2.6.4. Служебная переписка (письма)

106. Письма готовятся как:

1) доклады о выполнении поручений;

2) сопроводительные письма;

3) ответы на запросы (обращения);

4) инициативные письма.

107. Письмо, как правило, готовится по одному вопросу. При обращении в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам составляются отдельные письма по каждому из них. Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

108. Письма территориального органа, организации МЧС России подписываются руководителем территориального органа, организации МЧС России, должностным лицом, исполняющим его обязанности в установленном порядке, должностным лицом, которому делегированы соответствующие полномочия.

Заместителями руководителя территориального органа, организации в соответствии с утвержденным распределением обязанностей по направлениям деятельности подписываются письма в адрес структурных подразделений центрального аппарата МЧС России.

109. Руководитель территориального органа, организации МЧС России полномочия по подписанию писем делегирует приказом территориального органа, организации МЧС России или передает соответствующей доверенностью.

110. Проекты писем за подписью руководителя территориального органа, организации МЧС России визируются:

1) исполнителем;

2) руководителем структурного подразделения - исполнителя;

3) руководителями структурных подразделений - соисполнителей, которым руководством территориального органа, организации МЧС России была поручена подготовка данного документа;

4) руководителем структурного подразделения, осуществляющего правовое обеспечение деятельности;

5) заместителями руководителя территориального органа, организации МЧС России, осуществляющими координацию и контроль деятельности структурных подразделений - исполнителя и соисполнителей;

6) руководителем подразделения делопроизводства.

111. Порядок согласования писем, подготовленных территориальным органом, организацией МЧС России за подписью иных должностных лиц, определяется приказом территориального органа, организации МЧС России.

112. Письмо, подготовленное на бумажном носителе, визируется в листе согласования, который оформляются на оборотной стороне последнего (подписного) листа визового экземпляра документа.

113. Лист согласования письма, подготовленного в виде электронного документа, отправляемого по МЭДО, СЭД, формируется при согласовании и хранится в электронном виде в СЭД.

114. Письма, подготовленные в виде электронного документа, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью.

115. Письма, подготовленные в СЭД, которые подписываются собственноручной подписью, представляются на подпись на бумажном носителе с распечатанным из СЭД на обороте подписного листа (для документов, отправляемых по МЭДО, СЭД) или на обороте визового экземпляра (для документов, отправляемых на бумажном носителе), листом согласования (приложение N 10 к Инструкции).

116. Оформление письма осуществляется в соответствии с Порядком оформления исходящего документа (письма), содержащемся в приложении N 14 к Инструкции.