9.1 Общие положения

Процессы создания, ввода в систему и управления документами должны быть интегрированы в процедуры и применяемые системы, в том числе документные системы, и должны включать использование средств управления документами, где это необходимо (см. раздел 8). Они должны поддерживаться политикой, распределением ответственности, процедурами и обучением (см. раздел 6). Процессы включают следующее:

a) создание документов;

b) ввод документов в систему;

c) классификацию и индексирование документов;

d) управление доступом к документам;

e) хранение документов;

f) использование документов;

g) миграцию или конвертирование документов;

h) отбор, передачу документов на хранение или уничтожение.

Решения о разработке и внедрении документных процессов должны отражать понимание существующих документных процессов и используемых документных систем.

В случае если процессы выполняются сторонними организациями, в соглашениях или договорах по обслуживанию должны быть указаны требования к процессам, соответствующие меры мониторинга и оценки (см. 6.4). Предоставляемые услуги должны контролироваться на регулярной основе в соответствии с требованиями договора.