6.4 Мониторинг и оценка

Должны быть установлены критерии для мониторинга и оценки документной политики, систем, процедур и процессов.

Необходимо проводить регулярный мониторинг процессов создания, ввода в систему и управления документами и оценивать их с привлечением и поддержкой со стороны специалистов в области управления документами, профессионалов в области информационных технологий, юристов, аудиторов, бизнес-менеджеров и руководителей высшего звена.

Процессы проведения мониторинга и оценки должны быть разработаны для обеспечения подтверждения того, что:

a) документные системы и процессы введены в соответствии с утвержденной политикой и деловыми требованиями управления документами;

b) документные системы и процессы функционируют в соответствии с установленными требованиями управления документами;

c) учитываются изменения в требованиях к документации;

d) поддерживается постоянное совершенствование управления документами.

В отношении систем и процессов, предоставляемых сторонними поставщиками, следует проводить мониторинг и оценку.

Программа мониторинга и оценки должна включать в себя:

a) распределение обязанностей по осуществлению действий мониторинга и оценки;

b) определение того, что должно быть подвержено мониторингу и оценке;

c) установление методов измерения, мониторинга, анализа и оценки для обеспечения правильных результатов;

d) определение сроков проведения мониторинга и оценки;

e) определение сроков проведения анализа и оценки результатов мониторинга;

f) назначение ответственных за разработку соответствующих корректировочных действий.

Мониторинг и оценка процессов создания, ввода в систему и управления документами могут быть интегрированы в уже существующие циклы мониторинга либо выполняться независимо. Мониторинг и оценка могут проводиться полностью или частично сторонними организациями.

В политику управления документами, системами и процессами должны быть внесены изменения в случае признания их непригодными или неэффективными.

Документы о проведении мониторинга и оценки должны быть созданы, введены в систему и должны быть управляемыми.