового стиля является использование устойчивых (шаблонных, стандартизованных) языковых оборотов. Например:

В соответствии с ...

В целях ...

Направляем (представляем, высылаем) Вам ...

В официальных документах используются простые распространенные предложения, односоставные или двусоставные, с обособленными оборотами. Например:

В связи с крайне низкой эффективностью использования ... просим Вас решить вопрос о ...

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами. Рекомендуемый объем делового письма - не более двух страниц. При необходимости письмо можно снабдить приложением (приложениями).

Инициалы, фамилия исполнителя и номер его телефона печатаются на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

2. На отправляемых (исходящих) документах на бумажном носителе визы должностных лиц, с которыми согласовывается проект письма, проставляются в листе согласования, который оформляется в виде таблицы на оборотной стороне визовой копии документа, помещаемой в дело. В листе согласования указывается должность, инициалы, фамилия визирующего, подпись и дата визирования (приложение N 10 к Инструкции).

Допускается проставлять визы на обороте последнего листа подлинника письма, если оно отправляется в виде электронной копии (МЭДО, СЭД, электронная почта, факс). В этом случае подлинник подшивается в дело.

Образец оформления письма приводится ниже.