8.5 Правила отбора и передачи

Необходимо разработать правила отбора и передачи документов. Ответственность за разработку правил должна определяться законодательным актом, или инструкцией, или политикой организации.

Разработка правил хранения и уничтожения документов должна основываться на результатах проведенного анализа деловых процессов (см. раздел 7). Эти правила следует применять при разработке документных систем (см. 5.3) и организации документных процессов (см. раздел 9).

В правилах должны быть определены группы или классы документов с одинаковыми сроками хранения и единым порядком действия по отбору и передаче документов на последующее хранение или уничтожение. Классы документов должны быть связаны с деловым контекстом и должны включать:

a) идентификатор(ы) класса;

b) описание класса (например, описание функции или действия);

c) действия по отбору и передаче документов на последующее хранение или уничтожение (например, уничтожение, миграция или передача контроля);

d) сроки хранения;

e) исходные события (от которых исчисляются сроки хранения).

Классы могут быть определены за счет функционального или пооперационного анализа (см. 7.3). В таком случае в правила должна быть включена информация, описывающая соответствующие функции, виды деятельности и/или рабочие процессы.

Правила отбора и передачи могут также содержать положения о порядке перемещения документов из одной среды хранения в другую или хранения ответственной организацией.

Правила должны быть утверждены, датированы, внедрены и регулярно пересматриваться с учетом меняющихся требований. В некоторых правовых условиях подготовка правил должна включать утверждение внешним органом или регулятором.

Внедрение правил, определяющих порядок отбора и передачи документов на последующее хранение или уничтожение, должно управляться и документироваться (см. 9.9) и регулярно пересматриваться с учетом любых новых требований, влияющих на деловую деятельность, зафиксированную и определенную посредством анализа деловых процессов (см. раздел 7).